So planen Sie eine Veranstaltung für eine gemeinnützige Organisation

4 Fragen, die Sie stellen müssen, bevor Sie Ihre nächste Veranstaltung planen

In den letzten Monaten habe ich versucht, den Zeitplan meiner Organisation für 2015 zusammenzustellen. Das Wichtigste, was ich tun musste, war sicherzustellen, dass ich wusste, wann alle unsere Veranstaltungen stattfanden. Aber bevor ich sie in meinen Kalender eintragen konnte, musste ich erst ein Gefühl dafür bekommen, welche Ereignisse ich wirklich planen musste.

Für gemeinnützige Organisationen sind die von Ihnen veranstalteten Veranstaltungen die wichtigsten Möglichkeiten, wie Ihre Community mit Ihrer Organisation interagiert. Daher ist es wichtig, dass sie Sie gut repräsentieren. Ein hastig zusammengewürfeltes Ereignis wird es aussehen lassen – und es so aussehen lassen, als ob Ihre Organisation inkompetent ist. Um sicherzustellen, dass Sie die bestmöglichen Veranstaltungen veranstalten, ist es wichtig, dass Sie Ihre Veranstaltungen priorisieren und so planen, dass sie so effektiv wie möglich sind.

In den letzten mehr als 10 Jahren, in denen ich für gemeinnützige Organisationen gearbeitet habe, habe ich vier wichtige Fragen entwickelt, die ich mir stellen muss, bevor ich mich für die Planung einer Veranstaltung entscheide.

1. Was braucht unsere Organisation von dieser Veranstaltung?

Warum erwägen Sie überhaupt, diese Veranstaltung auszurichten? Versuchst du Geld zu sammeln?? Wenn ja, wie viel? Versuchen Sie, neue Unterstützer zu treffen oder neue Verbindungen zu knüpfen? Wenn es sich nicht um eine Spendenaktion handelt, versuchen Sie vielleicht, neue Kunden zu gewinnen oder die Leute, die bereits Teil Ihrer Organisation sind, über eine neue Initiative aufzuklären.

Wenn diese Veranstaltung nichts für Sie tut, warum tun Sie es dann? Sie müssen feststellen, welchen Anteil Ihre Organisation an den Ergebnissen der Veranstaltung hat, bevor Sie Zeit und Ressourcen dafür aufwenden. Dies hilft Ihnen auch dabei, das Ereignis im Kontext all Ihrer anderen Aktivitäten zu priorisieren.

2. Was brauchen Ihre Gäste von dieser Veranstaltung?

Obwohl Sie zuerst Ihre Bedürfnisse berücksichtigen sollten, geht es bei der Veranstaltung tatsächlich um Ihre Gäste. Damit Sie Ihre Ziele erreichen (die Sie anhand der obigen Frage skizziert haben), müssen Sie die Teilnehmer dazu verleiten, auf die richtige Weise mit Ihnen zu interagieren.

Sprechen Sie mit früheren und potenziellen Gästen darüber, was sie an Ihren Veranstaltungen mögen und was sie in Zukunft möchten. Fühlen sie sich gerne als „Insider“ oder werden sie öffentlich für ihre Großzügigkeit anerkannt? Einige könnten sagen, dass sie laute, lebhafte Ereignisse mögen; andere bevorzugen vielleicht eine mildere Nacht. Ein Bonusvorteil dieser Strategie ist, dass die Personen, die Sie interviewen, auf jeden Fall sehen möchten, wie Sie ihre Ratschläge bei Ihrer nächsten Veranstaltung aufgenommen haben.

3. Wie machen wir das?

Jetzt, da Sie ein Gefühl dafür haben, was Ihre Gäste brauchen, müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie ihnen das geben können, was sie wollen. Wenn Ihre Gäste beispielsweise ein besseres Verständnis Ihres Programms benötigen, entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, dass ein Kunde auf der Veranstaltung spricht über seine Erfahrungen mit diesem bestimmten Programm, oder Sie zeigen ein Video und verteilen Lesematerial über Ihr Modell. Oder wenn Sie ein großes Spendenziel und ein lebenslustiges Publikum haben, ist vielleicht eine Live-Auktion der richtige Weg.

Da dies nur eine Übersicht ist, müssen Sie noch nicht zu tief in die Details eintauchen oder sich vollständig auf etwas festlegen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie nicht in der Lage sind, eine Veranstaltung durchzuführen, die den Anforderungen Ihrer Organisation und Ihrer Gäste entspricht, ist es jetzt an der Zeit, dies herauszufinden. Sie müssen die Idee nicht unbedingt verwerfen, aber diese Frage hilft Ihnen herauszufinden, ob Sie verkleinern oder zusätzliche Hilfe einstellen müssen.

4. Wie unterscheidet sich dieses Ereignis von anderen Ereignissen?

Es gibt nichts Schlimmeres, als zweimal in einem Jahr zur selben Veranstaltung zu gehen – und nichts könnte für den Gastgeber teurer sein. Wenn Sie im selben Jahr ein Mittag, Abendessen und einen Golfausflug für dieselbe Spendergruppe planen, können Sie mit Spenderermüdung und sinkenden Kapitalrenditen rechnen. Planen Sie stattdessen ein großes Blowout-Ereignis für diese Spender und dann ein kleineres Ereignis für Ihre potenziellen Kunden oder besten Freiwilligen.

In Aktion

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Beispielstrategie für eine Veranstaltung, die ich kürzlich anhand der folgenden vier Fragen zusammengestellt habe:

Was brauchen wir?

  • Sammeln Sie 50.000 US-Dollar
  • Rüste fünf Spender auf
  • Ziehen Sie 10 neue Spender an, drei für 5.000 USD oder mehr
  • Einführung einer neuen Kapitalkampagne

Was brauchen die Gäste?

  • Zuversichtlich zu sein, dass ihr Geld mit Bedacht investiert wird
  • Eine Chance, das Programm aus erster Hand zu sehen
  • Begründung, mehr zu geben – über den Ticketpreis hinaus

Wie machen wir das?

  • Bitten Sie den Verwaltungsrat, neue Spender einzuladen
  • Richten Sie mit aktuellen Spendern Mittagessen vor der Veranstaltung ein, um ein Upgrade durchzuführen
  • Laden Sie einen Programmteilnehmer zum Sprechen ein
  • Stellen Sie einen neuen Designer für Einladung und Programm ein
  • Füttern Sie sie gut – fragen Sie lokale Köche
  • Richten Sie die Text-to-Give-Funktion ein
  • Stelle eine Band ein
  • Erhöhen Sie die Berichterstattung in der Presse

Wie unterscheidet sich dieses Ereignis?

  • Unser einziges Abendessen
  • Einzige Veranstaltung, die sich an unsere Hauptspender richtet (60er bis 70er Jahre, meistens Rentner, meistens ehemalige oder aktuelle Freiwillige)
  • Einzige Veranstaltung, an der normalerweise alle Vorstandsmitglieder teilnehmen
  • Normalerweise für den Frühling geplant, gleichzeitig mit dem Abschluss des Kunden

Eventplanung kann eine anstrengende, zeitaufwändige Aufgabe sein – umso mehr, wenn Ihre Events tatsächlich Ihre Ziele erreichen. Wenn Sie sich diese vier Fragen stellen, können Sie Ihre Veranstaltungen besser strategisieren und feststellen, welche für Ihr Unternehmen wirklich notwendig und sinnvoll sind.

Foto von Weingläsern mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.