Tolle Tipps für das Projektmanagement

3 (Mehr!) Regeln, die jeden zu einem besseren Projektmanager machen

Letzten Monat habe ich drei Tipps für ein besseres Projektmanagement gegeben, darunter, wie man richtig delegiert, wie man die Tools optimal nutzt und wie man sein Projekt auf sinnvolle Weise abschließt. Das Projektmanagement stellt jedoch so viele einzigartige Herausforderungen dar, mit einem riesigen Forschungsfeld, das ständig neue Ansätze und Perspektiven präsentiert, sodass ich nicht anders konnte, als weitere Ratschläge zu geben.

Diese Tipps konzentrieren sich auf die proaktive Verwaltung mehrerer Dinge, die sich an Sie anschleichen und Ihren Erfolg beeinträchtigen können. Es fühlt sich manchmal so an, als ob kleine Versagensdämonen in jeder Ecke lauern und darauf warten, dir ein gutes „Gotcha!“ Zu geben. So verbessern Risikomanagement, Änderungsmanagement und Bereichsmanagement Ihre Erfolgschancen.

1. Achten Sie genau auf Ihre Risiken

Ein Risiko ist eine Bedrohung, die noch nicht eingetreten ist, und das erste, was Sie tun können, um zu verhindern, dass es eintritt, ist einfach zu wissen, dass es existiert. Wenn Sie eine neue Anwendung entwickeln, mit der Kunden ihre Rechnungen bezahlen können, können die Risiken von geringfügigen oder moderaten (ein Teammitglied wird neu zugewiesen, wodurch Sie unterbesetzt sind) bis zu größeren (Änderungen der Vorschriften für mobiles Bezahlen erfordern dies) reichen ganz andere Technologie verwenden). Sie können nicht verhindern, dass jedes Risiko eintritt, aber eine umfassende und durchdachte Darstellung aller denkbaren Risiken kann Ihnen helfen, die Möglichkeit zu managen.

Entwickeln Sie während der Planungsphase Ihres Projekts ein Risikoprotokoll, in dem Sie jedes Risiko verfolgen können, das Ihre Zeitachse, Ihr Budget oder Ihre allgemeine Fähigkeit, das Projekt abzuschließen, in Frage stellen könnte. Es sind viele verschiedene Vorlagen online verfügbarDie meisten von ihnen schlagen jedoch vor, eine Beschreibung des Risikos, des Datums, an dem es ausgelöst wurde, der Wahrscheinlichkeit, dass es eintreten wird, und der Schwere der Folgen, falls dies der Fall ist, beizufügen. Jedem Risiko sollte ein Eigentümer zugewiesen sein, der es überwacht, und vor allem eine Reihe sinnvoller Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieses Risikos zu verringern (falls vorhanden). Beispielsweise kann das Risiko eines Serverausfalls, der zum Verlust von Daten führt, eine geringe Wahrscheinlichkeit, aber einen hohen Schweregrad aufweisen, der durch einen Minderungsplan zur Installation eines Sicherungsservers gedeckt wird. Obwohl die Wahrscheinlichkeit gering ist, wären die Auswirkungen so groß, dass frühzeitige und sichere Schritte zur Berücksichtigung ihrer Möglichkeit die Kosten und den Aufwand wert wären.

Denken Sie daran, dass dies ein lebendiges, atmendes Dokument sein sollte und dass neue Risiken berücksichtigt und überwacht werden sollten, wenn sie im Verlauf des Projekts auftreten.

2. Legen Sie den Grundstein für Veränderungen

Projektmanagement bedeutet zwangsläufig, dass Sie den Status Quo auf irgendeine Weise stören. Und es ist kein Geheimnis, dass viele Menschen Veränderungen finden, gelinde gesagt, schwierig. In einem Whitepaper für das Project Management Institute erörtert die Beraterin Marge Combe das Konzept der Veränderungsbereitschaft, da sowohl das Kapital – menschlich als auch anderweitig – eine Organisation bereit ist, sich einer Veränderung zu widmen, als auch die psychologische Bereitschaft der Menschen, deren Zusammenarbeit erforderlich ist Implementieren Sie die Änderung. Wenn Sie es sich nicht leisten können, Änderungen vorzunehmen, oder wenn alle Ihre Mitarbeiter draußen mit Anzeichen von Protest aufgereiht sind, sind Sie offensichtlich nicht in der Lage, voranzukommen.

So was kann man tun, um die Grundlage für eine Änderung zu legen, ob groß oder klein? Die konkreten Aspekte des Änderungsmanagements sind etwas einfacher zu handhaben. Wenn klar ist, dass Sie nicht über das Geld, die Ausrüstung oder die technologischen Kapazitäten verfügen, um die Arbeit zu erledigen, müssen Sie diese Dinge sofort angehen.

Es ist die kulturelle und psychologische Arbeit, die eine sorgfältigere Ausführung erfordert. Wenn Mitarbeiter oder Kunden gegen eine Änderung resistent sind, nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, warum. Vielleicht gibt es ein Missverständnis, das Sie klären können, oder einen großen Fehler in Ihrem Plan, den Sie nicht berücksichtigt haben. Ein Team von Angestellten murrt möglicherweise über einen Wechsel von der Verarbeitung von Papierformularen zu elektronischen Formularen. Anstatt davon auszugehen, dass das Team gegen Änderungen resistent ist, könnte eine Diskussion mit ihnen über ihre Vorbehalte ergeben, dass das elektronische System keine Möglichkeit hat, Ausnahmen zu behandeln, was letztendlich zu Desorganisation und zwei getrennten Prozessen führen wird. Das Verständnis der Perspektive der Mitarbeiter, die diese tagtäglich nutzen würden, kann dazu beitragen, dass die Änderung der gesamten Organisation dient.

Unternehmen mit Menschen, die offen für Veränderungen sind und die Veränderungen und ihre Vorteile für sie verstehen, sehen diese Veränderungen mit größerer Wahrscheinlichkeit nahtlos als solche, die ihre Mitarbeiter im Dunkeln halten.

3. Stellen Sie sich Scope Creep als Ihren Todfeind vor

Scope Creep – wenn die Parameter Ihres Projekts allmählich über die ursprünglichen Grenzen hinauswachsen, die Sie festgelegt haben – ist ein häufiger Entgleiser von Projekten. Dies liegt vor allem daran, dass es oft sinnvoll erscheint, Ihren ursprünglichen Anwendungsbereich zu erweitern. Möglicherweise schlagen Sie sich in einem Moment, in dem ich nicht an diesen Moment gedacht habe, auf die Stirn oder werden von einem Stakeholder davon überzeugt, dass eine zusätzliche Glocke oder Pfeife den Arbeitern jeden Tag Stunden spart.

In der Regel nicht – ich wiederhole, nicht – diesen Forderungen nachgeben.

Natürlich ändern sich manchmal die Anforderungen, und es kann heute einfacher sein, das Spiel zu ändern, als zurück zu kommen, wenn alles gesagt und getan ist. Aber diese Ergänzungen summieren sich oft und bringen Sie direkt in das unglückliche Universum von Überbudget und Off-Schedule.

Der beste Weg, um ein Kriechen des Oszilloskops zu verhindern, besteht darin, im Vorfeld mehr Zeit und Energie für das Sammeln von Anforderungen aufzuwenden, diejenigen mit Fachkenntnissen ausführlich zu befragen und die richtigen Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. Und im unvermeidlichen Fall, dass Sie dies tun, sollten Sie die Kosten und den Nutzen einer Änderung Ihres Anwendungsbereichs sorgfältig abwägen. Führen Sie bei Bedarf eine Liste mit Verbesserungen der zweiten Phase, die Sie erneut aufrufen können, sobald das ursprüngliche Projekt in Betrieb genommen wurde.

So viel davon, die gewünschten Ergebnisse auf der von Ihnen benötigten Zeitachse zu erzielen, lässt sich auf proaktives Handeln zurückführen. Trainieren Sie sich darin, ein Problem zu riechen, bevor es auftritt, und das Ziehen des Zielfernrohrs zu spüren, bevor es Sie in ein Wurmloch der Ablenkung versetzt. Sie werden nicht an alles denken, aber Voraussicht schlägt jeden Tag im Nachhinein aus.

Foto der Planungskarte mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.