Delegieren, wenn Sie ein neuer Manager sind

4 Grundlagen der Delegation, die neue Manager weniger erschrecken

In einer Zeit, in der Produktivitäts-Apps und Multitasking die neue Normalität sind, fragen sich die Leute oft, was meine „geheime Sauce“ ist , um so viel zu erledigen. Während endlose Stunden harter Arbeit zu Härte führen können, kann dies auch zu Burnout führen – die produktivsten Arbeiter der Welt sind nicht diejenigen, die 18-Stunden-Tage arbeiten und am Freitagabend damit prahlen.

Wenn Sie eine hochproduktive Person werden möchten, sei es in der Arbeit oder im Leben, kann ich nur eines empfehlen: Lernen Sie zu delegieren. Die Macht besteht nicht nur darin, Aufgaben zu entladen, sondern auch die Macht zu erlangen, zu entscheiden, was Ihre Zeit wert ist – und was nicht.

Diese Offenbarung kam zu mir während meines Studiums, als ich mithilfe virtueller Assistenten Aspekte meines kleinen Online-Unternehmens auslagerte und mich gleichzeitig um die Teile des Geschäfts kümmerte, die mir wirklich Spaß machten. Ich machte eine Liste aller Dinge, an denen ich gerne arbeitete oder wusste, dass ich mich selbst tun musste, und beauftragte den Rest. Ich war süchtig!

Tatsächlich glaube ich so sehr daran, dass ich der Gründer und CEO von Zirtual bin, einem Unternehmen, das vielbeschäftigte Menschen mit virtuellen Assistenten verbindet. Ich hoffe, dass Sie – auch wenn das Delegieren beängstigend oder ungewohnt erscheint – bald feststellen werden, dass es ein schneller Weg ist, wieder das zu tun, was Sie am meisten lieben!

1. Machen Sie die Dinge greifbar

Beschreiben Sie Ihre Ziele, Vorgaben und erwarteten Ergebnisse pro Tag, Woche, Monat und Quartal. Auf diese Weise erhalten Sie eine Vorstellung von den Herausforderungen, denen Sie und Ihr Team gegenüberstehen, und letztendlich von den Zielen der gesamten Organisation.

Das Abladen Ihrer To-Do-Liste ist mehr als nur eine Entlastung. Bei der Delegation geht es um Empowerment, da Ihr Team die Möglichkeit hat, sich als einzelne Führungskräfte zu entwickeln – genauso wie Sie ein effektiverer Manager sein können.

Ähnlich wie in der Schule hat das Geschäft seine Formalitäten: Bestimmte Projekte müssen auf bestimmte Weise abgeschlossen werden. Als starker Anführer können Sie dieselbe Formalität beibehalten, ohne als Mikromanager zu gelten. Eine Möglichkeit besteht darin, wöchentliche Einzelgespräche zu planen, um die Tagesordnung, die Ziele und den Fortschritt der Woche zu besprechen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Richtlinien zu erstellen, wie das fertige Projekt aussehen soll. Während Sie definitiv vorgeschlagene Schritte einschließen können, lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Methoden finden, um dies zu erreichen.

Für Manager, die eine Delegation befürchten, bietet dies die Möglichkeit, Projekte genau zu überwachen und Ihrem Team dennoch die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Aufgaben zu verwalten.

2. Denken Sie daran, dass Delegation ohne Vertrauen Babysitting ist

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen, ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um ihn oder sie auf Erfolg vorzubereiten, um Mikromanagement auf der ganzen Linie zu vermeiden. Die Menschen werden sich den Anforderungen der Aufgabe stellen, wenn Sie ihnen die Möglichkeit dazu geben. Wenn Ihnen das Übergeben einer wichtigen Aufgabe Angst macht (und wenn es eine ist, an der Sie persönlich gearbeitet haben), beginnen Sie langsam. Weisen Sie zuerst einen Teil der Aufgabe zu oder beginnen Sie mit einer geringeren Verantwortung. Sobald Sie sehen, dass Ihr Mitarbeiter in der Lage ist – und er oder sie ist es sicherlich! , fühlen Sie sich wohler, wenn Sie mehr übergeben.

Lassen Sie die Idee los, dass Sie alles können – Sie können nicht. Nehmen Sie dies als Test der Demut und akzeptieren Sie die Tatsache, dass Sie ein Team nicht erfolgreich führen können, ohne es zu entladen. Management wird oft als Büro-Babysitting bezeichnet, aber das liegt absolut in Ihrer Kontrolle. Der erste Schritt zur Umwandlung in eine echte Führungskraft besteht darin , Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

3. Erobere deine Angst

Die Angst vor dem Delegieren zeigt sich in vielerlei Hinsicht. Schwächende Gedanken wie „Ich kann es selbst besser machen“ oder „Ich kann nicht scheitern“ oder „Ich möchte mich nicht auf andere verlassen“ oder „Ich kann ihnen nicht vertrauen“ behindern Ihre Fähigkeiten um es richtig zu machen. Akzeptanz wird Sie befähigen, Ihnen Ruhe geben, Ihnen die Freiheit geben, das Gesamtbild zu sehen, und Sie darauf vorbereiten, es zu meistern.

Der schnellste Weg, solche Ängste zu überwinden, ist die Bewertung der Rendite. Es ist nicht so, ob Sie die Aufgabe selbst erledigen können oder nicht (wenn Sie es wirklich wollten, könnten Sie es). Aber fragen Sie sich: Wie hoch ist der Return on Investment, wenn Sie dies tun? Denken Sie daran, es gibt einen Unterschied zwischen Ihnen, die es besser machen, und dem, was Sie anders machen. Oft ist das fertige Produkt nicht das, was Sie produziert hätten, aber das bedeutet nicht, dass es nicht nur so gut oder effektiv ist.

Konzentrieren Sie Ihre persönliche Energie und Aufmerksamkeit auf Aufgaben mit hoher Rendite: Strategie, Neueinstellungen, Partnerschaften oder Organisationsstruktur. Sie haben dieses Niveau erreicht, indem Sie sich selbst und anderen, die Ihnen vertrauen, vertrauen. Machen Sie Ihren Zeitplan frei, um sich um diese hochrangigen Probleme zu kümmern, indem Sie davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter die Aufgaben mit geringer Rendite genauso gut für Sie erledigen, wie Sie es getan hätten. Die Delegation eines Managers kann oft eine Brücke zum Aufbau engerer Beziehungen im Team sein und zu einer Gelegenheit für Mentoring werden.

4. Machen Sie das Delegieren zu einer Gewohnheit

Erfolgreiche Delegatoren planen ihre Aufgaben mit Blick auf die Elemente, die sie anderen zuweisen können. Wenn sich das Entladen für Sie unnatürlich anfühlt, können Sie durch das Erlernen einiger neuer Gewohnheiten leichter Aufgaben identifizieren, die Sie teilen können. Dadurch sind Sie ein besserer Manager für Ihr Team und ein effizienterer und fokussierterer Leiter.

Für den Anfang, wenn Sie Leute in Unterstützungsrollen unter sich haben, erlauben Sie ihnen, ihre Arbeit zu erledigen! Wenn Sie einen Assistenten haben, lassen Sie ihn administrative Aufgaben erledigen, indem Sie ihm Zugriff auf Ihren Kalender gewähren – und ihn ermächtigen, ihn zu verwalten. Wenn Sie keinen Mitarbeiter haben, der Ihnen bei Verwaltungsaufgaben hilft, sehen Sie sich alle Apps an, die speziell für die Verwaltung Ihres Tages und die Organisation der Dinge entwickelt wurden. Selbst das Speichern verschiedener Ziele in verschiedenen Apps hilft Ihnen dabei, die Unterteilung zu üben und sich von jemandem (oder in diesem Fall von etwas) helfen zu lassen.

Durch das Abladen von Verwaltungsaufgaben können Sie sich auf die vor Ihnen liegenden größeren Ziele konzentrieren. Delegatoren sind erfolgreich, weil sie eine klare Sichtlinie haben und wissen, wie sie ihre Zeit am besten einteilen können.

Als guter Manager ist es Ihre Aufgabe, Veränderungen zu leiten und Menschen auf vielfältige Weise zu motivieren. Ein Teil davon besteht darin, Ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten zu bieten, um zu lernen und größere Herausforderungen anzunehmen. Ihr Team wird sich über die zusätzlichen Wachstumschancen freuen. Gleichzeitig haben Sie mehr Zeit, um sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren, wie Sie Ihr Team zu einem höheren Produktivitätsniveau führen können.

Nein, Delegation ist nicht einfach die Möglichkeit, Arbeit auf eine andere Person zu entladen. Dies ist eine Gelegenheit, die Produktivität einer gesamten Gruppe oder eines ganzen Systems zu maximieren. Es ist die Fähigkeit, wichtige Aufgaben auf mehrere Hände zu verteilen und die am besten geeigneten Orte auszuwählen.

Foto der Delegation mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.