3 kleine E-Mail-Fehler, die Sie nach dem Urlaub machen werden

3 kleine E-Mail-Fehler, die Sie nach dem Urlaub machen werden (die so vermeidbar sind)

Im Idealfall war Ihre Zeit außerhalb der Arbeit (zumindest etwas) entspannend. Aber dieser Zen nach dem Urlaub kann direkt aus dem Fenster gehen, wenn Sie sich hinsetzen, um Ihren Posteingang in Angriff zu nehmen und festzustellen, dass ungefähr eine Million Nachrichten auf Sie warten.

Das Beantworten von E-Mails kann jeden Tag stressig sein, aber es ist noch schlimmer, wenn sie sich häufen. Wenn Sie diesen Stress spüren, können Sie sich das Ziel setzen, so schnell wie möglich durchzukommen – nur um einen der folgenden Fehler zu begehen.

Nehmen Sie sich also ein paar Minuten Zeit, um zu lesen, wie Sie sie vermeiden können: Es wird sich lohnen!

1. Priorisierung der Reaktionszeit gegenüber der Qualität

Mathematisch gesehen ist es sinnvoll, so schnell wie möglich zu antworten. Wenn Sie eine Minute damit verbringen, eine E-Mail zu lesen und eine Minute zu antworten, werden Sie Ihre Liste viel schneller durcharbeiten als wenn Sie fünf Minuten mit Lesen und fünf Minuten mit Antworten verbringen.

Und obwohl Sie Recht haben, dass dies kein Tag ist, um intern zwischen „Klingt gut!“ Zu debattieren. Im Vergleich zu „Ich stimme zu“ möchten Sie auch nicht einfach eine schnelle Antwort abfeuern.

„Hört sich gut an“ oder „Ich stimme zu“ funktionieren genauso gut, wenn jemand gefragt hat, ob Ihnen der Plan gefällt, aber es macht keinen Sinn, wenn er Ihnen eine bestimmte Frage dazu stellt. Das heißt, Sie werden noch eine weitere E-Mail von ihnen erhalten – und sie werden wissen, dass Sie nicht gelesen haben, was sie das erste Mal geschrieben haben.

Die Reparatur

Wenn Sie Seiten mit E-Mails haben, die Sie durcharbeiten können, und den Wunsch, so schnell wie möglich zu antworten, nicht eindämmen können, kopieren Sie eine allgemeine Antwort und fügen Sie sie ein. Versuchen Sie Folgendes: „Ich werde heute E-Mails nachholen. Wenn Sie vor 17 Uhr eine Antwort benötigen, senden Sie mir bitte eine E-Mail und lassen Sie es mich wissen. “

Ja, es ist ein zusätzlicher Schritt, aber wenn Ihr oberstes Ziel darin besteht, als erstes zu allen zurückzukehren, können Sie dies tun, dann ausatmen und sich Zeit nehmen, um zu antworten.

2. Alles mit „FYI“ weiterleiten

In Ihrem Kopf teilen Sie eine Statusaktualisierung, damit die andere Person Ihnen sagen kann, was als Nächstes zu tun ist. Aber im Kopf Ihres Empfängers, sagen Sie, wurde dies erledigt. Sie verfolgen im Wesentlichen einen „Hot Potato“ -Ansatz für E-Mails, vorausgesetzt, die Verantwortung liegt bei demjenigen, der sie zuletzt erhalten hat – was bedeutet, dass eine gute Möglichkeit von Missverständnissen besteht.

Deshalb als Muse Managing Editor schreibt Jenni Maier,,: „Jede einzelne E-Mail sollte einen nächsten Schritt enthalten (auch wenn dies keine Antwort erforderlich ist).“

Wenn Sie eine E-Mail mit heißen Kartoffeln senden, geschieht eines von zwei Dingen. Sie erhalten es sofort mit einer Frage zurück (alles, was Sie getan haben, ist doppelte Arbeit). Oder, vielleicht noch schlimmer, sie sagen nichts und Sie denken, die andere Person ist diejenige, die die nächsten Schritte unternimmt.

Die Reparatur

Befolgen Sie Maiers Rat und stellen Sie sicher, dass Nachrichten eine klare Absicht haben. Wenn Sie etwas mitschicken, nur um die Schleife zu schließen, ist es absolut in Ordnung, dies zu sagen, oder sogar „als Referenz“. Wenn Sie genau formulieren, was Sie von der anderen Person wollen, müssen Sie zuerst klar werden – was bedeutet, dass Sie sich selbst einfangen, wenn Sie wirklich einen Schritt selbst tun müssen, bevor Sie Ihre Fortschritte teilen.

3. Antworten in der Reihenfolge, in der sie eingegangen sind

Ihr Plan, in umgekehrter chronologischer Reihenfolge zu antworten, ist gut gemeint: Sie möchten zuerst zu der Person zurückkehren, die am längsten gewartet hat. Es ist jedoch kein kluger Plan, wenn Ihr Ziel darin besteht, so effizient wie möglich zu sein.

Ein typisches Beispiel: Ich habe mit jemandem zusammengearbeitet, der zwei Wochen Urlaub gemacht hat, und als er zurückkam, antwortete er zuerst auf seine ältesten E-Mails. Dies bedeutete, dass er meine Fragen weiterverfolgte, um zu fragen, ob sie sortiert worden waren – bevor er eine spätere Kette sah, in der sein Ansprechpartner diese Probleme für mich löste.

Das „Hast du das bekommen?“ und „Nevermind! Sah, dass du es getan hast! “ E-Mails waren unnötig, und wenn Ihr gesamtes Ziel darin besteht, schnell aufzuholen, möchten Sie keine Zeit damit verschwenden.

Die Reparatur

Dies ist eine großartige Zeit für das LIFO: Last In, First Out Ansatz. Denn wie Alex Cavoulacos, COO von Muse, erklärt: „Diese Technik basiert darauf, dass sich das alte Zeug mit sich selbst befasst.“

Mit anderen Worten, als Sie vor einer Woche zu der E-Mail kamen, die jemand gesendet hat, könnte es sehr gut sein, dass er bereits alles bearbeitet hat, worüber er Sie gefragt hat. Und wenn sie Ihre Aufmerksamkeit eher früher als später wünschen, bin ich bereit zu wetten, dass sie das Rückgabedatum auf Ihrem OOO notiert und ein Follow-up gesendet haben, das sich bei Ihrer Rückkehr oben in Ihrem Posteingang befand.

Wenn Sie auf Nachrichten im Wert von einer Woche starren, besteht Ihre Versuchung möglicherweise darin, einfach einzutauchen. Wenn Sie jedoch überlegen, wie Sie antworten, vermeiden Sie häufige Fehler und sparen sich, dass Sie zurückgehen und sie beantworten müssen nochmal.