15 Regeln für den Online-Chat mit Ihren Mitarbeitern

15 Chat-Regeln für Office-Gruppen, gegen die Sie möglicherweise verstoßen

Ah, locker! Das immer beliebter werdende Tool (zusammen mit HipChat und Google Chat) soll die Zusammenarbeit verbessern und E-Mails in Büros reduzieren. Dies kann zwar zutreffen, kann aber auch eine hyper-ablenkende, unangemessene Art der Kommunikation sein, und ich höre und lese immer mehr Murren darüber, dass Teams nicht so effektiv sind, wie sie sein sollten.

Ich glaube, dass die meisten dieser Probleme auf die Tatsache zurückzuführen sind, dass noch keine neuen sozialen Normen festgelegt und verinnerlicht wurden, um das Beste aus diesen fantastischen neuen Kommunikationsinstrumenten herauszuholen. Im Sinne meiner E-Mail, Telefon und Besprechungsregeln gibt es hier 15 Regeln für die digitale Kommunikation, nach denen ich leben muss:

  1. Das Chatten einer Frage ist einfach – in der Tat zu einfach. Stellen Sie also vorher sicher, dass Sie nicht nur faul sind und vermeiden, die Antwort für sich selbst zu finden. Wenn Sie Ihrem Kollegen das nächste Mal eine „superschnelle Frage“ stellen möchten, stellen Sie sich folgende zwei Fragen: Kann ich dies googeln? Kann ich dies in unserem internen Laufwerk oder in unseren Dokumenten finden?

  2. Wenn jemand offline ist oder den Status “Nicht stören” verwendet, betrachten Sie ihn als geschlossene Bürotür. Schreiben Sie Ihren Kollegen nur eine Nachricht, wenn es sich um ein Problem handelt, für das Sie in ihr Büro eindringen würden, denn genau das tun Sie. Wenn Sie jedoch nicht gestört werden möchten, machen Sie dies so oft wie möglich deutlich, indem Sie sich abmelden oder DND aktivieren.

  3. Benötigen Sie heute keine Antwort? Dann sollten Sie immer eine E-Mail anstelle eines Chats senden. Ein Chat bedeutet “Ich brauche das jetzt.” Benötigen Sie die Antwort heute, aber auch, um viel Boden unter den Füßen zu haben? Wenn die Antwort länger als fünf Minuten dauern würde, sollten Sie sich immer für E-Mail entscheiden. Dies gibt Ihrem Kollegen die Möglichkeit, zu entscheiden, wann er seine Arbeit unterbrechen soll, um Ihr Problem zu lösen.

  4. Wissen Sie das, wenn Sie sagen “Haben Sie eine Minute?” (oder eine Variation davon), Sie sagen wirklich: “Ich werde jetzt Ihre Zeit in Anspruch nehmen.” Weil die Antwort, die Sie fast immer erhalten, normalerweise “Ja, was ist los?” Lautet. und die Realität ist, dass die Person wahrscheinlich mitten in etwas anderem war. Versuchen Sie stattdessen: „Wenn Sie eine Minute Zeit haben, würde ich gerne etwas von Ihnen abprallen lassen. Keine Eile!”

  5. Ähnlich wie bei E-Mails und Texten kann es schwierig sein, den Ton per Chat zu beurteilen. Geben Sie den Menschen also immer den Vorteil des Zweifels und gehen Sie von guten Absichten aus. Denken Sie, dass sie schnippisch oder sarkastisch sind? Lesen Sie sich die Nachricht mit einem angenehmen Ton und einem Lächeln als Darmkontrolle noch einmal vor. Wenn Sie jedoch befürchten, dass Ihre Nachricht falsch interpretiert wird, geben Sie ein GIF oder ein Emoji ein, um Ihre Absichten klar zu machen.

  6. Genauso wie es am schlimmsten ist, auf das gesamte Unternehmen zu antworten, ist es unerträglich, einen Chat, der nur für eine Handvoll Leute relevant ist, an 50 Mitarbeiter zu senden. Wenn Sie also überlegen, wen Sie einbinden möchten, sollten Sie zunächst eine kleine Schleife ausführen.

  7. Wenn es sich um eine Ankündigung handelt, auf die Ihr Team zurückgreifen kann, verwenden Sie die E-Mail-Adresse. Die Ausnahme ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig angeheftete Chats verwendet und jeder weiß, wie diese Funktion verwendet wird und wo nach wichtigen Informationen gesucht werden muss.

  8. Verwenden Sie Tools und Plugins, um den Chat intelligenter zu gestalten. Fragen: “Ist jeder für ein Team-Mittagessen am Donnerstag frei?” öffnet ein Schleusentor von Antworten und Hin und Her. Ein einfaches Polling-Plugin wie Simple Poll kümmert sich gut darum und reduziert das Rauschen auf eine einzige Nachricht:

  1. Habe immer nuancierte oder harte Gespräche persönlich geführt. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie dies auch per Telefon- oder Video-Chat tun. Dazu gehört, konstruktives Feedback zu geben, Projekte zu verhandeln und zu überprüfen.

  2. Erfahren Sie, wie Sie in einem Gespräch zwischen den Zeilen lesen. Weil das Chatten so beiläufig es einfach macht, vom Thema abzukommen, passiert viel. (Und es ist in Ordnung! Pausen sind gut!) Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie das Gespräch dominieren oder 75% der GIF-Reaktionen liefern, bedeutet dies wahrscheinlich, dass es nicht die beste Zeit für die andere Person ist.

  3. Gehen Sie niemals davon aus, dass jemand Ihre wichtige Nachricht in einem Gruppenchat gesehen hat. Wenn Sie möchten, dass jemand (oder jeder) dies zu 100% sieht, senden Sie stattdessen eine E-Mail.

  4. Wenn Sie mit einer Gruppe chatten und diese dann zu einer Eins-zu-Eins-Convo wird, in die der gesamte Kanal nicht eingeweiht sein muss (oder sollte), verschieben Sie die Diskussion. Auch wenn dies nicht vertraulich ist, ist es oft am besten, diese Gespräche außerhalb der Gruppe zu führen.

  5. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zu sagen: “Hallo, wie geht es Ihnen?” an jemanden, bevor er ein Gespräch beginnt. Es wird alles, was Sie sagen, viel reibungsloser machen.

  6. Wenn für ein Gespräch Ihre Eingabe nicht direkt erforderlich ist, müssen Sie sich nicht unter Druck setzen, wenn Sie beschäftigt sind. Und wenn Sie beschäftigt sind, lenken Sie sich nicht ab, indem Sie jedes einzelne Gespräch verfolgen.

  7. Schließlich ist dieser letzte nicht wirklich eine Regel, sondern nur eine Erinnerung. Selbst wenn Ihr Chef nicht an zufälligen, albernen Gruppenchats teilnimmt, könnte er oder sie trotzdem zuschauen. Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, wird er oder sie nicht begeistert sein, wie aktiv Sie sind. Also, viel Spaß, sei dankbar, dass du für ein Unternehmen arbeitest, das ein gutes GIF erkennt, aber auch deine Arbeit erledigst.

Welche Regeln würden Sie dieser Liste hinzufügen? Sagen Sie es uns auf Twitter @TheMuse!