Projektmanagement – Projektmanagement-Tools

3 Regeln, die jeden zu einem besseren Projektmanager machen

Unabhängig davon, ob Sie ein Projektmanager im Namen oder in der Praxis sind, kann sich die Position oft wie eine Übung zum Streiten von Katzen, zum Korrallieren von Wildpferden oder zu einer anderen Hüte-Metapher anfühlen, die für Ihre spezielle Situation am besten geeignet ist. Als Projektmanager liegt es nicht unbedingt in Ihrer Verantwortung, dies zu tun, sondern sicherzustellen, dass andere dies tun.

Ich weiß aus Erfahrung, dass es normalerweise schwieriger ist, andere dazu zu bringen, etwas zu tun, als die Hände hochzuwerfen und es selbst zu tun. Es ist schwer, das richtige Gleichgewicht zwischen sanften Erinnerungen und Nörgelei zu finden. Manchmal verschwimmen die Grenzen zwischen der Unterstützung und der vollständigen Übernahme. Aber ich weiß auch, dass der Versuch, 10 Jobs anderer Leute zu erledigen, zu Erschöpfung, Frustration und unterdurchschnittlichen Ergebnissen führt.

Hier sind drei Lektionen, die ich aus meinen Jahren im Projektmanagement gelernt habe und die selbst dem erfahrensten Projektmanager helfen können, Zeit zu sparen, Dinge zu erledigen und – vielleicht am wichtigsten – gesund zu bleiben.

1. Delegation bedeutet mehr als nur „Sie tun es“

Die Delegation ist der Schlüssel, egal ob Sie ein Projektmanager oder ein CEO sind. Sie gewinnen keine Preise für den Versuch, alles selbst zu tun, selbst wenn Sie der Meinung sind, dass Sie dafür am besten gerüstet sind. Delegation ist aber auch eine Kunst und beinhaltet mehr als nur das Zeigen eines Fingers und das Bellen von Befehlen.

Der erste Schlüssel zu einer erfolgreichen Delegierung ist die Auswahl der richtigen Person für die Aufgabe. Dies bedeutet, dass Sie die Teams kennenlernen, mit denen Sie zusammenarbeiten, damit Sie die individuellen Stärken der Mitglieder erkennen können. Eine Aufgabe erfordert möglicherweise das Tätigen von Dutzenden von Telefonanrufen, und hier ist es möglicherweise am besten, die Person mit der freundlichsten Einstellung auszuwählen. Ein anderer erfordert möglicherweise umfangreiche statistische Analysen, und Sie benötigen ein genaues Gespür dafür, wer das am quantitativsten orientierte Gehirn hat.

Wenn Sie jedoch für jede Aufgabe die beste Person gefunden haben, lassen Sie nicht alle ohne die richtige Initiierung laufen. Stellen Sie sicher, dass sie vollständig verstehen, was Sie von ihnen verlangen. Lassen Sie sie es bei Bedarf wiederholen – dies verhindert möglicherweise unnötige Arbeit aller und verbessert Ihre Chancen, das zu bekommen, wonach Sie gefragt haben. Und geben Sie ihnen die Werkzeuge, die sie benötigen, um die Arbeit richtig zu erledigen. Wenn sie Zugriff auf jemanden benötigen, der nicht auf ihre E-Mails, ein Software-Upgrade oder eine Schulung zu einer bestimmten Fähigkeit antwortet, stellen Sie sich als Ressource zur Verfügung, damit Sie ihnen helfen können, Ihnen zu helfen.

2. Werfen Sie die Werkzeuge weg, die Ihnen nicht helfen

Die Projektmanagement-Methodik bietet ein Arsenal an Tracking-Tools, um sicherzustellen, dass Sie immer wissen, wo Sie sich befinden und wohin Sie gehen. Es gibt Projektpläne, Chartas und Scope-Dokumente. Risikoprotokolle, Stakeholder-Diagramme und Kontaktabzüge. Agenda-Vorlagen, Budget-Tracker – die Liste geht weiter und weiter. Wenn Sie nicht genau aufpassen, können Sie sich bei der Verfolgung von Dokumenten bis an die Ellbogen bewegen.

Die einfache Lösung besteht darin, die Werkzeuge auszuwählen, die Sie am nützlichsten finden, und diejenigen wegzulassen, die Sie nicht tun. Das mag offensichtlich klingen, aber es kann leicht sein, das Gefühl zu haben, dass Sie weiterhin ein Werkzeug verwenden müssen, nur weil es da ist. Sie könnten mit 10 verschiedenen Dokumenten beginnen und drei Wochen später feststellen, dass Sie vier davon schmachten lassen und nicht aus Faulheit. Erlauben Sie sich, während Sie gehen, neu zu bewerten; Fühlen Sie sich einer Tabelle nicht verpflichtet, nur weil sie existiert.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Ihre Werkzeuge genau unter Kontrolle haben, da ein Werkzeug, das nicht mehr funktioniert, Ihnen mehr Schmerzen als Seelenfrieden bereiten kann. Weisen Sie jedem einen eindeutigen Eigentümer zu, und stellen Sie sicher, dass Sie nachverfolgen können, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Lassen Sie das Tracking vor allem nicht zum Projekt selbst werden!

3. Sparen Sie nicht in der letzten Phase

Sie haben die neue Technologie gestartet, das neue Programm initiiert oder eine Prozessänderung eingeführt, die Zeit und Geld spart. Sie sind fertig!

Na ja, nicht so schnell. Es ist verlockend, den letzten Schritt in Ihrem Projektplan abzuschließen, sich die Hände abzuwischen und mit dem nächsten Projekt fortzufahren. Das Ignorieren kritischer Projektabschlussschritte kann jedoch dazu führen, dass die vorgenommenen Änderungen rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sich vor, Sie stricken einen Pullover. Wenn Sie diesen letzten Knoten nicht knüpfen, kann sich das Ganze auflösen und Sie nach Monaten engagierter Arbeit mit einem Durcheinander von verwickeltem Garn zurücklassen.

Projektabschluss bedeutet, die Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Änderungen erhalten bleiben. Diese Schritte variieren je nachdem, welche Änderungen Sie vorgenommen haben. Angenommen, Sie haben eine neue Anwendung implementiert, um Kundenanfragen zu automatisieren, aber die Mitarbeiter, die sie verwenden müssen, verstehen ihre Schnickschnack nicht vollständig. Dies könnte ein Rezept für die gleiche Frustration zwischen Mitarbeitern und Kunden sein. In diesem Fall ist die Bereitstellung einer angemessenen Schulung und die Gewährleistung des Komforts der Mitarbeiter bei den neuen Änderungen der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts.

Oder sagen Sie, Sie haben Berater beauftragt, ein neues System für die Verarbeitung von Änderungen der Leistungen an Arbeitnehmer zu entwickeln, und der letzte Tag ihres Vertrags kommt und geht ohne ordnungsgemäßen Wissenstransfer. Innerhalb weniger Tage sind Sie sich nicht sicher, wo sie bestimmte Dokumente gespeichert haben, und sind nicht darauf vorbereitet, mit der von ihnen geleisteten Arbeit fortzufahren. In diesem Fall hätte Ihnen das Einbauen einer Woche in Ihre Zeitleiste, um das Wissen der Berater über das Projekt vollständig herunterzuladen, Kopfschmerzen und erhöhte Herzfrequenzen erspart.

Als Projektmanager hängt Ihr Erfolg vom Gleichgewicht ab: delegieren, aber Unterstützung anbieten, Dinge verfolgen, aber nicht zu viel, weiter zum nächsten Schritt, aber nicht zu schnell. Die richtige Balance hängt immer vom jeweiligen Ziel und der Persönlichkeit der beteiligten Personen ab.

Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, Ihren Ansatz für maximalen Erfolg anzupassen, werden Sie diese wilden Pferde in ihren Stall bringen – und vielleicht sogar pünktlich und unter Budget.

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Foto der Projektwerkzeuge mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.