4 gute Gründe, Ihre wöchentliche Mitarbeiterversammlung abzusagen

4 gute Gründe, Ihre wöchentliche Mitarbeiterversammlung abzusagen

Kurze Frage: Sind Sie aufgeregt, wenn eine Besprechungseinladung in Ihrem Kalender erscheint? Ich werde vermuten, dass die Antwort nein ist. Und doch sind häufige – manchmal sogar tägliche – Meetings in vielen Unternehmen Teil der Kultur.

Ich denke, meistens sind Mitarbeiterversammlungen Zeitverschwendung. Klar, ich verstehe, dass gelegentlich All-Hands-Treffen notwendig sind. Meistens gibt es jedoch andere, effizientere Möglichkeiten, um alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung auf dem Laufenden zu halten, was im Büro vor sich geht.

Hier sind vier Dinge zu beachten, wenn Sie das nächste Mal über die Planung eines Meetings nachdenken.

1. Unterbrechungen sind Produktivitäts- (und potenziell Gewinn-) Killer

Als ich ein bisschen nachgerechnet habe und festgestellt habe, dass ein einstündiges Meeting mit 17 Personen (die Größe der Mitarbeiter bei ShortStack, einschließlich unserer Remote-Mitarbeiter, die über Google+ Hangouts zu uns kommen), wirklich ein 17-stündiges Meeting ist, habe ich sofort einen Antrag gestellt Reduzieren Sie unsere Mitarbeiterversammlung auf jede zweite Woche.

Wenn Sie motiviert sein möchten, die Zeit zu reduzieren, die Sie und Ihre Mitarbeiter in Besprechungen verbringen, lesen Sie MeetingCalc. Wenn Sie das Durchschnittsgehalt Ihres Teams sowie die Anzahl der Besprechungsteilnehmer eingeben und dann die Kosten für die aufgewendete Zeit anzeigen, stehen die Chancen sehr gut, dass Sie auch einige Änderungen vornehmen. Bedenken Sie, dass ein einstündiges Meeting mit 17 Mitarbeitern, die durchschnittlich 40.000 US-Dollar pro Jahr verdienen, 232,88 US-Dollar kostet. Wenn Sie sich täglich oder nur ein paar Mal pro Woche treffen, summiert sich dieser Preis schnell.

2. Instant Messaging ist eine effektive Methode, um die meisten Nachrichten schneller zu veröffentlichen

Bei ShortStack verwenden wir eine Messaging-App namens Slack. Jeder hat sein eigenes Konto, das für die private Kommunikation zwischen Mitarbeitern verwendet werden kann, und dann gibt es Kanäle, die alle Mitglieder bestimmter Abteilungen umfassen.

Zum Beispiel haben wir einen “allgemeinen” Kanal, auf dem Nachrichten, die alle betreffen, veröffentlicht werden. Ein “Entwicklungs” -Kanal, in dem Mitglieder des Entwicklerteams, zu dem auch einige Remote-Mitarbeiter gehören, Aktualisierungen zu technischen Änderungen austauschen, und ein “Support” -Kanal, über den sie sich über Kundendienstprobleme unterhalten können.

Und oft verwenden wir Slack anstelle von Besprechungen. Zum Beispiel haben wir kürzlich unseren Blog neu gestaltet und es war ein ziemlich großes Projekt. Einige Unternehmen halten es möglicherweise für erforderlich, ein Meeting abzuhalten, um eine solche Ankündigung zu machen. Dies war jedoch der perfekte Zeitpunkt, um unseren „allgemeinen“ Chatraum zu nutzen. Wir haben die Notiz veröffentlicht, dass der neue Blog in Betrieb ist, und allen vorgeschlagen, ihn sich anzusehen. Wenn dies eine größere Änderung wäre, beispielsweise eine Plattformänderung, die eine Demo erfordert, hätten wir eine schnelle Mitarbeiterbesprechung gehabt. Aber da es etwas war, das das gesamte Team in seiner Freizeit überprüfen konnte, entschieden wir uns, im Chatroom zu bleiben.

(Oh, und wir haben auch einen „zufälligen“ Kanal, in dem wir Dinge teilen, die nichts mit Arbeit zu tun haben: Videos mit dummen menschlichen Tricks, wichtige Nachrichten über den Stand der Ehe von Jay Z und Beyoncé und natürlich Katzenmemes.)

3. Es gibt andere Möglichkeiten, sich zu treffen

Einige Mitglieder des ShortStack-Entwicklungsteams machen jeden Nachmittag gegen 15 Uhr einen gemeinsamen Spaziergang. Ja, technisch gesehen sind sie in einer Besprechung und besprechen den Fortschritt der verschiedenen Projekte, an denen sie arbeiten, aber es fühlt sich anders an als bei einer typischen Besprechung im Büro. Ich weiß, dass Bewegung mein Blut zum Fließen bringt und mich zum Nachdenken anregt, deshalb unterstütze ich diese nachmittäglichen Spaziergänge und Gespräche voll und ganz.

Außerdem arbeitet das Entwicklungsteam nicht selten an Projekten, an denen der Rest des Büros nicht beteiligt ist. Ihre Nachmittagsspaziergänge sind die perfekte Zeit für sie, um über diese Projekte zu plaudern und eine eigene Art von „Mitarbeiterversammlung“ abzuhalten, ohne die gesamte Zeit der anderen Mitarbeiter für etwas zu verbrauchen, das sie möglicherweise nicht beeinflusst oder einbezieht.

Ich habe auch die Forschung gelesen, die zeigt, dass Walking-Meetings das kreative Denken fördern, etwas, von dem jeder ein bisschen mehr gebrauchen könnte. Und ich habe gelesen, dass Menschen beim Gehen in einer Gruppe sich kooperativer fühlen, da sie sich buchstäblich alle in die gleiche Richtung bewegen, anstatt an einem Tisch zu sitzen. (Mehr zu den Vorteilen von Walking-Meetings hier.)

4. Jedes Meeting sollte unter Berücksichtigung der Produktivität geplant werden

Es gibt eine Zeit und einen Ort für größere Mitarbeiterversammlungen. Aber wenn diese Zeit gekommen ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus der kürzesten Zeit herausholen, indem Sie eine Agenda und vielleicht sogar klar festgelegte Ziele haben. Bei ShortStack sendet unser Büroassistent einige Tage vor unseren wöchentlichen Besprechungen eine E-Mail, in der er nach Tagesordnungspunkten fragt. Dann lässt uns eine Person aus jeder Abteilung kurz – etwa drei Minuten – über die Vorgänge in den Bereichen Inhalt / PR, Vertrieb, Kundensupport, Entwicklung und anderen Abteilungen informieren. Dies ist der Zeitpunkt, an dem ich auch das Update zum Status des Geschäfts gebe und selbst umfassende Anfragen stelle. In den meisten Wochen dauert unsere Mitarbeiterversammlung ca. 40 Minuten, max.

Diese Treffen fanden früher jede Woche statt und dauerten länger, da jede Person ihr eigenes Update gab. Da wir die Häufigkeit und Länge reduziert haben, ist mir auch aufgefallen, dass wir spontanere Treffen zwischen kleineren Gruppen haben. Es scheint, dass sich die Mitarbeiter mehr befähigt fühlen, wichtige und zeitnahe Dinge zu erledigen, und dass sie dann bei der größeren Besprechung Aktualisierungen austauschen.

Ich bin gespannt, was Sie alle von Meetings halten. Ja oder Nein? Produktiv oder Zeitverschwendung? Was machst du stattdessen, wenn du kein Fan bist?

Foto des Gruppentreffens mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.