Das Geheimnis, mehr zu erledigen, ohne mehr zu arbeiten

4 Geheimnisse, um mehr zu erledigen – ohne eine einzige Nacht oder einen frühen Morgen zu arbeiten

Letzten Freitag um 16:30 Uhr schaltete ich meinen Computer aus, räumte meinen Schreibtisch auf und ging nach Hause. Eines der Dinge, die ich vor meiner Abreise in den Mülleimer geworfen habe, war meine Aufgabenliste für die Woche: 150 Gegenstände, alle abgehakt. Ich habe in dieser Woche kein einziges Mal spät in der Nacht oder am frühen Morgen gearbeitet. Und ich hatte sogar Zeit zu Hause, um mir anständige Abendessen zu machen, Freunde zu sehen, mit dem Hund spazieren zu gehen und zu viel fernzusehen.

Bevor Sie nun Annahmen über den Inhalt meiner To-Do-Liste oder die Bedeutung meiner Arbeit im Allgemeinen treffen, sollte ich erwähnen, dass ich in dieser Woche einen Aufruf des Board of Directors Committee geleitet und einen Zuschussvorschlag für das USDA erarbeitet habe. traf sich mit dem Executive Director einer großen Stiftung, wurde von einem Microsoft-Manager einem führenden Unternehmer vorgestellt, reichte drei Zuschussvorschläge ein und erhielt meine jährliche Leistungsbeurteilung (die übrigens sehr positiv war).

Kurz gesagt, ich mache jede Woche viel Arbeit. Wie mache ich das, ohne einen Nervenzusammenbruch zu haben – und mit Zeit zu sparen? Hier einige Tipps.

1. Wissen, was getan werden muss

Obwohl es offensichtlich erscheint, sind die Dinge, die die Menschen am meisten belasten, normalerweise die Dinge, von denen sie nicht wussten, dass sie sie erwarten. Überprüfen Sie zu Beginn der Woche alles, was Sie tun müssen, im Detail. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wissen, dass ein Vorschlag am Freitag fällig ist, und es ist Ihre Aufgabe, die Erzählung zu machen, aber das Finanzteam ist für das Budget verantwortlich. Um sicherzustellen, dass das gesamte Projekt pünktlich abgeschlossen wird, fügen Sie Ihrer To-Do-Liste „Check in with Finance Team über das Budget“ hinzu.

Ich bin ziemlich agnostisch in Bezug auf Tools für Aufgabenlisten. schriftliche Listen funktionieren für mich genauso gut wie elektronische Lösungen wie Evernote oder Asana. Aber ich habe die Regel, dass sich die gesamte Liste an einem Ort befinden muss. Sie können alles nach Belieben segmentieren und neu anordnen, aber Sie sollten alles, was Sie tun müssen, auf einen Blick sehen.

2. Wissen, was braucht, um Fertig Erste

Als ich weniger erfahrene Mitarbeiter beaufsichtigte, stellte ich fest, dass die größte Hürde für sie darin bestand, nicht zu wissen, wie sie ihren Tag priorisieren und arrangieren sollten.

Wenn zum Beispiel in der nächsten Woche ein großes Projekt ansteht, werden sie mit voller Kraft auf diese Frist zusteuern, obwohl sie zuerst Informationen von einer anderen Abteilung einholen mussten – Informationen, die wahrscheinlich die gesamte Arbeit, die sie leisten, rückgängig machen könnten war fertig. In der Zwischenzeit gab es andere, kleinere Projekte, bei denen sie echte Fortschritte hätten erzielen können.

Ihre Prioritäten können sich auch je nach Stimmung oder Zeitplan ändern. Wenn ich zum Beispiel einen besonders unkreativen Tag habe, weiß ich, dass es für mich effektiver ist, ein Datenprojekt zu priorisieren. Wenn ich den größten Teil des Tages in Besprechungen bin, beantworte ich Anrufe und E-Mails zwischen Terminen, anstatt zu versuchen, in so kurzer Zeit etwas Größeres zu erreichen.

Sie sind viel effektiver, wenn Sie mit Ihren Prioritäten und Einschränkungen arbeiten, anstatt zu versuchen, ihnen zu widerstehen.

3. Bitten Sie um Hilfe

Wenn ich durch die Arbeit in gemeinnützigen Organisationen nichts anderes gewonnen habe, habe ich gelernt, dass man es nicht bekommt, wenn man nicht fragt. Niemand kann die Arbeit einer Organisation alleine erledigen. Wenn Sie nicht über die Fähigkeiten oder die Zeit verfügen, um etwas effizient zu erledigen, ist es Ihre Pflicht, um Hilfe zu bitten.

Glücklicherweise kann ich, wenn ich für gemeinnützige Organisationen arbeite, normalerweise einen Freiwilligen finden, der mir bei alltäglicheren Aufgaben hilft. Wenn ich ein höheres Maß an Fachwissen benötige, ziehe ich mein Adressbuch heraus und sehe nach, ob ich jemanden kenne, der eine Lösung vorschlagen kann. Vor kurzem habe ich mich zum Beispiel über einen Zwischenbericht für einen Spender gequält. Wir waren mitten in einem neuen Programm, und obwohl ich wusste, dass wir viel getan hatten, wusste ich nicht, wie ich das im Berichtsformular vermitteln sollte. Also nahm ich eine meiner Kommunikationsfreunde mit auf einen Kaffee und sie schlug vor, den gesamten Bericht auf Geschichten von Kunden und deren Interpretation des neuen Programms zu konzentrieren.

Es war ein Durchbruch – einer, den ich alleine nie gehabt hätte. Der Spender hat es geliebt und mich mit seiner Kommunikationsabteilung in Kontakt gebracht, um das Programm noch bekannter zu machen. Nachdem ich die Idee hatte, brauchte ich eine Woche, um den Bericht fertigzustellen – genauso viel Zeit, die ich damit verbracht hatte, mir darüber Sorgen zu machen, bevor ich mich mit meinem Freund traf.

4. Schließen Sie die Schleife

Sie kennen das befriedigende Gefühl , etwas von Ihrer To -Do-Liste zu streichen? Es fühlt sich nicht nur gut an; Dies ist eine wichtige Methode, um anzuzeigen, dass Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben und nun zu etwas anderem übergehen können.

Bevor Sie fortfahren, sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie irgendwo eine Aufzeichnung Ihrer erledigten Aufgaben haben, damit Sie nachverfolgen können, wenn – ähm – andere nicht ganz so effizient sind wie Sie. Wenn ich zum Beispiel einen Zuschussvorschlag beende, füge ich immer eine Erinnerung in meinen Kalender ein, um in acht Wochen mit dem Geldgeber Kontakt aufzunehmen. Zu diesem Zeitpunkt werden die meisten Geldgeber ihre Entscheidungen getroffen haben, und wenn sie dies nicht getan haben, könnten sie daran interessiert sein, etwas mehr über die Organisation zu erfahren. Ebenso kann es sein, dass Ihr Chef einige Wochen lang nicht auf Sie zurückkommt, wenn Sie es ihm überlassen, aber eine Aufforderung nach einigen Tagen kann ihn dazu bringen, früher einen Blick darauf zu werfen.

Ich bin fest davon überzeugt, klüger zu arbeiten, nicht härter. Mein Job ist mir und den Menschen, denen meine Organisation dient, zu wichtig, um alles andere als das Beste zu akzeptieren. Aber ich weiß aus Erfahrung, dass es am Ende niemandem helfen wird, wenn ich mehr als 60 Stunden pro Woche arbeite. Effizienter arbeiten bedeutet bessere Ergebnisse und ein Wochenende – was könnte besser sein?

Foto des entspannten Mannes mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.