3 Gründe, warum Sie dieses Meeting definitiv verschieben sollten

3 Gründe, warum Sie dieses Meeting heute definitiv verschieben sollten

Ich gebe es zu – ich liebe es, wenn Meetings abgesagt werden. Wenn diese Benachrichtigung auf meinem Computer angezeigt wird, um mir mitzuteilen, dass ich meine Stunde zurück habe, fühle ich mich frei. Ein Gewicht wurde angehoben und ich habe wieder die Kontrolle über meinen Zeitplan. (Ähm, nein, ich habe keine Kontrollprobleme, warum fragst du?)

Ich verstehe aber auch, wie wichtig Besprechungen sind, wenn sie richtig durchgeführt werden. Einige Dinge sind einfach besser zu erreichen, wenn Sie in Echtzeit mit Menschen sprechen können und sich nicht in einer Spur von E-Mails und Chat-Nachrichten verlieren.

Trotzdem ist es manchmal immer noch notwendig, einen zurückzuschieben. Hier sind einige Fälle, in denen Sie vorerst die Berechtigung haben, eine aus dem Kalender zu entfernen (wenn Sie derjenige sind, der sie geplant hat).

1. Sie sind nicht vollständig vorbereitet

Du hast den Ball fallen lassen. Vielleicht haben Sie vergessen, dass das Meeting ansteht, oder Sie haben die Zeit, die Sie für die Vorbereitung vorgesehen haben, immer wieder vernachlässigt. In beiden Fällen sind Sie einfach nicht bereit, die Diskussion vollständig und produktiv zu leiten.

Wenn Sie sich immer noch treffen, wird es wahrscheinlich an Anweisungen mangeln und alle fragen sich, was die Imbissbuden sind (falls vorhanden). Und das ist doch nur Zeitverschwendung, oder?

Aber hören Sie Folgendes: Sie möchten nicht, dass „schuppig und unzuverlässig“ Ihre Visitenkarte ist. (Zumindest glaube ich nicht, dass du es tust.)

Also, ja, es ist in Ordnung, wenn dies von Zeit zu Zeit vorkommt. Das Leben passiert – aber lass es nicht zur Gewohnheit werden. Machen Sie es sich stattdessen zur Aufgabe, bei der Arbeit zu bleiben, verantwortlich zu sein und die Zeit anderer zu respektieren.

Und seien Sie vorsichtig mit den Arten von Besprechungen, die Sie neu planen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Einzelgespräch mit Ihrem Chef oder Ihrem direkten Bericht ständig verschieben, werden Sie wahrscheinlich das Vertrauen in diese wichtige Beziehung brechen.

2. Sie haben nicht alle Informationen

Diese Zeit ist seit Monaten in Ihrem Kalender gesperrt. Sie haben ein paar Stunden damit verbracht, alles zu sammeln, was Sie brauchen, und eine detaillierte, aber realistische Agenda entwickelt. Trotz all der Vorbereitungsarbeiten, die Sie durchgeführt haben, fehlen Ihnen immer noch einige wichtige Informationen.

Der Kunde hat den Vertrag nicht unterschrieben, Ihr Chef hat das Projektbudget nicht genehmigt, Sie bauen die Website neu auf, aber das Marketing hat sich nicht für ein Thema entschieden – was auch immer es ist, ohne diese Wissensnuggets sind Sie es einfach Drehen Sie Ihre Räder im Schlamm und kommen Sie nicht weiter.

Verzögern Sie das Meeting, bis Sie die benötigten Informationen erhalten.

3. Es passiert etwas Größeres

Eine Firma, für die ich arbeitete, wurde übernommen, und die Führung brachte uns am Ende des Tages die Nachricht, als die meisten Leute packten, um zu gehen.

Das bedeutete, dass der nächste Tag voller Unsicherheit war. Niemand wollte sich treffen, um über die winzigen Details eines bestimmten Projekts zu sprechen. Sie wollten Antworten auf Fragen wie: „Werde ich noch einen Job haben?“

Die Menschen brauchen Zeit, um zu verarbeiten, wenn große Unternehmensveränderungen eintreten, sei es eine Ankündigung von Entlassungen oder die Nachricht von einer Unternehmensumstrukturierung.

Und natürlich brauchen sie auch Zeit und Raum, wenn etwas Großes die Welt erschüttert, wie eine Naturkatastrophe oder ein Terroranschlag. Infolgedessen müssen kleinere Alltagsgegenstände manchmal beiseite gelegt werden. Sie haben genügend Zeit, um sie anzusprechen, sobald sich alle stabiler und fokussierbarer fühlen. Das Treffen kann warten.

Meetings sind nicht mein Favorit und ich bin nicht allein. Also flehe ich Sie an – bitte seien Sie absichtlich, wenn Sie einen planen und weitermachen.

Wenn Sie stornieren oder neu planen müssen, gehen Sie vorsichtig vor. Wenn Sie auf die Schaltfläche zum Löschen klicken, geben Sie Ihren Teilnehmern eine Erklärung. Es muss nichts Poetisches sein, nur ein kurzer und süßer Grund:

Hallo zusammen, ich konnte diese Woche [notwendiges Aktionselement] nicht abschließen. Ich mache es morgen und werde diesen Check-in gleichzeitig für den nächsten Donnerstag verschieben. Entschuldigung für die kurzfristige Änderung.

oder

Hallo allerseits, wir haben noch keine [notwendigen Informationen] erhalten, daher ist es noch nicht sinnvoll, zusammenzukommen. Sie sagten mir, dass sie es nächste Woche bei mir haben werden, also schiebe ich es bis dahin zurück.

Fazit: Wenn Sie etwas in den Kalender aufnehmen, sollten Sie Ihr Bestes tun, um sich daran zu halten.

Wenn jedoch eine dieser Situationen auftritt, verschieben Sie sie auf jeden Fall. Ein Meeting, bei dem nichts erreicht werden kann – entweder weil etwas Größeres eine Ablenkung ist oder weil Sie nicht alle Teile des Puzzles haben , lohnt sich normalerweise sowieso nicht.