3 Grundlegende E-Mail-Fehler, die Sie wirklich unprofessionell aussehen lassen

3 Grundlegende E-Mail-Fehler, die Sie wirklich unprofessionell aussehen lassen

Wie die meisten von Ihnen kann ich mich nicht an ein Berufsleben erinnern (geschweige denn an ein persönliches), in dem ich nicht per E-Mail korrespondiert habe. Zum größten Teil ist es eine effiziente und einfache Art der Kommunikation. Bei korrekter Verwendung spart es Zeit, beantwortet Fragen und stellt Verbindungen her. Es genügt zu sagen, ich glaube nicht, dass ich ohne sie leben könnte.

Leider kommt mit der Leichtigkeit von E-Mails und der Schnelligkeit, an die viele von uns gewöhnt sind, zu senden, weiterzuleiten oder zu antworten, ein paar Unebenheiten, wenn Sie so wollen. Ich habe wenig Toleranz für nachlässige Fehler wie falsch geschriebene Wörter (die meisten Programme machen Sie auf diese Art von Tippfehlern mit einer roten Linie aufmerksam) und sage, dass Sie zu CC gehen und dann vergessen, tatsächlich CC zu verwenden ihn oder sie. Das ist Amateurgebiet. (Obwohl meiner Mutter vergeben wird, dass sie mir gelegentlich Nachrichten in Großbuchstaben sendet.)

Im Ernst, da das Forum oft die erste Möglichkeit ist, mit einem Kunden, Chef oder einer Netzwerkperson zu kommunizieren, ist es unerlässlich, dass Sie es richtig machen. Und nicht nur für die Stickler da draußen, sondern für sich selbst – Sie würden es hassen, wenn der Empfänger den Punkt der Nachricht verpasst, weil er oder sie sich auf einen (vermeidbaren) Fehler konzentriert. Heute verliert ein Tippfehler ein wenig Respekt vor einem Kollegen, morgen kann es sehr gut sein, dass Sie eine Arbeitsmöglichkeit bei einer Person verlieren, die Sie auf einer Konferenz treffen.

Vor Ihnen drei unglaublich grundlegende Fehler, die Sie möglicherweise machen, ohne zu bemerken, wie unprofessionell sie Sie dazu bringen, auf den Leser zu schauen.

1. Sie vergessen zu befestigen

Karrierecoach Rajiv Nathan ist zutiefst dankbar für die Eingabeaufforderungen in Outlook und Google Mail, die Sie darüber informieren, dass Sie eine Nachricht ohne Anhang senden werden, wenn Sie ausdrücklich angeben, dass Sie tatsächlich etwas anhängen. Warum? Denn bevor sie existierten, beging er regelmäßig den ungeheuren Fehler, nicht anzuhängen – nicht einmal, nicht zweimal, sondern dreimal!

Nathan gibt zu, dass er zu Beginn seiner Karriere die schreckliche Angewohnheit hatte, durch die Arbeit zu eilen. Das Ergebnis war, dass er häufig E-Mails mit der Aufschrift „Bitte sehen Sie sich die angehängte Datei an“ schickte, ohne sie tatsächlich anzuhängen. Nathan erinnert sich, dass er das notwendige Follow-up gesendet hat: „Tut mir leid! Bitte schön!“ Leider endete es nicht immer dort. „Schließlich habe ich beim dritten Follow-up (und bei der vierten E-Mail insgesamt) das verdammte Ding angehängt“, erinnert sich Nathan.

„Auf keinen Fall gut aussehen“, gibt Nathan zu. Tatsächlich war es ein so regelmäßiges Problem, dass er während einer seiner Leistungsüberprüfungen als verbesserungsbedürftig in diesem Bereich gekennzeichnet wurde. Von diesem Zeitpunkt an klebte Nathan einen Papierstreifen oben auf seinem Bildschirm mit der Aufschrift: „Haben Sie die Datei angehängt?“

Erwähnen Sie besonders sorgfältig das „angehängte“, damit die praktischen Eingabeaufforderungen („Sie sagten angehängt? Trotzdem senden?“) Angezeigt werden, bevor Ihre E-Mail gesendet wird. Jeder darf hier oder da ausrutschen, aber machen Sie sich dieses nachlässige Verhalten zur Gewohnheit und Sie werden den Ruf bekommen, diese grundlegende Aufgabe nicht erfüllen zu können.

2. Sie gehen weiter und weiter

Einer meiner engsten Freunde ist ein Anwalt, der stundenweise abrechnet. Als solche ist sie es gewohnt, sparsam zu schreiben und nicht weiter zu dröhnen. Ich könnte eine Lektion von ihr nehmen.

Jenny Foss, Muse Career Coach, betont, wie wichtig es ist, zu sagen, was Sie zu sagen haben, und nicht mehr. Sie erklärt: „Die Unfähigkeit zu sagen, was Sie zu sagen haben – kurz und bündig und unter Berücksichtigung der Zeit des Empfängers – kann leicht jemanden ärgern, der bereit war, Sie anzuhören, oder sogar froh ist, Sie anzuhören.“

Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie „eine E-Mail senden, um einen Gefallen, eine Eingabe oder Unterstützung zu suchen – oder einfach nur die Basis zu berühren oder eine Frage zu stellen“. Ungeachtet dessen, wie nützlich das Hin- und Herschießen von Nachrichten sein kann, wird es für einige Leute zu einer echten Belastung, und Foss warnt Sie davor, „zu bedenken, dass die Person am empfangenden Ende möglicherweise (im Allgemeinen) E-Mails (im Allgemeinen) findet Fluch ihrer Existenz. Diese Person könnte in den meisten Nächten bis Mitternacht wach sein und nur versuchen, sich aus einer Flut von E-Mails zu befreien. “ Deshalb sagt sie, dass Sie Ihre Ideen ordentlich präsentieren müssen oder das Risiko eingehen müssen, „unprofessionell oder geradezu rücksichtslos“ auszusehen. Und in Anlehnung an Nathans Missgeschick, das dazu führte, dass mehrere aufeinanderfolgende Notizen ohne Anhang gesendet wurden: „Um Himmels willen, senden Sie nicht drei E-Mails hintereinander. Bringen Sie Ihre Gedanken zusammen und senden Sie eine “, schließt Foss.

Es mag Übung erfordern, auf einfache Weise nur das zu sagen, was Sie brauchen, aber es lohnt sich auf lange Sicht. Lesen Sie vor dem Senden durch, was Sie schreiben, und schneiden Sie unnötige Elemente wie Wörter, Zeilen oder sogar ganze Absätze aus, die nur das wiederholen oder wieder auffliegen lassen, was Sie bereits gesagt haben. Es kann verlockend sein, zu viel zu erklären, aber meistens scheinen sich Ihre Versuche nur zu wiederholen. Wenn Sie lernen, zielgerichtet und richtungsweisend zu schreiben, können Sie Ihre zahlreichen professionellen E-Mail-Korrespondenzen gut führen. Ihr Leser wird sich bei Ihnen für die Kürze bedanken und mit größerer Wahrscheinlichkeit auf Sachleistungen reagieren – anstatt Ihre zu lange Nachricht ungelesen in einem wettbewerbsfähigen Posteingang zu lassen.

3. Sie schreiben den Namen der Person falsch

Nein einfach nein. Es gibt absolut keine Entschuldigung dafür, jemandem zu schreiben und seinen Namen falsch zu schreiben. Wir haben alle unsere Lieblingshüllen, und das ist meine, aber ich bin sicher, dass ich nicht allein bin. Hier ist die Sache, mein Name – und die korrekte Schreibweise – befindet sich in meiner Unterschrift und in meiner E-Mail-Adresse, die für den Absender offen ist. Ich bin in Bezug auf dieses Problem so sensibel, dass ich regelmäßig die Schreibweise von Namen überprüfe, für die normalerweise mehr als eine Option verfügbar ist (Kristin, Stephen, Mark, Carrie usw.), bevor ich auf Senden drücke.

Dauert es zwei zusätzliche Sekunden? Sicher. Aber im großen Schema der Dinge ist das natürlich überhaupt keine Zeit. Ich würde es lieber gleich beim ersten Mal richtig machen, als mich für meinen nachlässigen Fehler entschuldigen zu müssen. Wenn Sie so beschäftigt sind, dass Sie nicht einmal den Namen der Person finden können, die Sie richtig ansprechen, was müssen Sie dann noch hastig tun? Das wird sich Ihr Leser fragen. Dieser kleine und unbestreitbar einfache Fehler spricht Bände Ihrer anderen Fähigkeiten. Überprüfen Sie also Ihre Arbeit und sprechen Sie die Person korrekt an.

Sie senden und empfangen wahrscheinlich an einem bestimmten Tag viele E-Mails. Vermeiden Sie kleine, nachlässige Fehler, die vor allem die Nachricht senden, dass Sie nicht so professionell sind, wie Sie wirklich sind. Verzichten Sie nicht auf Qualität im Namen der Geschwindigkeit und verlieren Sie um Pete’s willen (oder ist es Peter?) Keine Respektpunkte wegen eines vermeidbaren E-Mail-Fehlers.