3 Fehler im Posteingang, die Sie möglicherweise machen

3 Fehler im Posteingang, die Sie möglicherweise machen

E-Mail ist wie jede Form der Kommunikation eine persönliche Sache. Wie Sie alles überprüfen, verwalten und senden, vom Einzeiler bis zum elektronischen Schreiben, ist oft eine Mischung aus Präferenz und Gewohnheit.

Abgesehen davon gibt es ein paar Regeln, die wir alle befolgen sollten, um unsere E-Mail-Kommunikation, unsere Produktivität und unsere Zeit optimal zu nutzen. Lesen Sie weiter, um drei häufige Fehler im Posteingang zu erfahren, wie sie Sie bei der Arbeit verletzen und wie Sie die Änderung zu einer besseren E-Mail-Verwaltung vornehmen können.

Fehler Nr. 1: E-Mails in Ihrem Posteingang belassen

Ich beginne mit dem umstrittensten: Lassen Sie alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang. Ich weiß, dass Sie denken, dass es egal ist, ob Sie E-Mails in Ihrem Posteingang hinterlassen, nachdem Sie sich mit ihnen befasst haben oder nicht, aber Ihr Gehirn ist anderer Meinung. Eine  Studie  des Neuroscience Institute von Princeton aus dem Jahr 2011 ergab, dass „wenn Ihre Umgebung überfüllt ist, das Chaos Ihre Konzentrationsfähigkeit einschränkt“. Dies gilt auch für Ihre virtuelle Umgebung. Je mehr E-Mails Sie sehen können – auch solche, die keine Rolle mehr spielen , desto mehr Zeit wird Ihr Gehirn unbewusst damit verbringen, über sie nachzudenken.

Die Forschung legt nahe, dass Sie durch die Reduzierung der Unordnung im Posteingang weniger abgelenkt, produktiver und besser in der Lage sind, Informationen zu verarbeiten. Wenn das kein guter Grund ist, diese 3.679 alten E-Mails in Ihrem Posteingang abzulegen, weiß ich nicht, was es ist.

So nehmen Sie die Änderung vor

Verwenden Sie Ihren Posteingang nur für neue E-Mails. Wenn Sie mit einer E-Mail fertig sind, sollte sie archiviert, abgelegt oder gelöscht werden (siehe unten, wann sie verwendet werden soll). Sie können jederzeit nach E-Mails suchen, die Sie später benötigen.

Fehler Nr. 2: Löschen, wann Sie archivieren oder archivieren sollten (und umgekehrt)

Nun, da Sie Ihren Posteingang nur für neue E-Mails verwenden (Hurra!), Lautet die Frage: Was sollten Sie mit all den E-Mails tun, mit denen Sie fertig sind?

Die Optionen sind a) Löschen oder b) Datei im entsprechenden Ordner (oder Archiv für Google Mail-Benutzer). Viele Menschen machen den Fehler, zu weit in die Extreme zu gehen: entweder alle Nachrichten zu löschen oder alle zu behalten. Die Wahrheit ist, ein gesundes Gleichgewicht ist die beste Lösung. Das Horten von E-Mails, die Sie nicht benötigen, trägt zum Speicherkontingent Ihres E-Mail-Kontos bei und erschwert das Auffinden der E-Mails, die Sie bei der Suche behalten möchten. Und zu viel löschen? Sie könnten wie mein Freund enden, der eine Flugbestätigungs-E-Mail gelöscht und seinen Flug fast verpasst hat.

So nehmen Sie die Änderung vor

Wenn Sie mit einer E-Mail fertig sind, nehmen Sie sich zwei Sekunden Zeit, um zu überlegen, ob Sie in Zukunft möglicherweise wieder darauf zugreifen möchten. Wenn nein: Zeit zum Löschen. Wenn ja: Archivieren oder archivieren!

Fehler Nr. 3: Verwenden Ihres Posteingangs als Aufgabenliste

Für Leute, die To-Do-Listen nicht lieben, besteht eine einfache Lösung (oder so denken sie) darin, ihren Posteingang als einen zu verwenden. Wenn es um Standardaufgaben im Zusammenhang mit E-Mails geht, wie „Auf Jerrys E-Mail über Besprechungszeiten antworten“, denke ich, dass diese Leute tot sind. Diese Aufgaben sollten überhaupt nicht auf einer To-Do-Liste stehen, sondern nur im Rahmen des normalen Geschäftsverlaufs beantwortet werden.

Für echte Aufgaben wie „Angebot für neuen Kunden erstellen“ oder „Büromiete bezahlen“ empfehle ich jedoch dringend , ein  für Sie geeignetes To  -Do Listensystem zu finden und sich daran zu halten. Warum? Denn wenn Sie die wichtigsten Aufgaben jeden Tag erledigen möchten, müssen Sie in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und Ihre Aufgabenliste zu fokussieren. Wenn Sie Ihren Posteingang als Aufgabenliste verwenden, liegt Ihre Zeit in den Händen anderer Personen. Mit jeder neuen E-Mail kommt eine neue Aufgabe, ob es Ihnen gefällt oder nicht. Wenn Sie jedoch bewusst eine Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen müssen, können Sie feststellen, ob Sie dies jetzt wirklich tun sollten, anstatt andere Arbeiten auszuführen.

Immer noch nicht überzeugt? Jill DuffyLeo Babauta und  Jesse Garner sind ebenfalls  hervorragende Argumente dafür.

So nehmen Sie die Änderung vor

Gehen Sie Ihren Posteingang durch und ziehen Sie alle umsetzbaren Aufgaben heraus. Wenn dies das einzige war, das diese E-Mail für den Posteingang geeignet machte, archivieren, archivieren oder löschen Sie die E-Mail jetzt. Und OK, wenn Sie wirklich darauf bestehen, Ihren Posteingang als Aufgabenliste zu verwenden, probieren Sie  Mailbox aus, eine App, mit der Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln und aus Ihrem Posteingang entfernen können.

Foto des Mannes, der E-Mail mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock betrachtet.