3 Stumpfe Arbeits-E-Mail-Vorlagen, die Sie benötigen

3 Mal ist eine stumpfe E-Mail-Antwort erforderlich (Vorlagen enthalten!)

An diesem Punkt würden Sie denken, dass das Schreiben einer E-Mail für Sie eine Selbstverständlichkeit wäre. Und in einigen Fällen ist es total.

Aber in anderen Fällen möchten Sie sich die Haare ausreißen und es für den Tag beenden. Besonders wenn Sie wissen, dass Sie eine schreiben müssen, die nicht sehr freundlich sein wird. Denn während Sie vielleicht einen sehr klaren Punkt haben, den Sie vermitteln möchten, möchten Sie nicht das Risiko eingehen, sich wie ein Idiot zu lösen.

Sie könnten versuchen, darum herum zu tanzen. Sie könnten sogar versuchen, ein paar Dinge hinzuzufügen, damit eine E-Mail ein bisschen besser klingt. Aber es gibt Zeiten, in denen eine stumpfe Reaktion tatsächlich notwendig ist.

Hier sind einige dieser Zeiten (und keine Sorge, der Titel hat nicht gelogen, ich habe auch Vorlagen eingefügt).

1. Wenn Ihr Kollege hinter dem Zeitplan zurückbleibt

Es ist nur natürlich, dass Sie vermeiden möchten, die Gefühle Ihres Teamkollegen zu verletzen. Aber es ist genauso selbstverständlich, dass Sie Ihre Arbeit erledigen möchten. Wenn Sie dieser Person ein paar E-Mails gesendet haben, um sie ohne Ergebnisse voranzutreiben, ist es wahrscheinlich an der Zeit, etwas direkter zu sein.

Hier ist wie:

Hallo,

Wie wir bereits besprochen haben, bin ich verantwortlich für [Projekt / Präsentation / Bericht / Zusammenstellung eines Diagramms] für [Kunde / Unternehmen / Team]. Ich kann es nicht ohne [den fehlenden Teil Ihres Kollegen] abschließen.

Mir fehlt noch Folgendes:

– [Aufgabe 1 einfügen]
– [Aufgabe 2 einfügen]
– [Aufgabe 3 einfügen]

Um das Projekt fertig zu stellen, brauche ich dies spätestens bis zum [Datum auswählen]. Wenn Sie Hilfe benötigen, um dies / diese zu erledigen, oder wenn ein Hindernis im Weg steht, lassen Sie es mich bitte wissen, damit wir eine Lösung finden können.

[Dein Name]

Der Schlüssel hier ist, Hilfe anzubieten und herauszufinden, ob ein größeres Problem im Weg steht. Während sie möglicherweise nur zu spät kommen, warten sie möglicherweise auch auf etwas am Ende und reagieren daher besser auf die E-Mail, wenn Sie keine Annahmen treffen.

2. Wenn jemand immer wieder den gleichen Fehler macht

Ich glaube nicht, dass jemand morgens aufwacht und sagt: „Hey, ich weiß, dass ich diesen Fehler gemacht habe, aber wen interessiert das?“ Gleichzeitig können Fehler zu Schneebällen führen – auch zu denen, auf die Sie hingewiesen wurden.

Wenn also jemand bei der Arbeit immer wieder dasselbe macht (und Sie zurückversetzt), probieren Sie diese Vorlage aus:

Hallo,

Ich wollte Ihnen eine kurze Nachricht senden, weil [der Fehler], den wir besprochen haben, wieder auftauchte. Leider führte dies dazu, dass das Team [Effekt 1, Effekt 2, Effekt 3] hatte, was nicht ideal war.

Haben Sie weitere Fragen, die ich beantworten kann, um dies in Zukunft zu korrigieren? / Steht irgendetwas im Wege, dies zu tun?

Bitte lassen Sie es mich wissen und ich würde gerne helfen,

[Dein Name]

Seien Sie auch hier direkt, aber bieten Sie Unterstützung an. Sie und ich haben schon viele Fehler gemacht. Und wenn Sie uns beide nicht anlügen, waren einige davon Wiederholungsfehler. Also ruf es aus, aber beende es mit einer positiven Note.

3. Ihre Teamkollegen können keine Entscheidung treffen

Ich weiß nichts über dich, aber manchmal sage ich mir: „Ihr alle müsst nur eine Entscheidung treffen.“ Nicht nur bei der Arbeit, sondern wenn Sie mich bei einem Spaziergang durch New York City erwischen, hören Sie mich vielleicht auch diese Worte vor mich hin murmeln.

Dies ist besonders frustrierend, wenn es Sie aufhält. Wenn Sie also feststellen, dass eine Kette außer Kontrolle gerät, haben Sie keine Angst davor, mit einer stumpfen Antwort einzugreifen:

Hallo,

Ich denke, wir müssen einen Schritt zurücktreten und neu bewerten, was wir bisher besprochen haben. Letztendlich sollte dies uns helfen, eine endgültige Entscheidung zu treffen

Folgendes haben wir bisher in Betracht gezogen:

– [Gegenleistung 1 einfügen]
– [Gegenleistung 2 einfügen]
– [Gegenleistung 3 einfügen]

Auf dieser Grundlage wäre meine Empfehlung [Ihre Gedanken zur endgültigen Entscheidung]. Wenn Sie alle einverstanden sind, können wir meiner Meinung nach vorankommen. Wenn nicht, werde ich im Kalender Zeit finden, die wir persönlich besprechen können.

[Dein Name]

Dieser sollte noch direkter sein als die anderen. Zu diesem Zeitpunkt stehen Ihre Kollegen kurz vor der Debatte bis zum Ende der Zeit. Dies hilft nicht nur allen, wieder auf Kurs zu kommen, sondern zeigt auch allen, dass Sie führend sein können.

E-Mail ist schwierig, und es wird wahrscheinlich immer auf die eine oder andere Weise schwierig sein. Eines der häufigsten Dinge, die es zu einer Herausforderung machen, ist der Wunsch, diplomatisch zu sein. Aber hier ist die Sache: Manchmal erfordert eine Situation, dass Sie Ihren Fuß zumindest bis zu einem gewissen Grad setzen. Sie müssen kein kompletter Trottel sein, um stumpf zu sein – und in vielen Fällen helfen Sie dabei, Dinge dahin zu bewegen, wo sie sonst nicht wären.