Beste operative Tools für Unternehmer

11 Zeitsparende Tools, ohne die Sie nicht glauben werden, dass Ihr Büro überlebt hat

In den letzten neun Jahren habe ich fast jedes neue Tool vorgeführt, herumgebastelt und in Betrieb genommen, das Ihnen ein paar Minuten Ihres Tages zurückgeben soll. Die meisten haben enttäuscht, aber nicht diese Liste von 11.

Von der Lohn- und Gehaltsabrechnung über Versicherungen, Buchhaltung bis hin zu Cap-Tabellen, Kommunikation bis hin zur Dokumentation kann meine aktuelle Arbeitsliste (unten) jeden Manager, Betriebsguru oder Unternehmer dazu befähigen, besser, schneller und stärker Geschäfte zu machen.

Bitte betteln, leihen und stehlen Sie diese, damit Sie wieder zu dem zurückkehren können, was Sie gerne tun – denn es besteht die Möglichkeit, dass Sie nicht in Besprechungen oder am Telefon mit dem Versicherer Ihres Unternehmens sitzen.

Für Meetings

1. Calendly

Wenn Sie dazu neigen, Ihren Zeitplan zu schützen, werden Sie Calendly lieben, mit dem die Leute Termine mit Ihnen basierend auf den von Ihnen angegebenen Parametern planen können (z. B. nur zwischen 9.00 und 18.00 Uhr in Ihrer Zeitzone oder nie am Freitagnachmittag ). Es ist wie bei Ihrem persönlichen Kalender-Gatekeeper.

2. UberConference

Es gibt viele Apps und Software für Telefonkonferenzen, aber UberConference ist so ziemlich die einfachste und beste. Es richtet die Konferenzleitung für Sie ein, ermöglicht das Anrufen von einem Telefon oder Computer ohne PIN, ermöglicht das einfache Aufzeichnen und Abrufen und ruft Sie sogar an , wenn Ihre Besprechung beginnt, wenn Sie dies wünschen wir, die – ähm – dazu neigen, etwas spät zu sein.

3. Tun

Nie wieder in einer sinnlosen Besprechung sitzen. Do ist nicht nur ein beeindruckender visueller Besprechungsplaner, sondern hilft Ihren Besprechungen auch dabei, Ergebnisse zu erzielen, indem Besprechungspunkte in bestimmte Aufgabenlisten umgewandelt werden (die Sie später einchecken und nachverfolgen können). Außerdem können Sie per Knopfdruck automatische Besprechungszusammenfassungen nachträglich versenden!

Zum Verwalten von Kontakten

4. Evercontact

Stellen Sie sich diese App als Ihren virtuellen E-Mail-Assistenten vor: Sie entfernt Signaturblöcke aus Ihren E-Mails und fügt den Kontakt automatisch Ihrem Adressbuch hinzu. Das heißt: Wenn Sie einen Anruf erhalten, wissen Sie, wer es ist, da Evercontact ihn aus einem früheren E-Mail-Austausch gespeichert hat.

5. Rapportiv

Dieses Google Mail-Plugin wurde vor zwei Jahren von LinkedIn gekauft und bietet Ihnen einen Social-Profile-Schnappschuss von jedem, den Sie per E-Mail versenden. Keine Notwendigkeit, ihre Berufsbezeichnung oder die neuesten Tweets zu suchen; Rapportive macht alles für Sie richtig. Mit Rapportive können Sie sie auch in den meisten sozialen Netzwerken direkt über Ihr E-Mail-Dashboard hinzufügen.

Für die Verwaltung Ihres Unternehmens

6. LivePlan

Wenn Sie ein Unternehmen aufbauen oder sogar schon ein paar Jahre alt sind, ist dies das Richtige Killer-App zum Erstellen eines Geschäftsplans. In kleinen, durch Eingabeaufforderungen gesteuerten Abschnitten führt LivePlan Sie durch die vorgeschlagenen Abschnitte, enthält Beispiele und ermöglicht das Ziehen und Ablegen von Abschnitten (oder das Entfernen, falls nicht zutreffend). Es ist Cloud-basiert, Sie sollten also besser glauben, dass es automatisch speichert.

Was ich an LivePlan liebe, ist, dass es die einschüchternde Herausforderung „leeres weißes Blatt“ und das selten hilfreiche „Lassen Sie mich versuchen, den Geschäftsplan meines Freundes aus einer völlig anderen Branche und zu einem anderen Zeitpunkt wiederzuverwenden“ beseitigt. Boom.

7. Capshare

Dies ist die Killer-App für Unternehmen, in die investiert, Optionen ausgegeben und Eigenkapital gewährt wird. Kurz gesagt, Capshare verwaltet Ihre Cap-Tabelle besser als eine Excel-Tabelle jemals. Es erspart Kopfschmerzen, da die Dinge von Runde zu Runde komplizierter werden, und ermöglicht es Ihnen, Szenarien zu spielen, um zu sehen, wo Sie als Gründer, Investor oder Mitarbeiter im Laufe der Zeit stehen würden oder könnten.

8. Teamarbeit

Dieses kreative Projektmanagement-Tool ist für alle Zielgruppen sehr intuitiv (was für andere PM-Software nicht immer gesagt werden kann). Es enthält auch hervorragende Datenschutzeinstellungen, mit denen Sie steuern können, wer was genau sieht (z. B. können Sie Kontaktinformationen von Auftragnehmern vor Kunden verbergen, selbst wenn diese sich im selben Projekt befinden). ermöglicht es Ihnen, Projekte zu starten, sodass Sie nicht immer eine Milliarde Optionen durchsehen; und hat eine großartige mobile App für die Aktualisierung unterwegs. Für einen total lustigen und lächerlichen Bonus können Sie ein animiertes GIF für Ihr Profilbild verwenden.

Für das Outsourcing Ihrer Geschäftsfunktionen

9. Zenefits

Stellen Sie sich Zenefits als Ihre interne Personal- und Sozialabteilung vor. Das Unternehmen wird zu Ihrem „Broker of Record“ für Kranken, Zahn- und Sehkraftversicherungen. Es ist mit Ihren Anbietern verbunden und hilft Ihnen beim Navigieren in den unglaublich unhandlichen Versicherungsportalen.

Über die Versicherung hinaus kümmert sich Zenefits um alle zusätzlichen Vorteile, die Sie möglicherweise anbieten (z. B. 401 (k) oder Pendlerstipendien vor Steuern), und erleichtert es neuen Mitarbeitern, an Bord zu sein, und erledigt den neuen Einstellungsworkflow vom Angebotsschreiben bis zu den Rechtsdokumenten. Es verwaltet auch die Zapfwelle Ihres Unternehmens, zeigt den Mitarbeitern die aufgelaufenen Urlaubs- und Krankheitsbilanzen an, sendet den Vorgesetzten eine E-Mail zur Genehmigung und setzt die genehmigte Freizeit in die Ansicht Ihres Unternehmenskalenders ein, damit jeder umeinander herum planen kann.

Das Beste von allem ist, dass die Kundenbetreuer sehr gut informiert sind und dazu beitragen, dass das Ganze im Allgemeinen nicht scheiße wird.

10. ZenPayroll

Wenn Zenefits Ihr internes Personal- und Leistungsteam ist, ist ZenPayroll Ihre Personalabteilung. Das Unternehmen verwaltet die Kreditorenbuchhaltung für alle Ihre Mitarbeiter. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter Paystubs herunterladen, Einbehaltungen überprüfen, Abzüge neu kalibrieren, wenn sich ihre anfänglichen W2-Informationen geändert haben, und eine freundliche E-Mail erhalten, sobald sie bezahlt werden. (Oh, und – warte darauf – es wird mit Zenefits synchronisiert.)

11. Xero

Dieses Unternehmen ist eine großartige Lösung für Ihre Buchhaltungsbedürfnisse. Insbesondere dient es als Rechnungs- und Debitorensystem, als Dashboard für die Übersicht über Ihre Bankkontensalden und den Cashflow sowie als Ressource für eine Vielzahl anderer Buchhaltungsanforderungen. Für Ihre Mitarbeiter können sie dort Quittungen zur Erstattung einreichen (über eine nette mobile App, falls sie dies wünschen), die dann einfach von den Vorgesetzten genehmigt (und für Ihre Unterlagen gespeichert!) Werden können.

Besonderer Dank geht an diese erstklassigen Betreiber bei der Erstellung dieser Liste: Jenny Karn, Mitbegründerin und Vizepräsidentin für Inhalte bei Beutler Ink; Allyson Downey, CEO und Gründer von weeSpring; und Farrah Bostic, Gründerin von The Difference Engine.

Foto von bunten Zahnrädern mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.