27 Vorlagen für Ihre schwierigsten E-Mails

27 Vorab geschriebene Vorlagen für Ihre schwierigsten E-Mails

Kommunikation ist harte Arbeit. Jüngsten Untersuchungen zufolge verbringen wir 1/3 unserer Zeit im Büro mit E-Mails – eine Zahl, die sicherlich steigt.

Und das berücksichtigt nicht einmal den Stress, der damit verbunden ist, herauszufinden, wie eine potenziell schwierige Nachricht übermittelt werden kann, z. B. um Hilfe zu bitten, Nein zu sagen oder zuzugeben, dass Sie durcheinander sind.

Um Ihre Zeit und Energie optimal zu nutzen, haben wir einige unserer bevorzugten Skripte und Vorlagen zusammengefasst, mit denen Sie E-Mails (und einige andere Dinge, wie die lästige LinkedIn-Empfehlung, die Sie schreiben müssen) einfacher und weniger zeitaufwendig gestalten können.

Egal, ob Sie auf Jobsuche sind, sich vernetzen, sich mit der täglichen Arbeitskommunikation befassen oder versuchen, ein besserer Manager zu sein, finden Sie unten Ihre Situation, passen Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen an und senden Sie sie ab!

Arbeitssuche

1. Sie benötigen die Hilfe Ihres Netzwerks bei der Jobsuche

Das Erreichen Ihres aktuellen Netzwerks und die Information, dass Sie auf der Jagd sind, ist ein todsicherer Weg, um Ihre Jobsuche zu vereinfachen: Warum sollten Sie selbst suchen, wenn Sie eine ganze Armee von Kontakten haben könnten, die auch nach Möglichkeiten Ausschau halten? Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie Ihnen helfen, machen Sie es ihnen so einfach wie möglich, indem Sie eine solche E-Mail senden.

2. Sie benötigen eine Empfehlung bei Ihrer Traumfirma

Sie haben sich bei Ihrer Traumfirma beworben – und dann festgestellt, dass ein Freund mit jemandem dort verbunden ist. Ihn oder sie zu bitten, dich zu verbinden und für dich zu bürgen, kann sich komisch anfühlen, muss es aber nicht sein. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.

3. Sie möchten das perfekte Anschreiben schreiben, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern

Ihr Anschreiben sollte nicht nur Ihre Jobhistorie durchgehen (das ist der Job Ihres Lebenslaufs). Das Hervorheben Ihrer Fähigkeiten kann eine großartige Möglichkeit sein, Dinge durcheinander zu bringen oder zu zeigen, warum Sie ein idealer Kandidat wären, wenn Sie einen weniger traditionellen Weg haben. Füllen Sie diese Vorlage aus und sehen Sie, wie beeindruckend Sie klingen.

4. Sie müssen einen Dankesbrief für ein Interview schreiben

Besonders wenn Sie viel interviewen, müssen Sie sich nicht über jeden einzelnen Dankesbrief ärgern. Beginnen Sie mit dieser Vorlage, passen Sie sie für jedes Unternehmen und jede Rolle leicht an und senden Sie sie nach dem Interview per EOD ab.

5. Sie möchten einen Dankesbrief senden, der wirklich weit über das hinausgeht

Wenn Sie gerade für Ihren absoluten Traumjob interviewt haben, möchten Sie vielleicht etwas über den grundlegenden Dankesbrief hinausgehen. In dieser Vorlage finden Sie eine Vorstellung davon, wie Sie dem Unternehmen einen Mehrwert bieten können, bevor Ihnen der Job überhaupt angeboten wird. Mit diesem Ansatz wird der Personalchef eine harte Zeit nicht an Bord zu bringen.

6. Sie haben sich vor ein oder zwei Wochen bei einem Job beworben und möchten einchecken

Sie haben noch nichts von Ihrem Traumjob gehört? Wenn Sie einige Wochen lang den Atem angehalten haben, schadet es nicht, eine kurze, professionelle Folge-E-Mail wie diese zu senden.

7. Sie müssen ein Stellenangebot ablehnen

Sie haben ein Interview geführt, Sie haben ein Angebot erhalten – aber Sie haben beschlossen, es abzulehnen. Halten Sie Ihre Nachricht wertschätzend, geben Sie eine kurze Erklärung dafür und stellen Sie sicher, dass die Tür offen bleibt. Diese Ideen sollen Ihnen dabei helfen, Ihre Botschaft zu formulieren.

Im Büro

8. Sie wissen nicht wirklich, wonach der Absender fragt

Sie kennen die E-Mail: Es gibt viele Wörter, aber es wird nichts wirklich gesagt, und Sie fragen sich, was die andere Person von Ihnen will. Es kann wie eine schwierige Situation erscheinen, aber die Lösung ist eigentlich ziemlich einfach: Geben Sie sie an den Absender zurück, um um Klärung zu bitten.

9. Sie müssen zu etwas „Nein“ sagen

Selbst wenn wir es tun müssen (oder wirklich wollen), fällt es uns allen schwer, „Nein“ zu sagen. Egal in welcher Situation, diese kurzen und süßen Skripte werden es viel, viel einfacher machen.

10. Sie muss sagen „Nein“ zu jemand Sie wirklich Wollen zu Hilfe

Nein zu sagen ist besonders schwierig, wenn es jemand ist, dem Sie wirklich helfen möchten. Sie haben einfach nicht die Bandbreite: ein Freund, ein enger Kollege oder jemand, der Sie in der Vergangenheit unterstützt hat. Verwenden Sie diese Vorlage, um es einfacher zu machen und ihn oder sie auf die fürsorglichste Art und Weise im Stich zu lassen.

11. Sie erhalten eine komplizierte Wäscheliste mit Gedanken, Ideen und Aufgaben

Diese E-Mail ist voll von Aktionselementen, Fragen, Gedanken, Kommentaren und Aufgaben – die Liste geht weiter und weiter. Es würde ewig dauern, bis Sie die Nachricht durchgearbeitet haben, geschweige denn die Arbeit erledigt haben. Ihre Antwort ist etwas unterschiedlich, je nachdem, ob es sich um einen Chef oder einen Kollegen handelt. In beiden Fällen müssen Sie jedoch um Hilfe bei der Priorisierung bitten.

12. Sie benötigen weitere Informationen zur Beantwortung

Jemand stellt Ihnen aus heiterem Himmel eine Frage, und Sie haben keine Ahnung, wovon er oder sie spricht. Oder Sie haben einen Sinn, wissen aber, dass Sie ein wenig mehr Informationen benötigen, um gut zu antworten. Senden Sie dem Absender schnell eine E-Mail mit der Frage nach dem Kontext oder den spezifischen Details, die Sie benötigen.

13. Ihr Kollege macht ein Projekt zu schwierig

Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der etwas viel (viel) schwieriger macht, als es sein muss? Es kann schwierig sein, einen besseren Weg vorzuschlagen, ohne die Gefühle anderer zu verletzen, aber auf diese Weise erleichtern Sie jedem das Leben. Wählen Sie Ihre Wörter einfach mit Bedacht aus und verwenden Sie Sätze, die Ihren Kollegen daran erinnern, dass Sie gemeinsam daran arbeiten.

14. Sie haben einen Arbeitsplatzkonflikt – und Sie müssen es Ihrem Chef sagen

Natürlich sollte es nicht das erste sein, zu Ihrem Chef zu laufen, wenn Sie Probleme mit einem Ihrer Kollegen haben. Versuchen Sie es zuerst selbst, bevor Sie die Höheren gewinnen. Aber wenn die Situation immer wieder auftaucht, ist es in Ordnung, mit Ihrem Manager zu sprechen – solange Sie diesem Skript folgen, um es zu tun, ohne zu klingen, als würden Sie jammern.

15. Sie müssen ein Projekt ablehnen

Wenn Sie gebeten wurden, ein Projekt zu machen, das Sie wirklich nicht machen möchten, möchten Sie etwas mehr als „absolut nicht“ zurückschreiben. Beginnen Sie mit diesen Skripten, um „Nein“ zu sagen, unabhängig davon, ob dies nicht Teil Ihres Jobs ist oder ob Sie nicht glauben, dass es Ihre Zeit wert ist.

16. Sie kündigen Ihren Job

Das Schreiben eines Kündigungsschreibens kann, gelinde gesagt, beängstigend sein, aber mit dieser einfachen Vorlage haben Sie einen großartigen Brief geschrieben und sind in kürzester Zeit draußen.

Verwaltung

17. Sie laden einen Kandidaten zu einem Interview ein

Egal, ob Sie jemanden zum ersten Mal interviewen oder dies in der Registrierung tun und es einfach satt haben, die E-Mail zu schreiben, wir haben die perfekte Vorlage, um einen Kandidaten zu einem Interview einzuladen – mit allen Details, die er oder sie benötigt wissen.

18. Sie bieten einem Kandidaten einen Job an

Sie haben jemanden interviewt, der es getötet hat, und Sie freuen sich, ihn oder sie ins Team einzuladen! Verwenden Sie diese einfache Vorlage, um dieses Angebot so schnell wie möglich zu erhalten.

19. Sie lehnen einen Kandidaten ab

Dieser kann schwierig sein, aber der Trick besteht darin, ihn kurz und auf den Punkt zu bringen. Das Kopieren und Einfügen dieser Vorlage sollte die Arbeit erheblich erleichtern.

20. Sie haben es vermasselt – und müssen es Ihren Kunden mitteilen

Es kann schwierig sein, Ihren Kunden oder Kunden Nachrichten über eine Krise oder ein Problem zu übermitteln, aber es gibt Ihnen die Möglichkeit zu zeigen, dass Sie den Überblick behalten und an dem Problem arbeiten. Dieses Skript soll Ihnen helfen, die Nachricht schnell zu verbreiten, damit Sie mehr Zeit damit verbringen können, das Problem zu beheben.

21. Sie müssen eine LinkedIn-Empfehlung schreiben – schnell

Säumen und hauen Sie nicht, wenn Sie gebeten wurden, eine Empfehlung für jemanden auf LinkedIn zu schreiben. Füllen Sie die Lücken dieser Vorlage aus, und Sie erhalten eine herausragende Empfehlung in weniger als fünf Minuten.

Vernetzung

22. Sie benötigen eine Einführung

Sie finden heraus, dass ein Freund oder Kollege jemanden kennt, der perfekt für Sie ist, um zu wissen, ob es für Ihr Karrierewachstum, Ihre Jobsuche oder Ihre Verkaufsanstrengungen ist. Wie können Sie Ihren Kontakt bitten, Sie vorzustellen – ohne bedürftig und nervig zu klingen? Diese Vorlage sollte den Trick machen.

23. Sie wurden gebeten, eine Einführung zu machen

Wenn Sie von einem Kollegen gebeten wurden, ihn einem Kontakt vorzustellen. Sie möchten sie jedoch nicht sofort verbinden, sondern sicherstellen, dass Ihr Kontakt mit der Einführung einverstanden ist, um ihn nicht zu ärgern oder unangenehm zu machen. Hier ist die E-Mail, die gesendet werden muss, um das OK zu erhalten.

24. Sie machen tatsächlich die Einführung

Alles ist gesagt und getan, und Ihr Kontakt freut sich, Ihrem Freund vorgestellt zu werden. Groß! Verwenden Sie diese kurze Vorlage, um jede Person kurz daran zu erinnern, warum Sie sie vorstellen, und nehmen Sie sie dann aus Ihren Händen!

25. Sie müssen erklären, was Sie tun

Ob persönlich bei einem Networking-Event oder per E-Mail mit einem neuen Kontakt, es kann schwierig sein, genau zu erklären, was Sie auf eine Weise tun, die nicht ganz langweilig ist. Tipp: Sagen Sie nicht nur Ihre Berufsbezeichnung. Schauen Sie sich dann diese Vorlage an, um Ihren Aufzugsstellplatz unvergesslicher zu machen.

26. Sie möchten, dass ein Kunde Sie anderen empfiehlt

Haben Sie Kunden, die Sie lieben – und hoffen, dass sie bekannt machen, wie großartig Ihre Produkte oder Dienstleistungen sind? Diese E-Mail macht es für jeden unglaublich einfach, Ihnen zu helfen.

27. Sie haben viel zu viele Leute, die darum bitten, „Ihr Gehirn auszuwählen“

Sie haben keine Zeit, alle E-Mails zu beantworten, in denen Sie nach Informationsinterviews gefragt werden, geschweige denn, um sie tatsächlich zu bearbeiten? Im Folgenden finden Sie einige Strategien, mit denen es funktioniert – oder die Sie ablehnen , und zwar mit einfach zu versendenden Skripten für jedes Skript.

Einfach genug, oder?

Beachten Sie jedoch diese 25 grundlegenden E-Mail-Etikette-Regeln, bevor Sie diese Nachricht versenden – das heißt, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail tatsächlich eine Antwort erhält.