3 Arbeitsplatzakronyme, die Sie verwenden sollten

3 Arbeitsplatzakronyme, die Sie verwenden sollten

Lieben Sie nicht einfach Tools, Verknüpfungen oder Hacks , mit denen Sie Dinge schneller oder effizienter erledigen können? Wer möchte schon mehr Zeit damit verbringen, etwas zu tun, als Sie unbedingt brauchen?

In diesem Sinne sind hier drei großartige Akronyme für den Arbeitsplatz, die Sie kennen sollten. Alle bieten Frameworks, mit denen Sie sich unabhängig von Ihrer Arbeit auf den Punkt konzentrieren können.

1. OHIO: Behandeln Sie es nur einmal

Wie oft öffnen Sie eine E-Mail, um sie erneut zu lesen? Vielleicht drei oder vier Mal?

Das ist eine super unproduktive Arbeit, es sei denn, Sie denken tief darüber nach. Angesichts der Tatsache, dass Experten sagen, dass nur 20% unserer E-Mails für unsere Arbeit wesentlich sind, verschlimmert ein mehrmaliges Berühren nur die Situation.

Stattdessen OHIO! Öffne es einmal und mache etwas damit. (Dies funktioniert übrigens auch für Papierkram, eingehende Post oder andere Dinge.) Probieren Sie diese praktischen Tipps aus “ Erledigen von Aufgaben“ aus, um E-Mails oder Papierpost effektiver zu bearbeiten.

  • Brauchst du es nicht Lösche es!
  • Wenn Sie es behalten möchten, aber keine sofortigen Maßnahmen ergreifen müssen, legen Sie es ab.
  • Wenn Sie sofort darauf reagieren können – denken Sie an die Nachrichten, deren Beantwortung weniger als zwei Minuten dauert , tun Sie dies.
  • Für Nachrichten mit echtem Arbeitsinhalt müssen Sie Prioritäten setzen und Zeit damit verbringen, sie in einem Aktionsordner abzulegen und dann zurückzukehren, wenn Sie bereit sind, in diesem Bereich gezielt zu arbeiten.

2. FIOSP: Fakten, Problem, Ziel, Strategie, Plan

Vor vielen Jahren teilte mir ein Mentor diesen Prozess mit und ich benutze ihn ständig zur Problemlösung oder Fehlerbehebung. Es ist eine große Hilfe, meine Gedanken zu organisieren und einen Aktionsplan zusammenzustellen, egal ob ich an meinem eigenen Projekt oder mit einem Team arbeite.

Wenn Sie das nächste Mal mit einer Arbeitskrise konfrontiert sind, die Sie so schnell wie möglich lösen müssen, versuchen Sie Folgendes:

Tatsache

Beginnen Sie, indem Sie Ihre Fakten klarstellen. Sie könnten versucht sein, zu Annahmen, Beobachtungen oder Meinungen zu gehen, Lösungen zu finden oder sogar die Wurzel des Problems zu beschuldigen. Bei der Fehlerbehebung müssen Ihre Lösungen jedoch in die Fakten der Angelegenheit eingebettet sein.

Angenommen, Sie versuchen, das Problem eines Kunden zu lösen, der mit dem Callcenter-Service Ihres Unternehmens nicht zufrieden ist. Hier sind die Fakten:

Die Antwortzeiten im Call Center betragen 60% der Anrufe, die innerhalb von zwei Minuten beantwortet wurden. Unser Vertrag besagt, dass wir 80% der Anrufe innerhalb von zwei Minuten beantworten müssen.

Problem

Sobald Sie die Fakten der Angelegenheit bekannt haben, geben Sie das Problem an, das von den Fakten bestimmt wird. Vermeiden Sie auch hier die Schuld und schauen Sie sich die Auswirkungen der Fakten an:

Der Kunde ist mit Beschwerden von Mitarbeitern über unseren Service überflutet, wodurch unsere zukünftigen Verträge mit ihm gefährdet werden. Darüber hinaus kostet die Nichteinhaltung des Vertrags unserem Unternehmen Bußgelder in Höhe von 1.000 USD pro Tag.

Zielsetzung

Hier wird Ihnen klar, was genau Ihr Ziel in der Situation ist. Es wird helfen, die Lücken zwischen den Fakten und den Zielen zu identifizieren.

Unser Ziel ist es, 80% aller Anrufe gemäß Vertrag innerhalb von zwei Minuten zu beantworten, den aktuellen Rückstand zu beseitigen und die anfallenden Bußgelder zu stoppen.

Strategie

Jetzt treten Sie zurück und sehen sich das Gesamtbild an: Wie passen die Probleme zu den Fakten – und wie müssen die richtigen Korrekturmaßnahmen sein?

Unsere Strategie besteht darin, die schlechte Leistung zu beheben, indem wir geschultes Reservepersonal hinzuziehen, die Callcenter-Stunden diese Woche um zwei Stunden pro Tag verlängern und bei Bedarf Anrufe an ein gut geschultes Überlaufcenter tätigen.

Planen

Sobald Sie Ihre Strategie identifiziert haben, sind dies die taktischen Schritte, die Sie unternehmen werden, um sie umzusetzen. Hier können Sie nach Bedarf Aufgaben und Zeitpläne zuweisen.

Kontoverwaltung
Überprüfen Sie den Korrekturmaßnahmenplan mit dem Kunden bis zum heutigen Geschäftsschluss.
Stellen Sie alle 24 Stunden Kundenaktualisierungen bereit, bis die Service-Levels wieder den Anforderungen entsprechen.

Betrieb
Passen Sie die Systeme an, um zwei zusätzliche Betriebsstunden von COB heute zu ermöglichen.
Rufen Sie bis Dienstag drei zusätzliche Vollzeitkräfte an.

Rechtliches
Überprüfen Sie die Auswirkungen eines nicht konformen Vertrags und bewerten Sie die bisherigen Schäden.

Mit diesem Framework können Sie schnell und einfach von Kopfschmerzen zu Lösungen wechseln und Ihr Team zu einem produktiveren Gespräch über die Lösung von Arbeitsplatzproblemen führen.

3. BRAN: Vorteile, Risiken, Alternativen, nichts

Nein, hier geht es nicht um Müsli! Es ist eine schnelle Abkürzung für die Bewertung von Vor- und Nachteilen sowie der Auswirkungen auf die Entscheidungsfindung.

Angenommen, Ihre Abteilung versucht zu entscheiden, ob ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden soll, um bei Social-Media-Kampagnen zu helfen.

Schauen wir uns BRAN an.

Leistungen

  • Steigern Sie Impressionen und Markenbekanntheit, indem Sie eine konsistente Präsenz in den fünf wichtigsten Social-Media-Veranstaltungsorten schaffen, die unser Publikum nutzt.
  • Erweitern Sie unsere Mailingliste.
  • Erhöhen Sie die Website-Ansichten.
  • Halten Sie uns auf dem neuesten Stand der Social-Media-Märkte.

Risiken

  • Es ist schwierig, den ROI in Social Media-Kampagnen zu messen. Woher wissen wir, ob es funktioniert?
  • Fügt eine Anzahl von Mitarbeitern und Kosten hinzu, die mit einer neuen Einstellung verbunden sind.
  • Ich bin mir nicht sicher, ob die Bekanntheit sozialer Marken zum Kunden- oder Umsatzwachstum beiträgt.

Alternativen

  • Weisen Sie vorhandenen Mitarbeitern in kleinerem Maßstab soziale Medien zu und messen Sie die Ergebnisse.
  • Finden Sie einen kostengünstigen Praktikanten, um das Konzept im Sommer zu beweisen.
  • Teilen Sie die Kosten eines Social Media Managers mit anderen Abteilungen in der Organisation.

Nichts

  • Setzen Sie den Status Quo mit den aktuellen Marketingbemühungen fort, fügen Sie weder die Anzahl der Mitarbeiter noch den Umfang hinzu und nehmen Sie keine Änderungen vor, um das Social-Media-Stück zu erweitern.

Denken Sie daran, Sie haben immer die Möglichkeit, nichts zu tun. Manchmal ist „noch nicht“ eine gute Antwort, bis Sie mehr Informationen, mehr Finanzmittel oder eine klarere Leistungserklärung erhalten.

Der Arbeitsplatz kann oft komplex sein, aber die Verwendung von Frameworks und Tools kann dazu beitragen, einen Teil dieser Komplexität zu verringern – und zu Lösungen und Entscheidungen zu gelangen, die Ihnen und Ihrer Arbeit besser dienen!

Foto des Kreuzworträtsels mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.