25 Grundlegende E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie kennen müssen

25 E-Mail-Etikette-Regeln, die einer Erinnerung würdig sind

Email. Es ist sowohl eine große Bequemlichkeit als auch eine unaufhörliche Ablenkung. Unabhängig davon, wie Sie sich im Moment dazu fühlen, ist eines sicher – es ist eine unvermeidliche Notwendigkeit. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie einen Arbeitstag nicht überstehen können, ohne eine (in Ordnung, wahrscheinlich viel mehr als eine) E-Mail zu verfassen.

Und wenn Sie professionell sein und Ihren Standpunkt klar und deutlich vermitteln möchten, das effizient ist und Ihre Mitarbeiter nicht aus purer Frustration den Kopf auf ihre Schreibtische legen möchten? Nun, es gibt ein paar verschiedene Etikette-Regeln, die Sie unbedingt beachten sollten.

„Ja Ja Ja. Ich habe das alles schon eine Million Mal gehört “, denken Sie wahrscheinlich. Aber trotz der Häufigkeit, mit der diese Punkte nach Hause gehämmert wurden, bin ich bereit zu wetten, dass Sie es sind in der vergangenen Woche mindestens einmal – vielleicht sogar am Tag – immer noch einen gemeinsamen E-Mail-Fauxpas begangen haben.

Unnötig zu erwähnen, dass wir alle ab und zu eine Auffrischung gebrauchen könnten. Hier ist eine praktische Liste, die Ihnen hilft, all die E-Mail-Etikette-Regeln aufzufrischen, von denen Sie schwören, dass Sie sie kennen – und die Sie nicht tatsächlich implementieren können.

Die Grundlagen

Wenn Sie ein Haus bauen, beginnen Sie mit dem Keller. Bevor wir uns also mit den spezifischen Abschnitten Ihrer E-Mail befassen, werfen wir einen Blick auf die Grundlagen.

Auch wenn Sie jeden einzelnen Teil dieses Artikels ignorieren oder vergessen, stellen Sie zumindest sicher, dass Sie diese Kontrollkästchen aktiviert haben.

  1. Wenn Sie von einer persönlichen Adresse aus senden, z. B. für eine Bewerbung oder ein Informationsgespräch, stellen Sie sicher, dass Ihre Adresse immer noch professionell klingt. Sie möchten den richtigen Eindruck hinterlassen, und „[email protected]“ wird es nicht schaffen.

  2. Wenn Sie eine verärgerte Nachricht erhalten haben oder sich selbst wütend fühlen, treten Sie für einige Minuten vom Computer weg. Etwas in der Hitze des Augenblicks abzufeuern, führt nur zu Problemen.

  3. Fügen Sie eine freundliche Begrüßung und Schließung hinzu. Dadurch fühlt sich Ihre gesamte Nachricht viel vollständiger, ausgefeilter und professioneller an.

  4. Korrekturlesen. Genug gesagt.

Zeitliche Koordinierung

Effektives Timing ist eines der Dinge, die man leicht vergessen kann, wenn man sein Bestes tut, um sich durch den Posteingang zu bewegen.

Aber wenn Sie jemals eine sofortige Antwort mit einem Wort auf eine nachdenkliche, langwierige Nachricht erhalten haben oder Wochen darauf gewartet haben, eine Antwort zu erhalten, auf die Sie gespannt gewartet haben, werden Sie sicher zustimmen, dass das Timing ein wenig wert ist mehr Rücksicht.

  1. Antworten Sie in der Regel auf E-Mails, sobald Sie dies realistisch können. Sie wollen keine Leute hängen lassen.

  2. Wenn die Nachricht etwas mehr Zeit und Gedanken verdient, feuern Sie keine halbherzige, sofortige Antwort ab, nur um sie von Ihrem Teller zu bekommen. Antworten Sie stattdessen und bestätigen Sie, dass Sie es erhalten haben – und benachrichtigen Sie den Absender, dass Sie sich etwas Zeit nehmen werden, um die Dinge zu überdenken.

  3. Ein guter Tipp, um Ihre Antworten in Schach zu halten? Alex Cavoulacos, Mitbegründer von Muse, empfiehlt, dass Ihre Antwort umso kürzer sein sollte, je schneller Sie antworten.

Empfänger

Scheinbar endlose E-Mail-Ketten. Mitarbeiter, die Sie weiterhin über Nachrichten informieren, die absolut nichts mit Ihnen zu tun haben. Die Teamkollegen, die anscheinend keine Ahnung haben, wofür dieses handliche BCC-Feld gedacht ist.

Das sind alles Dinge, über die Sie sich wahrscheinlich beschweren – zumindest wenn andere Leute sie begehen. Aber lassen Sie uns für eine Minute das Rampenlicht auf Sie richten. Haben Sie in Bezug auf Ihre Empfängerliste gegen eine dieser Etikette-Regeln verstoßen?

  1. Gehen Sie bei der Verwendung von „Allen antworten“ mit Vorsicht vor und verwenden Sie diese nur, wenn alle Mitglieder dieses Threads aktualisiert werden müssen. Du wurdest gewarnt.

  2. Haben Sie keine Angst, BCC zu verwenden, insbesondere in Fällen, in denen nicht alle Adressen oder Empfänger für alle sichtbar sein sollen.

  3. Hier ist eine praktische Regel, die Sie beachten sollten: Wenn Sie jemanden in das Feld „An“ eintragen, erwarten Sie eine Antwort. Wenn Sie diese Person dagegen CC-fähig machen, halten Sie sie einfach über Ihre Nachricht an andere auf dem Laufenden.

  4. Je weniger Personen Sie in eine E-Mail aufnehmen können, desto besser. Zu viele Köche in der Küche führen wahrscheinlich nur zu Verwirrung und gekreuzten Drähten.

Betreff

Was ist der erste Teil Ihrer Botschaft, den die Leute sehen werden? Das ist einfach: Ihr Thema.

Wie Sie bereits wissen, kann eine großartige Betreffzeile Wunder für Ihre gesamte E-Mail bewirken. Ein schlechtes Thema? Sagen wir einfach, es kann bei Ihren Empfängern viel Ärger hervorrufen.

  1. Machen Sie Ihre Betreffzeile spezifisch, anstatt sich auf vage Sätze wie „Einchecken“ zu verlassen. Auf diese Weise können Ihre Empfänger sofort nachlesen, worum es in Ihrer Nachricht geht. Außerdem wird es viel einfacher, es zu finden, wenn Sie es später benötigen.

  2. Halte es kurz. Sie möchten zwar, dass es spezifisch ist, dies bedeutet jedoch nicht, dass es sich um einen eigenen eigenständigen Absatz handeln muss. Versuchen Sie, sich an weniger als 10 Wörter zu halten – alles, was länger ist, kann wahrscheinlich ein eigener Satz sein.

  3. Egal wie schnell Sie es haben, überspringen Sie das Themenfeld nicht vollständig. Niemand mag es, dieses bedrohliche „No Subject“ in seinem Posteingang zu sehen.

Nachrichtentext

Hier ist es – das Fleisch und die Kartoffeln Ihrer Botschaft. Die anderen Felder sind wichtig, aber hier machen Sie wirklich deutlich, warum Sie die Person überhaupt kontaktieren.

Ja, die Kommunikation am Arbeitsplatz wird immer lockerer. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie möchten, dass sich Ihre E-Mails in völlig unorganisierte Nachrichten verwandeln. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Etikette-Regeln einhalten und Ihre Nachrichten sicher und professionell sind.

  1. Dies ist ein weiterer Punkt, an dem Sie so klar und präzise wie möglich sein möchten – Sie können wahrscheinlich nur die goldene Regel des E-Mail-Versands in Betracht ziehen. Wenn etwas Textseiten zur Erklärung benötigt, ist es wahrscheinlich besser, dies persönlich oder telefonisch zu tun.

  2. Halten Sie sich an alle traditionellen Schreibregeln, die Sie in der Schule gelernt haben. Das bedeutet richtige Satzstruktur, Groß- und Kleinschreibung, Zeichensetzung und Widerstand gegen die Versuchung, Ihre Botschaft mit Emojis zu verunreinigen.

  3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht eindeutige Fragen- oder Aktionselemente enthält. Unabhängig davon, ob Sie die Meinung eines Kollegen zu etwas anfordern oder nach Details zu einem Teil eines Projekts suchen, müssen Sie einen soliden Grund für das Versenden von E-Mails haben – und Sie müssen diesen Grund auch explizit angeben.

  4. Wenn für den Empfänger keine Aktion erforderlich ist und Sie lediglich eine E-Mail senden, um ein Update bereitzustellen, machen Sie dies ebenfalls deutlich. Die Leute müssen von Ihrer Notiz weggehen und wissen, was von ihnen erwartet wird.

  5. Verwenden Sie gegebenenfalls Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen. Wir sind alle beschäftigt, und einige Formatierungen erleichtern das Durchsuchen Ihrer Nachricht und das Abrufen der Highlights erheblich.

  6. Fettgedruckte wichtige Informationen, damit sie auffallen, aber vermeiden Sie die Verwendung aller Kappen, damit es so aussieht, als würden Sie schreien.

  7. Verwenden Sie eine lesbare Schriftart und vermeiden Sie zu viele verschiedene Schriftfarben. Sie möchten, dass Ihre Nachricht so einfach wie möglich zu lesen ist.

Anhänge

Müssen Sie etwas an Ihre E-Mail anhängen? Es ist oft ein nachträglicher Gedanke, und am Ende packen Sie einfach an, was benötigt wird, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Anhänge sind jedoch nicht der wilde Westen der E-Mail-Welt. Nein, es gibt noch einige Etikette-Regeln, die Sie unbedingt befolgen möchten.

  1. Stellen Sie vor dem Anbringen sicher, dass es tatsächlich benötigt wird. Es macht keinen Sinn, ein einseitiges Word-Dokument mit zwei Sätzen anzuhängen.

  2. Hängen Sie im Zweifelsfall Ihre Datei als PDF an, damit keine Kompatibilitätsprobleme auftreten.

  3. Wenn Sie einen großen Anhang senden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn zuerst „komprimieren“ oder komprimieren.

  4. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Datei anzuhängen, bevor Sie den Text Ihrer E-Mail erstellen. Auf diese Weise können Sie das gefürchtete „Entschuldigung, ich habe den Anhang vergessen!“ Vermeiden. Follow-up-Nachricht.

Wenn Sie die Augen verdrehen und behaupten, dass Sie all dies schon einmal gehört haben, beschuldige ich Sie nicht. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie diese häufig wiederholten Etikette-Regeln von Zeit zu Zeit nicht einhalten.

Betrachten Sie dies als Ihre freundliche Erinnerung daran, den Autopiloten zu verlassen und Ihren Nachrichten mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Haben Sie andere Regeln oder Tierärzte, die Sie der Liste hinzufügen möchten? Lass es mich auf Twitter wissen!

Foto der Frau am Computer mit freundlicher Genehmigung von Hero Images / Getty Images.