Möglichkeiten, Ihren Job zu erleichtern, vereinfachen Sie Ihren Job

31 Genius-Tipps zur Erleichterung Ihres Arbeitstages

Wir alle wissen, dass Arbeit Arbeit beinhaltet. Selbst wenn Sie Ihren Job lieben, kann es nicht immer einfach sein und es kann nicht immer Spaß machen.

Aber manchmal möchten wir, dass unsere Arbeit ein wenig (oder viel) einfacher wird. Wir möchten unsere Arbeit schneller erledigen, uns nicht überfordert oder überfordert fühlen und mehr Zeit für die Dinge haben, die wir wirklich lieben.

Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu tun (ohne ein totaler Faulpelz zu sein). Schauen Sie sich unsere bevorzugten Tipps und Tricks an, um produktiver zu sein, Dinge, die Sie nicht tun müssen, von Ihrer To-Do-Liste zu entfernen und Ihre Arbeit insgesamt zu einer viel angenehmeren Erfahrung zu machen.

1. Planen Sie nicht, zu viel zu tun

Hier ist ein Geheimnis für Sie: Die meisten Aufgabenlisten sind viel zu lang, was zu Überarbeitung und Stress führt, wenn nicht alles erledigt ist. Nehmen Sie stattdessen an, Sie können nur eine große Sache, drei mittlere Dinge und fünf kleine Dinge pro Tag erledigen (weniger, wenn Sie viele Besprechungen haben). Wir haben eine Vorlage erstellt, mit deren Hilfe Sie eine vernünftigere Aufgabenliste planen können.

2. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben mit hoher Belohnung

Konzentrieren Sie den größten Teil Ihrer Energie auf die Aufgaben, mit denen Sie die größten Ergebnisse erzielen. Sie werden so aussehen, als würden Sie viel mehr tun, aber heimlich mit weniger Aufwand. Dies wird oft als niedrig hängende Frucht bezeichnet – die Belohnungen, die Sie mit geringstem Aufwand erzielen können.

3. Arbeiten Sie in Sprints

Es wurde gesagt , Zeit und Zeit wieder, dass das Geheimnis zu mehr Arbeit immer zur Arbeit in Bursts in weniger Zeit ist, mit Pausen dazwischen. Die Intervalle, die Sie wählen, hängen von Ihrer Arbeit und Ihren Vorlieben ab. Stellen Sie jedoch, was auch immer Sie tun, einen Timer ein, geben Sie Ihr Bestes, um für diesen Zeitraum konzentriert zu bleiben, und stehen Sie dann tatsächlich auf und machen Sie dazwischen eine Pause. Sie fühlen sich während Ihrer Arbeitssitzungen energetisiert und sind letztendlich viel effizienter.

4. Geben Sie jedem Tag ein Thema

Entmutigen Sie Ablenkungen immer wieder, sich auf die eigentlichen wichtigen Dinge zu konzentrieren? Benutzen Jack Dorsey – den Mitbegründer von Twitter sowie den CEO von Square und versuchen Sie, jedem Tag ein Thema zu geben. Auf diese Weise wissen Sie, wenn Ablenkungen auftreten, dass Sie sie entweder auf einen anderen Tag verschieben oder, wenn Sie müssen, schnell mit ihnen umgehen und wieder auf Kurs kommen.

5. Beginnen Sie mit der schwierigsten Aufgabe

Wenn Sie morgens als erstes das Schwierigste auf Ihrem Teller aus dem Weg räumen, wird sich der Rest des Tages im Vergleich viel einfacher anfühlen. Außerdem verschwenden Sie nicht den ganzen Tag geistige Energie, wenn Sie über diese herausfordernde Sache nachdenken, die Sie tun müssen.

6. Folgen Sie Ihrer Energie

Jeder hat bestimmte Tageszeiten, zu denen er mehr oder weniger produktiv ist. Wenn Sie während Ihrer Energie-Ausfallzeiten große Projekte planen, erschweren Sie sich die Arbeit. Versuchen Sie stattdessen, Ihren idealen Tag anhand Ihres Energieniveaus zu bestimmen.

7. Bekämpfe es nicht, wenn du dich nutzlos fühlst

Wahrscheinlich ist es eines der schwierigsten Dinge bei der Arbeit, sich zu zwingen, hart zu arbeiten, wenn Sie sich wirklich nicht ganz oben auf Ihrem Spiel fühlen. Wenn Sie also keine anstehende Frist haben und dies absolut nicht können, verschieben Sie diese bestimmte Aufgabe und tun Sie etwas, das besser zu Ihrer geistigen Leistungsfähigkeit passt. Die Schriftstellerin Katie Douthwaite schlägt vor, dass dies eine großartige Zeit ist, um diese langweiligen, eintönigen Aufgaben zu erledigen.

8. Verwenden Sie Vorlagen, wann immer Sie können

Warum das Rad jedes Mal neu erfinden, wenn Sie etwas tun müssen? Haben Sie eine E-Mail, die Sie oft schreiben müssen? Verwenden Sie eine Vorlage. Müssen Sie eine Präsentation erstellen? Verwenden Sie eine Vorlage. Neugestaltung Ihres Lebenslaufs? Verwenden Sie eine Vorlage. Du bekommst das Bild.

9. Richten Sie vordefinierte Antworten ein

Besser noch, wenn Sie Google Mail verwenden, richten Sie diese Vorlagen als vordefinierte Antworten ein, damit Sie nicht einmal Ihren Posteingang verlassen müssen, um sie dort abzulegen und abzusenden.

10. Richten Sie Auto-Text ein

Wenn Sie häufig unterwegs auf Nachrichten von Ihrem Telefon aus antworten, erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie den automatischen Text einrichten. Zum Beispiel könnte „Tonhöhe“ erweitert werden, um Ihre Aufzugsneigung auszufüllen – was bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal das Ganze auf Ihrer winzigen Tastatur eingeben müssen. Lesen Sie hier, wie Sie es einrichten.

11. Oder tippen Sie überhaupt nicht

Sie können auch die Talk-to-Text-Funktion Ihres Telefons verwenden, um einfacher und schneller auf Nachrichten zu reagieren. Der Produktivitätsexperte Alex Cavoulacos erklärt hier, wie sie es zu ihrem Vorteil nutzt.

12. Kürzen Sie Ihre E-Mails

Wir gehen davon aus, dass das Beantworten von E-Mails viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt. Was wäre, wenn Sie es sich leichter machen würden, indem Sie ein Limit für die Dauer jeder Antwort festlegen? Natürlich müssen einige Nachrichten länger sein als andere, aber fordern Sie sich heraus, sie so oft wie möglich unter fünf Sätzen lang (oder sogar kürzer!) Zu halten.

13. Nur ein Gespräch führen

Lange E-Mail-Ketten haben dich fertig gemacht? Wenn ein Gespräch zu kompliziert wird, überlegen Sie, ob es einfacher ist, einfach ans Telefon zu gehen oder ein Meeting zu vereinbaren, um es auszusprechen. Manchmal kann ein 10-minütiges Gespräch stundenlange E-Mail-Nachrichten eliminieren.

14. Beseitigen Sie Folge-E-Mails

Nichts erschwert das Beantworten von E-Mails so sehr, als dass Ihr Posteingang ständig mit Folge-E-Mails von Personen gefüllt wird, auf die Sie noch keine Antwort erhalten haben. Richten Sie also einen Auto-Responder ein, der die Leute darüber informiert, dass Sie die Nachricht erhalten haben, und der rechtzeitig reagiert. Hoffentlich halten Sie die eifrigen Biber davon ab, Ihnen ständig eine E-Mail zu senden. Sie können sogar Antworten auf häufig gestellte Fragen hinzufügen, um der Messengerin möglicherweise dabei zu helfen, sich selbst zu helfen (und zu verhindern, dass Sie überhaupt antworten müssen).

15. Setzen Sie die OHIO-Strategie ein

Wie oft öffnen Sie eine E-Mail, lesen sie und lassen sie dann in Ihrem Posteingang, um sie später zu bearbeiten? Tu das nicht! Es kostet tatsächlich mehr Zeit und Energie, es mehrmals zu verarbeiten. Folgen Sie stattdessen der OHIO-Strategie (nur einmal behandeln) und bearbeiten Sie sie sofort, sei es durch Löschen, Beantworten, Abschießen an die richtige Person oder für größere Nachrichten, die mehr Zeit erfordern, durch Analysieren Aufgaben, die Sie auf Ihre To-Do-Liste setzen müssen.

16. Befreien Sie sich von so vielen Entscheidungen wie möglich

Entscheidungsermüdung ist real – und es könnte Ihre Tage viel schwieriger machen. Beseitigen Sie so viele Entscheidungen wie möglich, damit Ihre Arbeit nicht beeinträchtigt wird. Dies kann bedeuten , dass Sie eine Arbeitskleidung tragen, damit Sie nicht jeden Tag ein Outfit auswählen, eine Woche lang dasselbe zum Mittagessen bringen oder ein ständiges Treffen mit Ihrem Chef vereinbaren müssen, damit Sie nicht immer nachfragen müssen für einen. Was auch immer nötig ist, um viele Ihrer Entscheidungen auf den Autopiloten zu setzen.

17. Beenden Sie Multitasking

Diese Angewohnheit mag Ihnen das Gefühl geben, dass Sie mehr erledigen, aber sie verlangsamt Sie tatsächlich und macht Ihre Arbeit schwieriger als nötig. Geben Sie also Ihr Bestes, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bis sie erledigt ist, und fahren Sie dann mit der nächsten fort. Sie werden feststellen, dass Ihr Geist klar ist und Ihre Arbeit besser (und einfacher) ist.

18. Lass dir einen Cliffhanger

Manchmal ist es am schwierigsten, an etwas zu arbeiten. Erleichtern Sie sich also den Einstieg in eine Aufgabe, indem Sie sich als Cliffhanger zurücklassen. Das heißt, wenn Sie Ihre Füße schleppen, um ein Projekt zu starten, starten Sie einfach, machen Sie ein wenig davon (auch wenn es nicht Ihre beste Arbeit ist) und lassen Sie es dann unvollendet, um zum nächsten Tag zurückzukehren. Der Einstieg wird viel einfacher, wenn Sie bereits einen Ort haben, an den Sie springen können.

19. Entfernen Sie etwas von Ihrer To-Do-Liste

Betrachten Sie jedes Element auf Ihrer To-Do-Liste ernsthaft, um festzustellen, ob es etwas gibt, das tatsächlich nicht wichtig ist. Dies gilt insbesondere für Dinge, die immer wieder in den Hintergrund treten. Es lohnt sich, sich zu fragen: „Wenn ich das so sehr aufgeschoben habe, ist es wirklich so notwendig?“

20. Sagen Sie „Nein“ zu etwas

Erwägen Sie nicht nur, etwas von Ihrem Teller zu entfernen, sondern auch ein wenig häufiger Nein zu neuen Anfragen zu sagen. Natürlich können Sie dies nicht die ganze Zeit tun, um einfach von der Arbeit wegzukommen, aber wenn Sie sich überfordert fühlen oder nach etwas gefragt werden, das nicht mit der Arbeit zu tun hat (z. B. ein Informationsinterview mit dem Kind eines Freundes), saugen Sie es auf und sag „nein“. Hier sind einige Vorschläge, wie Sie es Ihrem Chef und Ihren Freunden gut sagen können.

21. Ständig Fragen stellen

Falls Sie noch nichts gehört haben, können Besprechungen leicht zu einer enormen Zeitverschwendung werden. Jedes Mal, wenn Sie ein Meeting planen – auch ein wiederkehrendes , sollten Sie sich wirklich fragen, ob es überhaupt passieren muss, ob Sie zu viel Zeit dafür einplanen oder ob Sie anwesend sein müssen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lautet, sollten Sie eine Anpassung in Betracht ziehen (oder mit Ihrem Chef sprechen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit so effektiv wie möglich nutzen).

22. Haben Sie eine „To-Don’t“ -Liste

Starten Sie eine “ To -Don’t“ -Liste, um sich selbst dabei zu helfen, „Nein“ zu sagen und Entscheidungsermüdung zu reduzieren – eine Liste von Dingen, die Sie niemals Ihre Zeit verschwenden sollten. Schauen Sie sich diese Ideen an, um loszulegen.

23. Delegieren Sie einen Teil Ihrer Arbeit

Gibt es eine Aufgabe, die Sie wirklich, wirklich fürchten oder von der Sie glauben, dass sie nicht mehr Teil Ihrer Stellenbeschreibung ist? Überlegen Sie, ob es sich lohnt, es an einen jüngeren Mitarbeiter zu delegieren, oder ob es Zeit ist, einen Praktikanten oder einen neuen direkten Bericht einzureichen, wenn Sie wirklich ertrinken. Hier sind einige Richtlinien, um herauszufinden, wann die Delegation der richtige Weg ist.

24. Oder Crowdsource!

Die Autorin Jennifer Dziura schlägt Crowdsourcing vor, um „weniger Aufwand für sich selbst zu betreiben und Kunden und Benutzer glücklicher zu machen“. Im Wesentlichen arbeitet es mit dem Kunden oder Benutzer zusammen, um Vorschläge, Präsentationen und dergleichen zu machen. Um mehr darüber zu erfahren, wie es sich in Ihrem Arbeitsalltag auswirken kann, lesen Sie ihren Artikel.

25. Machen Sie einen Arbeitstausch

Haben Sie eine Aufgabe, vor der Sie sich fürchten, oder sind Sie sich nicht sicher, wie Sie damit umgehen sollen? Fragen Sie eine Kollegin in Ihrer Abteilung, ob sie tauschen möchte! Grundsätzlich schickst du eine deiner am wenigsten bevorzugten Aufgaben auf ihre Weise, und sie schickt eine ihrer Aufgaben an dich. Sie müssen sich nicht durch etwas ziehen, vor dem Sie sich gefürchtet haben, aber die Arbeit wird erledigt – möglicherweise sogar besser, als Sie es selbst hätten tun können. Jemand, der sich nicht über die Aufgabe geärgert hat, kann möglicherweise schnell etwas sehen, das Sie nicht sehen können.

26. Vermeiden Sie Perfektionismus (außer wo es wirklich darauf ankommt)

Wenn Sie Druck auf sich selbst ausüben, um all Ihre Arbeit perfekt zu machen, werden Sie nicht nur gestresst, sondern können auch langsamer werden und Sie dazu bringen, die Fertigstellung der Dinge hinauszuschieben, weil Sie befürchten, dass sie nicht genau richtig sind. In einigen Fällen (großer Jahresendbericht an Ihren Chef, Kopie, die an die Welt geht) ist diese Art der Liebe zum Detail von entscheidender Bedeutung. In anderen Fällen (Senden einer E-Mail an Ihren Kollegen, Erhalten eines ersten Entwurfs einer Präsentation für Ihr Team) erschwert die Konzentration auf Perfektionismus Ihr Leben, als es sein muss.

27. Suchen Sie nach Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen

Gibt es eine Aufgabe, die Sie immer für immer erledigen müssen? Etwas, von dem Sie glauben, dass es viel schwieriger ist, als es sein sollte, oder etwas, das viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Prüfen Sie, ob es Möglichkeiten gibt, diese Prozesse zu optimieren, anstatt sie immer wieder zu durchlaufen. Vielleicht spricht es mit anderen Unternehmen, um zu sehen, ob sie einen einfacheren Weg gefunden haben. Vielleicht ist es eine Koordination mit anderen Abteilungen, um zu sehen, ob sie Ihnen helfen können, Zeit oder Mühe zu sparen. (Gibt es zum Beispiel etwas, das das Engineering-Team möglicherweise schnell erstellen kann, um Ihnen jede Menge Zeit zu sparen?)

28. Stellen Sie einen virtuellen Assistenten für kleine Dinge ein

Wir alle haben diese niederen Dinge, die wir Stunden in Anspruch nehmen, die aber leicht von jemand anderem erledigt werden könnten. Wenn Sie niemanden im Unternehmen haben, an den Sie ihn delegieren können, sollten Sie einen virtuellen Assistenten beauftragen, der Ihnen hilft. Sie können alles tun, von der Planung von Reiseplänen über das Prüfen Ihrer Berichte bis hin zur mühsamen Designarbeit bei Ihrer nächsten Präsentation – so ziemlich alles, was Sie fürchten, wenn Sie anfangen, und das Sie wirklich nicht selbst tun müssen. Schauen Sie sich die Effizienz Experte Marissa Brassfield Rat für herauszufinden, ob etwas wert ist Outsourcing.

29. Holen Sie sich alles super organisiert

Ihre Dateien. Ihre Computerordner. Die Oberseite Ihres Schreibtisches. Ihr Posteingang. Nehmen Sie sich jetzt Zeit, um sich zu organisieren, damit es nie die Hürde ist, mit den Aufgaben zu beginnen, die Sie benötigen. Und hey, alles ist in nur 30 Minuten erledigt!

30. Lassen Sie sich nicht von Ihren Kollegen unterbrechen

Ihre Mitarbeiter meinen es wahrscheinlich gut, aber ihr ständiger Strom von IM-Updates, schnelle Fragen an Sie zum neuesten Projekt oder Chit-Chat über ihre Wochenenden können Ihren Fokusfluss ernsthaft durcheinander bringen und es viel schwieriger machen, schwierige Aufgaben zu erledigen. Richten Sie Systeme ein, die Ihre Büromitarbeiter alarmieren, wenn Sie sich in der Zone befinden ob es sich um eine nicht störende Nachricht in Ihrem Chat oder um riesige Kopfhörer handelt, die anzeigen, dass Sie nicht gestört werden – und kommunizieren Sie sie klar.

31. Mach ein Nickerchen

Sehen Sie nach, ob Sie während Ihres Nachmittagseinbruchs ein Nickerchen machen können. Selbst 20 bis 30 Minuten mit geschlossenen Augen können Ihnen mehr Energie geben als Kaffee, Ihre Stimmung verbessern, Ihre Analyse- und Lernfähigkeiten verbessern und Stress abbauen – was den Rest des Tages viel einfacher und angenehmer macht. Schließen Sie also Ihre Tür, schleichen Sie sich zu Ihrem Auto oder tun Sie alles, um schnell zu schlafen.

Foto des Schreibtisches mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.