Produktivitätstipps, die nicht funktionieren

4 Allgemeine Tipps zur Produktivität, die tatsächlich am schlechtesten sind

Sie haben jahrelang den gleichen „bewährten“ Rat von Produktivitätsexperten gehört. Und ich gebe es zu – ich habe diesen Rat selbst gegeben und befolgt.

Aber die Wahrheit ist: Vieles davon ist eine Lüge. Die meisten der „besten“ Produktivitätsratschläge funktionieren nicht. Hier ist warum – und was stattdessen zu tun ist.

1. „Überprüfen Sie die E-Mails nicht gleich am Morgen“

Ich verstehe, warum dies nach einem guten Tipp klingt: Das Lesen und Beantworten von E-Mails kann Ihren ganzen Morgen entgleisen und Sie zurückwerfen (Sie wissen, wenn Ihre 15 Minuten des Überprüfens von E-Mails zu 45 werden – und Sie plötzlich zu spät zur Arbeit kommen). In so vielen Branchen kann es jedoch schwierig sein, das, was über Nacht passiert ist, zu ignorieren – selbst für einige Stunden. Übersetzung: Dieser Tipp ist in Ihrem schnelllebigen Leben einfach nicht realistisch. Tatsächlich kann es zusätzliche Angst verursachen, bevor Sie überhaupt ins Büro kommen.

Die Reparatur

Überprüfen Sie die E-Mails als erstes am Morgen, aber antworten Sie nicht, es sei denn, Sie benötigen weniger als eine Minute. Etwas, das ein schnelles „Ja“ oder „Nein“ erfordert oder das an jemanden weitergeleitet werden kann, der sich für Sie darum kümmern kann, ist in Ordnung. Aber alles, was Forschung oder eine längere Reaktion erfordert, ist tabu. Markieren Sie diese E-Mail als „ungelesen“ und kehren Sie später zurück, wenn Sie mehr Zeit haben. Besser noch, fügen Sie es Ihrer To -Do-Liste hinzu, damit Sie es später überprüfen können.

Das Scrollen und Überfliegen von E-Mails als erstes am Morgen ist eine gute Zeitnutzung, auch wenn Sie nicht sofort antworten können. Es kann von unschätzbarem Wert sein, sie vor dem Abfeuern einer Antwort marinieren zu lassen.

2. „Mach die schwierigste Aufgabe zuerst“

Klar, das klingt nach einer vernünftigen Strategie. Aber das Problem ist, dass manchmal Ihre schwierigste Aufgabe Sie wirklich zeitlich zurückversetzen kann. Es kann leicht sein, aus der Spur zu geraten, wenn Sie nicht im Voraus planen und all die Zeit, Ressourcen und Energie einplanen, die Sie für diese Aufgabe benötigen. Diese Strategie könnte dazu führen, dass Ihre Hoffnungen auf einen produktiven Tag tatsächlich zunichte gemacht werden.

Die Reparatur

Anstatt zuerst Ihre schwierigste (dh anstrengende) Aufgabe anzugehen, stärken Sie Ihr Selbstvertrauen und bringen Sie Ihren Schwung in Schwung, indem Sie mit kleineren, einfacheren Schritten beginnen. Sie erleichtern Ihnen den produktiven Modus und sorgen dafür, dass Sie weiter mitmachen.

Bonus: Erwägen Sie, dieses schwierige Projekt in kleinere Aufgaben zu zerlegen, die Sie individuell angehen können. Zum Beispiel ist „ein Buch schreiben“ zu entmutigend. Teilen Sie diese große Aufgabe in kleinere auf, z. B. „Forschungsideen“, „Kapitelumrisse erstellen“ und „Kontaktagenten“.

3. „Erstellen Sie eine Master-To-Do-Liste“

Das macht meinen Kopf weh.

OK, ich denke, es ist eine gute Idee, alles aus dem Kopf zu bekommen und auf Papier zu bringen. Es ist jedoch ein großer Fehler, nur eine Go-to-Liste für alle Dinge zu haben, die Sie erledigen müssen. Es ist wirklich schwierig, sich zu konzentrieren und Aufgaben von einer nie endenden Liste zu streichen.

Die Reparatur

Wenn Sie einen Mind Dump durchgeführt haben und alles aus Ihrem Kopf bekommen haben, schreiben Sie Ihre Liste in spezifische, umsetzbare Aufgaben um. Gehen Sie dann noch einen Schritt weiter und teilen Sie Ihre Listen in eine Arbeitsliste, eine Home-Liste, eine Nebenprojektliste usw. auf.

Auf diese Weise wird Ihr Verstand klar, wenn Sie sich diese bestimmte Liste ansehen, und Sie müssen nicht durch andere Geräusche wie „Geburtstagsgeschenk für Oma abholen“ waten, wenn Sie versuchen, eine Pressemitteilung bei der Arbeit fertigzustellen. Sie werden zu Omas Geschenk kommen – wenn Sie bereit sind, Ihre Haus- und Lebensaufgaben in Angriff zu nehmen. Wenn Sie Ihre Listen getrennt halten, können Sie sich immer auf das konzentrieren, was wirklich zuerst erledigt werden muss.

4. „Stop Multitasking“

Ja, ich bin schuldig, diesen Rat ziemlich oft gegeben zu haben – aber er ist nicht ganz richtig. Ich habe viele Leute getroffen, die mir sagen, dass sie Master-Multitasker sind und viele Projekte gleichzeitig jonglieren können. Ich verstehe: Ich bin einer von ihnen.

In der Tat kann Stress Sie tatsächlich dazu bringen, produktiver zu werden. Haben Sie zum Beispiel jemals bemerkt, dass Sie einen Weg finden, dies zu tun, wenn Sie wissen, dass Sie eine bestimmte Menge an Dingen in kurzer Zeit erledigen müssen? Auch wenn das bedeutet, zwei Dinge gleichzeitig zu tun!

Die Reparatur

Sei selektiv. Zum Beispiel ist das Pendeln eine gute Zeit, um Ihren Lieblings-Podcast nachzuholen. Ich gehe gerne spazieren und lerne gleichzeitig, wie man ein besserer Unternehmer wird, herausfindet, wer Hae Min Lee wirklich getötet hat (Hallo, Serial!) Oder wie man sich wie ein Superstar vernetzt.

Sicher, dies erledigt technisch zwei Aufgaben gleichzeitig, aber ich brauche nicht die gleichen Ressourcen, um beide zu erledigen. Das heißt, Gehen und Zuhören ist ein produktiver Weg zum Multitasking, da sich diese beiden Aufgaben ergänzen. Alternativ ist so etwas wie Telefonieren und E-Mail-Schreiben kein großartiges Multitasking-Paar, da es einfach zu schwierig ist, Ihr Gehirn auf diese beiden Dinge aufzuteilen.

Denken Sie daran, nur weil etwas als „der beste Rat“ angepriesen wird, heißt das nicht, dass es der beste Rat für Sie ist. Sie können diese Best Practices für die Produktivität missachten und die oben genannten Alternativen ausprobieren.

Foto von Rubik’s Cube mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.