3 Zeichen Sie benötigen Hilfe bei der Verwaltung Ihres Posteingangs

3 Anzeichen dafür, dass Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang vollständig verloren haben (plus, wie Sie ihn zurücknehmen können)

Hier ist eine nicht ganz unrealistische Situation: Stellen Sie sich vor, dass die Verwaltung Ihres Posteingangs in letzter Zeit so viel Zeit und Energie in Anspruch genommen hat, dass Sie das Gefühl haben, dass dies nur so sein soll. Diese E-Mail-Tricks, die Sie online sehen, gelten nie wirklich für Ihre Situation, da die Autoren möglicherweise die komplizierten Details Ihres spezifischen Jobs oder die damit verbundenen Verantwortlichkeiten nicht verstehen können.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, besteht die Möglichkeit, dass Sie nicht genau wissen, wie außer Kontrolle Ihre E-Mails geraten sind. Tatsächlich ist es möglich, dass sich Ihr Posteingang im Wutanfallmodus befindet und Sie sich selbst die Schuld an seiner Unregelmäßigkeit geben, wenn Sie das Problem insgesamt vermeiden könnten. Lesen Sie weiter, um einige Anzeichen dafür zu finden, dass Sie in Ihren Kämpfen nicht allein sind, und wie Sie sie beheben können!

Denken Sie daran: Sie können die Kontrolle zurückerobern.

1. Sie erhalten mehr E-Mails, als Sie beantworten können

Warum erscheinen jedes Mal, wenn Sie auf eine Nachricht antworten, 10 weitere? In der Vergangenheit haben Sie stundenlang durchgearbeitet und geantwortet, um dann auf die tatsächlichen Aktionselemente auf Ihrer To-Do-Liste zurückzugreifen, die auf Ihre Aufmerksamkeit warten. Es gibt kein gesundes Gleichgewicht zwischen dem Bleiben auf dem neuesten Stand und der Pflege von allem anderen in Ihrem Leben. Vielleicht ist Ihre Beziehung zu Ihrem Posteingang einfach nicht mehr so ​​wie früher.

Warum das so ist

Sie behandeln Ihre E-Mails so, als hätten sie alle das gleiche Gewicht. Vielleicht haben Sie eine First-In- und First-Out-Richtlinie, in der Sie auf alles reagieren, was am längsten auf Ihre Antwort gewartet hat, und sich bis heute durcharbeiten. Oder vielleicht haben Sie eine Last-In- und First-Out-Richtlinie, bei der Sie von oben beginnen und sich nach unten arbeiten.

Wie man es repariert

Es ist Zeit für Sie, Nachrichten nach Dringlichkeit zu priorisieren. Stellen Sie sich diese Fragen jedes Mal, wenn Sie eine neue erhalten:

  • Ist das dringend?
  • Gibt es andere Personen, die besser dafür gerüstet sind?
  • Benötigt es eine Antwort?
  • Ist es eine Antwort, die Sie oft geben?

Wenn es nicht dringend ist, speichern Sie es für später. Keine TBD später, sondern eine tatsächliche Zeit, die Sie jeden Tag festlegen, um Ihren Posteingang zu durchsuchen. Wenn es dringend ist, aber viele Leute eingeschlossen sind, die besser für die Beantwortung gerüstet sind – geben Sie ihm ein paar Minuten Zeit und prüfen Sie, ob einer von ihnen dies tut. Wenn keine Antwort erforderlich ist: Antworten Sie nicht. Und schließlich, wenn es sich um eine Antwort handelt, die Sie häufig geben, sollten Sie darüber nachdenken, eine Funktion wie “ Gespeicherte Antworten“ in Google Mail zu verwenden oder ein Dokument zu erstellen, in dem alle Ihre Vorlagen an einem Ort gespeichert sind.

2. Sie bekommen viel zu viele Newsletter

Sie wachen jeden Morgen mit unzähligen ungelesenen Nachrichten auf, darunter nicht weniger als 30 verschiedene Newsletter (Schlagzeilen! Verkäufe! Beste Restaurants in der Region! Branchennachrichten!). Sie liegen mit kaum geöffneten Augen im Bett und wischen jeden einzelnen direkt in den Mülleimer. Dies ist ein notwendiger Teil der Erfahrung, sagen Sie sich. Ich habe mich dafür angemeldet und jetzt ist dies der Preis, den ich zahlen muss.

Warum das so ist

Ich verstehe: Newsletter sind ansprechend. Bei so vielen großartigen gibt es Schwierigkeiten, aus dem, was einfach interessant ist, herauszufinden, was wirklich wertvoll ist. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Tagesauszug oder einen neuen wöchentlichen Brief finden, der wirklich nützlich erscheint, fragen Sie sich, ob Sie wirklich sicher sind, bevor Sie die goldenen Schlüssel an Ihren Posteingang übergeben – und das sind Sie. Also abonnieren Sie. Aber bevor Sie es wissen und auch ohne dass Sie es beabsichtigen, wird dieses Abonnement in einer langen Reihe von Löschungen am frühen Morgen schnell zu einem weiteren.

Wie man es repariert

Verhindern Sie dies, indem Sie sich absichtlich abmelden. Geben Sie sich jedes Mal, wenn Sie einen neuen Newsletter abonnieren, eine Testwoche. Wenn Sie am Ende einer Woche nicht begeistert sind, es zu öffnen (oder dies noch nicht einmal getan haben), melden Sie sich ab. Keine Fragen gefragt. Ich weiß, was Sie denken: Wer hat die Zeit, das alles zu tun? Sie tun dies mit Apps wie Unroll. Me (für Newsletter) und BoxBe (für Personen).

3. Sie verlieren häufig E-Mail-Threads oder vergessen sie vollständig

Sie arbeiten mit fünf anderen Mitarbeitern an einem bevorstehenden Projekt, und jemand hat einen Thread gestartet, um die Besprechungszeiten für die nächste Woche herauszufinden. In Anbetracht all der anderen Aufgaben, die Sie auf Ihrem Teller haben, ist es in Ordnung, dieses kleine Planungsdetail bis später zu verschieben – noch besser, wenn die Konversation weiter entwickelt ist und Sie mehr zu tun haben. Ein paar Stunden später suchen Sie nach den Nachrichten, und sie sind weg. Egal welche Suchbegriffe Sie versuchen.

Warum das so ist

Zwei Möglichkeiten: Ihr Posteingang ist viel zu überladen oder viel zu organisiert. Ich spreche von den Menschen, die entweder sofort alles unter der Sonne loswerden oder Tausende und Abertausende ungelesener Nachrichten horten. Jede E-Mail, die Sie von Ihrem Chef, Ihrem Nachbarn, Ihrem Partner und Ihrer Großmutter erhalten, wird in die Archive verbannt oder bleibt für immer in Ihrem Posteingang.

Wie man es repariert

Es ist Zeit, Ihren Posteingang zu reinigen. Nehmen Sie sich eines Tages eine Stunde Zeit und widmen Sie sie nur dem Sortieren von Nachrichten. Sie können: Threads in Ordner verschieben, Tags verwenden, alles markieren, worauf Sie später zurückgreifen müssen , Boomerang ausprobieren oder eines dieser fantastischen Tools ausprobieren. Wählen Sie eine Methode nicht nur aus, um eine auszuwählen, sondern wählen Sie eine, von der Sie wissen, dass sie für Sie sinnvoll ist. Möglicherweise müssen Sie einige Systeme testen, bevor Sie die perfekte Option finden, aber vertrauen Sie mir, ein paar Stunden, die Sie damit verbringen, sparen Ihnen auf lange Sicht eine Menge.

Wenn Ihnen eines dieser Szenarien bekannt vorkommt, ist das in Ordnung. Es ist normal, dass Ihr Posteingang Ihr Leben regiert. Das heißt aber nicht, dass du aufgeben musst. Beginnen Sie stattdessen mit der Lösung des Problems, E-Mail für E-Mail, bis Sie wieder die Kontrolle haben.

Haben Sie Tricks zur E-Mail-Verwaltung, die ich ausprobieren sollte und die nicht enthalten waren? Tweet mich @caroqliu und lass es mich wissen!