Wie man mit einer überwältigenden Arbeitsbelastung umgeht

3 Realistische Strategien, an die Sie sich wenden sollten, wenn auf Ihrem Teller viel zu viel ist

Du bist absolut überfüllt – es gibt kein Wenn und Aber. Und obwohl Sie wissen, dass Ihre To-Do-Liste mit Dingen überfüllt ist, die Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Handeln erfordern, sind Sie eingefroren. Sie haben so viel zu tun, dass Sie sich nur gelähmt fühlen.

Das haben wir alle schon durchgemacht. Der Umgang mit einem viel zu vollen Teller macht keinen Spaß. Obwohl Ihre erste Neigung darin besteht, auf die Couch zu gehen und sich für ein langes Nickerchen zusammenzurollen, wissen Sie, dass dies nicht unbedingt die effektivste Strategie zur Bewältigung Ihrer Arbeitsbelastung ist.

Stattdessen müssen Sie tief durchatmen, ein paar Tassen heißen, starken Kaffee tuckern und sich an die Arbeit machen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre entmutigende Aufgabenliste am besten durchgehen können – kategorisiert nach dem, was Sie genau erreichen müssen.

1. Wenn Sie von einem großen Projekt eingeschüchtert sind

Es gibt diese große Aufgabe, die seit Wochen auf Ihrer Liste steht – OK, nun, einen Monat. Jeden Tag haben Sie die besten Absichten, endlich damit zu beginnen. Aber immer wieder schieben Sie es in den Hintergrund.

Sie sagen sich, es liegt daran, dass Sie mehr zeitaufwändige Dinge erledigen müssen (hey, Sie versuchen doch nur, Prioritäten zu setzen!). Aber Sie täuschen niemanden – Sie schieben dieses Projekt weiter ab, nur weil es so einschüchternd und überwältigend erscheint, dass Sie keine Ahnung haben, wo Sie überhaupt anfangen sollen. Und jetzt nähert sich diese Frist schnell.

Ja, diese riesigen Aufgaben reichen aus, um viel Stress und Panik auszulösen – aber das bedeutet nicht, dass sie unmöglich sind. Wenn ein großes Projekt den größten Teil des Platzes auf Ihrem Teller und Ihrer To-Do-Liste einnimmt, ist es am besten, es mit ein wenig Strategie anzugehen.

Dies bedeutet, dass Sie dieses große Projekt in kleinere, umsetzbarere Mini-Meilensteine aufteilen sollten – anstatt einfach „komplettes, umfangreiches Projekt“ auf Ihre Checkliste zu schreiben. Mit dieser Methode können Sie verwaltbarere Aktionselemente innerhalb dieser großen Aufgabe identifizieren, die ausgeführt werden müssen. Auf diese Weise erhalten Sie eine leicht verständliche Roadmap, mit der Sie auf dem richtigen Weg bleiben können.

Darüber hinaus bieten diese mundgerechten Stücke Ihnen die Möglichkeit, Ihre kleineren Erfolge und Erfolge zu feiern, anstatt erst nach Abschluss des gesamten Projekts eine Verschnaufpause einzulegen und eine Pause für Ihren fröhlichen Tanz einzulegen. Und wie die Forschung im Konzept des Fortschrittsprinzips erklärt, reicht es aus, in einer sinnvollen Arbeit Fortschritte zu erzielen, um unsere Stimmung, die Wahrnehmung unserer Karriere und natürlich unsere Produktivität zu steigern!

2. Wenn Sie von kleinen losen Enden überwältigt werden

Manchmal ist es kein einziges entmutigendes Projekt, bei dem Sie sich gestresst und überlastet fühlen. Stattdessen sind es ein paar kleine Dinge, die sich immer wieder häufen. E-Mails, die beantwortet werden müssen, Telefonanrufe, die getätigt werden müssen, Dinge, die weiterverfolgt werden müssen – für jede Sache, die Sie abkreuzen, werden 10 Dinge hinzugefügt.

Diese ständige Flut winziger Aufgaben kann sowohl ablenkend als auch entmutigend sein. Und obwohl es sich um ein drastisch anderes Szenario handelt als diese eine große, überwältigende Aufgabe, stellt es ein ähnliches Problem dar: Wie können Sie wissen, wo Sie anfangen sollen? Wenn all diese Feuer gelöscht werden müssen (und zwar bald!), Wo sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit zuerst konzentrieren?

Wenn die Marmelade Ihres Tages mit kleinen losen Enden gefüllt ist, die zusammengebunden werden müssen, ist es Zeit, eine Seite aus dem Nike-Buch zu nehmen und „einfach zu tun“. Wählen Sie einen bestimmten Gegenstand aus, packen Sie ihn an, streichen Sie ihn von Ihrer Liste und fahren Sie dann mit dem nächsten fort.

Das Schöne an diesen kleineren Aufgaben ist, dass sie nicht unglaublich zeitaufwändig sind, sodass Sie sie ziemlich schnell durcharbeiten können. Und dank des kleinen Zeigarnik-Effekts fühlen Sie sich umso mehr inspiriert, wenn Sie den Ball an diesen losen Enden ins Rollen bringen, um sie voranzutreiben und zu beenden.

Während Strategie und detaillierte Planung in der Regel hilfreich sind, ist es manchmal besser, einfach einzuspringen und alles wegzuschneiden, was Sie können – insbesondere, wenn alles auf Ihrer Liste gleichermaßen zeitaufwändig ist.

3. Wenn Sie mit einer Mischung aus beidem umgehen

Angenommen, Ihre Liste besteht aus diesen beiden Arten von Dingen. Dann was? Sollten Sie zuerst versuchen, bei diesem großen Projekt Fortschritte zu erzielen, bevor Sie sich um kleinere Dinge kümmern? Oder sollten Sie diese losen Enden aus dem Weg räumen, damit Sie sich ein für alle Mal auf diese große Aufgabe konzentrieren können – ohne abgelenkt zu werden? Welche Methode ist am besten?

Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, müssen Sie sich auf dieses uralte Konzept der Priorisierung verlassen. Es ist ganz einfach: Sie sollten mit dem beginnen, was am schnellsten erledigt werden muss.

Ich würde empfehlen, zunächst Ihre „Mini-Meilensteine“ für dieses große Projekt zu skizzieren, damit Sie eine Vorstellung davon haben, welche kleineren Aktionselemente von Ihnen benötigt werden – und wann sie von erledigt werden müssen. Nehmen Sie sich dann einen Textmarker und ziehen Sie die Dinge auf Ihrer To-Do-Liste heraus, auf die Sie sich zuerst konzentrieren sollten. Zum Beispiel müssen Sie vielleicht ein paar E-Mails beantworten und sich dann um den ersten Schritt für diese größere Aufgabe kümmern.

Ich weiß, dieses Konzept scheint fast schmerzlich einfach zu sein. Wenn Sie jedoch den Prozess des Hervorhebens durchgehen, wo Sie anfangen sollten, können Sie leichter erkennen, wo Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit sofort konzentrieren sollten, anstatt ziellos durch ein Durcheinander überwältigender Aufgaben zu wandern.

Wir alle haben diese Momente purer Panik erlebt, in denen wir das Gefühl haben, viel zu viel auf unseren Tellern gestapelt zu haben – und das macht wirklich nur Spaß bei einem Buffet oder einem Thanksgiving-Abendessen.

Glücklicherweise gibt es einige umsetzbare Tipps und Strategien, mit denen Sie sich in Form bringen und einige bedeutende Fortschritte auf Ihrer scheinbar endlosen Liste erzielen können. Probieren Sie diese aus und lassen Sie mich dann auf Twitter wissen, wie sie für Sie funktionieren – sobald Sie Ihre To-Do-Liste für diesen Tag fertiggestellt haben, natürlich.

Foto mit freundlicher Genehmigung von Hero Images / Getty Images.