3 Gründe, warum Sie denken, dass Arbeitstreffen es nicht wert sind

3 große Gründe, warum Sie bei Meetings nie etwas Wertvolles bekommen

Nennen wir es ein Produkt aus vollen Terminkalendern, verbesserter technischer Konnektivität oder gebratenen Aufmerksamkeitsspannen, aber aus welchem ​​Grund auch immer, wenn Sie eine Gruppe zu einem Meeting zusammenbringen, fällt es fast jedem schwer, Ablenkungen zu vermeiden und sich an die anstehende Aufgabe zu halten. Tatsächlich nennen 47% der Mitarbeiter abgelenkte Mitarbeiter als die größte Hürde für produktive Besprechungen.

Wenn Sie Ihren Job ernst nehmen, geben Sie wahrscheinlich bereits Ihr Bestes, um Engagement zu demonstrieren: aktiv zuhören, gegebenenfalls einschalten und Ihr Telefon vom Tisch lassen. Aber selbst wenn eine gute Etikette für Besprechungen im Vordergrund steht, ist es leicht, in schlechte Gewohnheiten zu verfallen.

Um in den guten Händen Ihrer Mitarbeiter zu bleiben und aus jedem Meeting etwas Wertvolles herauszuholen, müssen Sie jedoch Folgendes in Schach halten.

1. Kein Augenkontakt herstellen

Zu diesem Zeitpunkt ist die Wichtigkeit, während eines Meetings Augenkontakt herzustellen, fast zu einem Klischee geworden – aber aus gutem Grund. Die Aufrechterhaltung zeigt Engagement, Interesse und Respekt. Es wurde sogar gezeigt, dass es Ihr Selbstbewusstsein steigert. Auf den ersten Blick mag es unangenehm erscheinen, aber es gibt unzählige einfache Hacks, mit denen Sie Ihren Augenkontakt verbessern können, ohne die Leute mit einem Blick auf die Hirsche im Scheinwerferlicht herauszukriechen.

Einer meiner besten Tipps ist, sicherzustellen, dass die Einrichtung Ihres Meetings von Anfang an dem Blickkontakt förderlich ist: Versuchen Sie, Ihre Gruppe in einem Kreis oder Halbkreis anzuordnen, damit sich alle sehen können, ohne sich anzustrengen. Auch wenn sich jemand nicht im selben physischen Raum wie Sie befindet, gilt die Bedeutung des Augenkontakts immer noch.

Um den Teilnehmern die Einwahl per Videoanruf zu ermöglichen, positionieren Sie Ihre Kamera so, dass sie innerhalb Ihrer natürlichen Sichtlinie liegt, sodass Sie sich beim Sprechen gegenseitig in die Augen schauen.

2. Verwenden Sie Ihren Laptop

Die Verwendung Ihres Laptops beginnt häufig mit den besten Absichten: Notizen machen, relevante Informationen online abrufen usw. Aber es ist viel zu einfach, von der Transkription des Meetings zu dem Versuch überzugehen, den Namen des Songs herauszufinden, den Sie letzte Nacht im Kopf hatten, ohne es zu merken. Deshalb empfehle ich, Laptops ganz zu vermeiden. Viele Dinge, die normalerweise auf einem erledigt werden, können leicht von Hand erledigt werden, z. B. Notizen auf einem Block Papier machen oder Daten in einer ausgedruckten Tabelle austauschen. Wenn ein Computer jedoch ein absolutes Muss ist, können Sie seine Verwendung dennoch minimieren. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation durchlaufen, ermutigen Sie den Sprecher, seinen Bildschirm auf einem Fernseher zu teilen, damit jeder mitmachen kann.

Selbst wenn Ihr Besprechungsorganisator Laptops nicht strikt verboten hat, können Sie sinnlose Ablenkungen (ganz zu schweigen von E-Mail- und Chat-Benachrichtigungen) in Schach halten, indem Sie sie an Ihrem Schreibtisch lassen oder geschlossen halten, während Sie sich auf die Tagesordnung konzentrieren. Wenn Sie es ohne Aufforderung fallen lassen, hinterlassen Sie auf jeden Fall einen positiven Eindruck bei Ihren Mitarbeitern und ermutigen sie möglicherweise, dasselbe zu tun.

3 Teilnahme an einer irrelevanten Besprechung

Es gibt drei Dinge, bei denen Sie sich im Leben sicher sein können: Tod, Steuern und unnötige Einladungen zu Besprechungen. Und während es so einfach ist, auf einer Einladung einfach auf „Ja“ zu klicken und zu erscheinen, nur weil Sie gefragt wurden, tun Sie Ihren Teamkollegen tatsächlich einen schlechten Dienst. Wenn Sie nicht an einer Besprechung beteiligt sind, ist es praktisch unvermeidlich, als desinteressiert zu gelten. Es ist viel besser, an Ihrem Schreibtisch zu bleiben und produktiv zu sein, als sich zu zeigen und gelangweilt auszusehen.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie sich ein Bild davon machen, worum es bei dem Meeting geht, warum der Veranstalter Sie dort haben möchte, was (wenn überhaupt) Sie im Voraus vorbereiten müssen und was Sie bis zum Ende erreichen möchten. In diesem Kontext können Sie leichter entscheiden, ob das Meeting wirklich von Ihrer Anwesenheit profitiert oder ob Ihre Zeit besser woanders verbracht wird. Oft sind diese Informationen in einer Tagesordnung enthalten oder in der Besprechungseinladung selbst enthalten. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie sich vorab persönlich beim Veranstalter der Besprechung melden. Wenn Sie entscheiden, dass Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, erklären Sie dem Veranstalter höflich Ihre Wahl. Wenn Sie richtig damit umgehen, wird er oder sie Ihre Ehrlichkeit wahrscheinlich zu schätzen wissen.

Bis zu einem gewissen Grad ist es nur ein Teil des Menschseins, sich der Ablenkung hinzugeben. Niemand kann 100% der Zeit auf dem richtigen Weg bleiben, und das wird sich ab und zu in Besprechungen bemerkbar machen. Wenn Sie jedoch jemals unbeabsichtigt jedes Meeting verlassen und keine Ahnung haben, warum Sie dort waren, sollten Sie einige Änderungen an Ihrer Routine vornehmen.

Foto mit freundlicher Genehmigung von Hero Images / Getty Images