3 Fragen, um zu entscheiden, ob sich ein Meeting lohnt

3 Fragen, die kluge Köpfe stellen, bevor sie diese Besprechungseinladung versenden

Vor ein paar Wochen diskutierten meine Freundin und ich über unsere gemeinsame Verachtung für Besprechungen und sie sagte: „Ich habe einfach das Gefühl, dass wir immer wieder dasselbe Gespräch führen. Wenn sie nicht richtig gemacht werden, können sie solche Zeitbrenner sein. “

Ich konnte nicht mehr zustimmen. Bei früheren Jobs, wenn eine Kalendereinladung in meinem Posteingang angezeigt wurde, stieß ich oft einen lauten Seufzer aus (was in einer offenen Büroumgebung immer großartig ist). Dann würde ich wertvolle Zeit damit verbringen, herauszufinden, wie ich es vermeiden kann, es zu akzeptieren.

Ah, tut mir leid! Ich habe zu diesem Zeitpunkt 14 Konflikte oder ich habe einen Zahnarzttermin. Jeden Tag in dieser Woche. Und als nächstes. Bitte mach weiter ohne mich. Möge die Macht mit dir sein.

Ich sage nicht, dass alle Treffen wertlos sind. Einige sind absolut notwendig. Und manchmal sind sie nur der einzige Weg, um Dinge zu erledigen. Ich glaube aber auch, dass wir unglaublich effizienter arbeiten können, wenn wir uns diese drei Fragen vor jeder einzelnen stellen.

1. Wer muss hier sein?

Hinweis: Wahrscheinlich nicht so viele Leute wie Sie denken. Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, wen Sie dort haben möchten, damit Sie sicherstellen können, dass es für alle Beteiligten so produktiv und sinnvoll wie möglich ist. Niemand sollte denken: „Nun, das war eine kolossale Verschwendung meiner Zeit.“

Weil dieses Gefühl nicht gut für den Einzelnen, die Gruppe oder das Unternehmen ist. Stellen Sie sich die ganze Arbeit vor, die erledigt werden könnte, wenn nur vier statt zehn Personen im Raum wären. Für ein Zeitfenster von 60 Minuten sind das noch sechs Stunden, die für die Arbeit aufgewendet werden könnten .

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie machen ein Brainstorming über das neue Logo des Unternehmens. Der Grafikdesigner ist da, um sicherzustellen, dass er die Vision versteht. Der Branding Director ist da, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Aber brauchen Sie die Personalmanagerin dort, weil sie das Logo auf jeder Stellenanzeige anbringt? Nee. Sobald es fertig ist, können Sie sie bitten, das Alte gegen das Neue auszutauschen. Lass sie jetzt sein – sie hat Arbeit zu erledigen!

Wenn Sie nicht der Veranstalter sind, sollten Sie beurteilen, ob Ihre Anwesenheit wesentlich ist oder nicht. Manchmal laden Mitarbeiter Sie einfach ein, weil sie denken, dass Sie dort sein möchten. Sie können jedoch ablehnen, wenn Sie dies für angemessen halten (dh wenn Sie keine Ahnung haben, was Sie beitragen würden, oder wenn Sie nur überwiegend beschäftigt sind).

In solchen Situationen sage ich etwas wie: „Hallo. Ich denke, [Name des Teammitglieds einfügen] wird in der Lage sein, dies selbst zu handhaben. Wenn es einen bestimmten Grund gibt, warum ich anwesend sein soll, lass es mich wissen! “

Und dann nimm dir diese freie Stunde und kehre zum Grind zurück.

2. Was sind die Ziele?

Was genau versuchst du zu erreichen? Die vorherige Identifizierung der Ziele ist entscheidend. Es kann Sie auf dem Laufenden halten und das gesamte Gespräch mitgestalten. Andernfalls können Sie 45 Minuten lang dort sitzen und darüber streifen, wie Leonard immer die Titanic summt Titellied. (Bekommt mich auch jedes Mal. Lass niemals los, Jack!)

„Eine effektive Agenda setzt klare Erwartungen an das, was vor und während eines Meetings geschehen muss“, erklärt Roger Schwarz, Autor von Smart Leaders, Smarter Teams: Wie Sie und Ihr Team nicht mehr in der Lage sind, Ergebnisse zu erzielen.

„Es hilft den Teammitgliedern, sich vorzubereiten, Zeit mit Bedacht zuzuweisen, schnell alle zum gleichen Thema zu bringen und festzustellen, wann die Diskussion abgeschlossen ist. Wenn während des Meetings immer noch Probleme auftreten, erhöht eine gut gestaltete Agenda die Fähigkeit des Teams, diese effektiv und schnell anzugehen “, sagt Schwarz.

Vielleicht möchten Sie nur, dass jeder Statusaktualisierungen für Projekte mit höchster Priorität bereitstellt. Oder Sie müssen heute eine Entscheidung treffen, welcher Account Manager einem riesigen neuen Kunden zugewiesen wird.

Finde dein Ziel heraus und komme dorthin. (Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Pläne mit den anderen Teilnehmern teilen, damit diese wissen, was sie zu erwarten haben, und wenn sie im Voraus etwas tun müssen.)

Und hier ist ein Tipp: Wenn Sie keinen genauen Grund für ein Treffen finden können, stornieren Sie ihn bitte aus Liebe zu allem, was mit Schokolade zu tun hat.

3. Was muss ich vorbereiten?

Ein ehemaliger Kollege von mir hat früher die Zeit blockiert, um sich auf Treffen mit anderen Menschen vorzubereiten, und ich habe mich immer gefragt, warum. Und dann besuchte ich eine Gruppe, bei der ich entweder völlig vergaß, was wir das letzte Mal besprochen hatten, und eine Zusammenfassung machen musste, oder ich (peinlich) keinen Aktionsgegenstand fertigstellte. In all diesen Fällen mussten wir mehr Zeit in unsere Zeitpläne investieren.

Um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht, müssen Sie vorbereitet erscheinen. Vielleicht werden die Notizen aus der Sitzung der letzten Woche überprüft, damit Sie sie im Kopf behalten. Oder vielleicht erstellt es eine Liste mit Gesprächsthemen und Antworten, die Sie benötigen. Was auch immer es ist, nehmen Sie sich Zeit dafür. Es wird sich auszahlen.

Als Beispiel beaufsichtige ich das Peer-Education-Programm meiner Abteilung und arbeite hart daran, es zu überarbeiten. In zwei Wochen werde ich mein Einzelgespräch mit meinem Vorgesetzten führen, um meine Vorschläge zu besprechen. Ich habe Feedback von den Schülern gesammelt und meine Gedanken zusammengestellt. Der nächste Schritt besteht darin, die Struktur und den Zeitplan auf Papier zu zeichnen.

Wenn ich mich ihr mit leeren Händen nähere, werden wir wahrscheinlich nur die Zeit damit verbringen, Ideen gegeneinander auszutauschen, was per se nicht unbedingt schlecht ist, aber mir auch nicht hilft, vorwärts zu kommen.

Ich verspreche Ihnen, ich tun wie mit Menschen zu arbeiten. Aber eines meiner größten Probleme ist die Ineffizienz, besonders wenn es leicht zu verhindern ist. Wenn Ihr Stundenplan etwas zu voll aussieht oder wenn Sie jedes Mal, wenn Sie sich treffen, Rückblenden haben, um darauf zu warten, dass die Glocke in der High School läutet, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und sich diese Fragen zu stellen.

Und hey – wenn Sie weitere Fragen wie diese haben, die Sie sich stellen, lassen Sie mich wissen, was sie auf Twitter sind!

Foto des Treffens mit freundlicher Genehmigung von gradyreese / Getty Images.