E-Mail: Wie Sie wissen, wann Sie antworten müssen

3 schnelle Möglichkeiten, um zu entscheiden, ob Sie auf diese E-Mail antworten müssen (oder nicht!)

Als ein Mitarbeiter mich auf einen älteren Artikel über E-Mail-Produktivität von George Kao aufmerksam machte, der wieder die Runde machte, wurde mir klar, dass der Kampf im Posteingang real ist. Ich bin gerade von einer dreiwöchigen Hochzeitsreise in Japan zurückgekommen, daher weiß ich aus erster Hand, wie wahr das ist. Die Verwaltung Ihres Posteingangs ist ein echtes Talent, und wenn nicht genau eine Kunst, dann eine Ausbildung. Während unserer Reise schaute mein Mann, der im Grunde immer nach Posteingang Null strebt, auf mein Telefon, sah das Mail-Symbol und die Nummer, die irgendwo um die 400 schwebten, und war entsetzt.

„Das macht mich nervös“, sagte er und ich konnte praktisch sehen, wie der Schweiß auf seiner Stirn perlte. Aber ich war im Urlaub! Und ich hatte einen Abwesenheitsmitarbeiter an – für mein Arbeitskonto und meine persönliche Adresse! Niemand erwartete etwas von mir, und ich fühlte mich wohl, als ich bei meiner Rückkehr dieser ständig wachsenden Zahl gegenüberstand.

Natürlich sind auch die Details des Posteingangs, obwohl sie manchmal mühsam sind, sehr anspruchsvoll. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Nachrichten am Montagmorgen überprüfen, nachdem Sie das ganze Wochenende den Stecker gezogen haben, oder am Nachmittag an einem zufälligen Donnerstag. Wenn Sie nicht innerhalb von Sekunden wissen, ob die Nachricht eine Antwort erfordert – geschweige denn verdient , verschwenden Sie wahrscheinlich wertvolle Arbeitsminuten, um sie herauszufinden.

Der Untertitel von Kaos Stück „Wie man regelmäßig zum Posteingang Null gelangt“ erinnerte mich daran, wie wichtig es ist, einfach zu wissen, worauf und wann zu reagieren ist. Dieses Bewusstsein kann den Unterschied zwischen einem überfüllten und einem ordentlichen Posteingang bedeuten. Hier sind schnelle Tipps, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.

1. Suchen Sie nach Hinweisen

Manchmal sind sie offensichtlich. Eine meiner Kolleginnen leitet einige E-Mails zu Ereignissen, Studien und Berichten weiter, merkt jedoch immer an: „Fühlen Sie sich frei zu archivieren.“ Zuerst hatte ich das Gefühl, dass ich vielleicht unhöflich war, weil ich nicht mit den oberflächlichsten Antworten geantwortet hatte („Danke!“), Aber mir wurde schnell klar, dass ihre offensichtliche Notiz über die Archivierung bedeutete, dass sie keine Antwort wollte oder brauchte.

Wenn Sie keinen so direkten Hinweis haben, lesen Sie ihn noch einmal und überlegen Sie wirklich, wie sich Ihre Antwort auf die Notiz auswirken würde. Wenn dies nicht der Fall wäre – sagen wir, eine Person in Ihrer Abteilung teilt einfach ein Projekt, an dem sie arbeitet, und Sie haben derzeit nichts Wertvolles hinzuzufügen. Klicken Sie nicht auf Antwort, um den Empfang zu bestätigen.

2. Schnüffeln Sie eine Frage aus

Wie bei der obigen ist dies oft unkompliziert. Wenn es eine klare Frage gibt, die Sie beantworten möchten, ist offensichtlich eine Antwort erforderlich, und möglicherweise eine schnelle – oder eine innerhalb von 24 Stunden. Da nicht jeder, der sich an Sie wendet, garantiert die eloquentesten oder auf den Punkt gebrachten E-Mails schreibt, müssen Sie möglicherweise die Absätze durchsehen, um festzustellen, ob Sie etwas beantworten können.

Wenn Sie festgestellt haben, dass es keine Frage gibt, Sie aber Ihre eigenen Fragen haben, antworten Sie auf jeden Fall zur Klärung. Es lohnt sich, den Posteingang einer anderen Person zu verfolgen und zu erweitern, wenn dies das Potenzial hat, zukünftige Missverständnisse zu vermeiden.

3. Sprechen Sie – wenn Sie gehört werden möchten

Dies ist das schwierigste von allen, aber sobald Sie den Dreh raus haben, wird es wie eine zweite Natur. Oft erhalten Sie E-Mails, in denen Sie offensichtlich nichts gefragt werden. Möglicherweise erhalten Sie eine Antwort auf etwas, das Sie eingereicht haben, Feedback zu einem von Ihnen abgeschlossenen Projekt, Ratschläge zum Umgang mit einer Situation und Informationen zu einem abteilungsspezifischen Ziel. Wenn Sie der Konversation nichts Neues hinzufügen können oder wenn Sie den Kommentar sauber aufnehmen und mit Ihrer Arbeit fortfahren können, können Sie sich wohl fühlen, wenn Sie nicht antworten.

Wenn Sie sich jedoch gezwungen fühlen, sich auszudrücken – um sich selbst zu klären oder eine von Ihnen getroffene Entscheidung zu erläutern oder neue Erkenntnisse zu gewinnen , sollten Sie natürlich auf den Antwortknopf klicken. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Ihr Arbeitsumfeld ein unabhängiges Denken fördert und zu diskutierten Themen beiträgt.

Es versteht sich von selbst, dass Newsletter, Massen-E-Mails oder alles, was sich wie optionales Lesen anfühlt, keine Antwort erfordern. Wenn Sie es hilfreich finden, können Sie Ordner nach Kaos Vorschlägen erstellen Organisieren und Verwalten Ihres Posteingangs fühlt sich praktisch automatisch an.

Eine andere zu berücksichtigende Sache ist folgende: Versetzen Sie sich an die Stelle des Absenders. Wenn Sie diese Nachricht gesendet hätten, würden Sie nach einer Antwort suchen? Zwar gibt es sicherlich Zeiten, in denen Sie sich bedanken müssen, aber wenn Sie regelmäßig mit jemandem korrespondieren oder viel hin und her gehen – was teilweise eine durchdachte Antwort erfordert , können Sie die E-Mail wahrscheinlich sicher in Ruhe lassen und darauf achten, keine zu senden unnötige Zwei-Wörter-Antwort an jemanden, der wie Sie höchstwahrscheinlich versucht, den Posteingang Null zu erreichen.

Foto eines Mannes, der die E-Mail mit freundlicher Genehmigung von JGI / Tom Grill / Getty Images überprüft.