4 E-Mail-Zeilen Jeder hasst das Lesen bei der Arbeit

4 Scheinbar unschuldige E-Mail-Zeilen, die Menschen beim Lesen hassen

Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine E-Mail falsch interpretiert oder missverstanden werden kann. Um den Tonfall auszugleichen, der über das Telefon unverkennbar ist, oder die Körpersprache, die persönlich Bände spricht, müssen Sie die von Ihnen verwendete Phrasierung sorgfältig und manchmal taktvoll auswählen.

Um ehrlich zu sein, ich mag es nicht, wie oft ich ein Ausrufezeichen einfüge, um anzuzeigen, dass die Dinge in Ordnung, gut, nie besser sind, oder um meine Wertschätzung für die Erfüllung einer Anfrage zu zeigen – aber manchmal gibt es keinen anderen Weg, um zu zeigen, dass ich ‚ m Spiel. Manchmal kann jedoch nicht einmal eine aufgeregte Interpunktion die Situation retten, wenn die Bedeutung Ihrer Worte sogar eine zugrunde liegende Feindseligkeit enthält.

Bevor Sie eine voreilige E-Mail abschicken und riskieren, den Empfänger zu beleidigen oder zu ärgern, lesen Sie diese allgemeinen, aber unbeliebten Zeilen und entscheiden Sie sich stattdessen für eine Alternative.

1. „Tut mir leid, eine Last / Mühe zu sein“

Dies ist so eine passiv-aggressive Linie. In fast 100% der Fälle, in denen diese Leitung verwendet wird, entschuldigt sich die Person überhaupt nicht und sie glaubt nicht, dass sie eine Last oder eine Mühe ist. Neun von zehn verwenden sie diesen Satz, weil sie die Aufmerksamkeit (und vielleicht Sympathie oder Mitleid) des Lesers auf sich ziehen wollen. Sie gehen davon aus, dass dieser Ansatz beim Empfänger eine mitfühlende Reaktion hervorruft.

Sagen Sie stattdessen: „Danke, dass Sie geduldig mit mir sind“

Dies weist auf die Verantwortung für alles hin, was gerade stattfindet, und es ist weitaus wahrscheinlicher, dass eine großzügige Antwort und möglicherweise sogar die Zusicherung erfolgt, dass dies kein Problem ist. Und wenn Sie wirklich so schnell wie möglich eine Antwort benötigen, ist dies der beste Weg, um schnell eine Nachverfolgung zu erhalten.

2. „Was auch immer du denkst“

OK, nehmen wir an, dass dies nach einer Eingabeaufforderung ausgesprochen wurde. Wenn die Anfrage aufrichtig war, Sie sich aber darüber ärgern, dass es überhaupt ein Hin und Her gibt (Ihre Idee war in Ordnung, wie Sie sie ursprünglich präsentiert haben, vielen Dank), dann möchte ich Ihnen als Erster sagen, dass diese drei scheinbar harmlos sind Worte vermitteln Ihren Ärger und Ihre Frustration in Pik.

Sagen Sie stattdessen: „Ich bin offen für Ihre Ideen und mache gerne noch mehr Brainstorming.“

Dies zeigt, dass Sie ein aktives Interesse daran haben, eine Lösung zu finden, die angenehm und angemessen ist. Es gibt wirklich nie eine Zeit, in der „was auch immer Sie denken“ als flexible und akzeptierende Aussage gelesen wird. Es bedeutet nicht, dass Sie bereit sind, ein Teamplayer zu sein. Es hört sich so an, als wären Sie verärgert darüber, dass Ihre Idee nicht ohne Frage akzeptiert wurde. Sei nicht diese selbstgerechte Person.

3. „Bitte beraten“

Es ist formal und ein bisschen anspruchsvoll, wenn Sie darüber nachdenken. Darüber hinaus eröffnet es die Diskussion nicht; es ist aufdringlich, was darauf hinweist, dass Sie Zeit für diese nicht haben und müssen nur klare Anweisungen zu den nächsten Schritten schnell. Aber leider dreht sich nicht alles auf einen Cent. Manchmal ist das Hin und Her und der Raum für Diskussionen notwendig, um ein angenehmes Endergebnis zu erzielen.

Sagen Sie stattdessen: „Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Gedanken darüber haben, wie Sie damit fortfahren sollen.“

Das Auffrischen der Antwort auf diese Weise fördert das Engagement und einen offenen Dialog. Sie sagen im Wesentlichen, dass Sie offen für die Meinungen der anderen Person zu diesem Thema sind, aber auch in Ordnung sind, selbst eine Problemumgehung zu finden, wenn dies vorzuziehen ist.

4. „Ich hoffe, es ist mehr zu Ihrem Geschmack“

Die Person, die dies sagt, ist vollkommen zufrieden mit dem, was „es“ ist – und war. Aber leider hat er ein weniger als begeistertes Feedback erhalten und sich entsprechend angepasst, so dass derjenige, der es bewertet, glücklich sein wird. Die Realität ist jedoch, dass es ihm egal ist, da er wahrscheinlich überhaupt keine Notwendigkeit sah, Änderungen vorzunehmen.

Sagen Sie stattdessen: „Ich bin an Ihrem Feedback zu diesem Update interessiert.“

Offen zu sein für Feedback, auch wenn Sie den Verdacht haben, dass es nicht 100% positiv ist, ist ein entscheidender Teil der Verbesserung und Weiterentwicklung. Wir alle können es ertragen, von Zeit zu Zeit Anpassungen vorzunehmen, die auf konstruktiver Kritik beruhen. Auch wenn Sie per se nicht besonders interessiert sind, setzen Sie Ihr bestes Spielgesicht auf und nehmen Sie das Feedback an.

Keiner von uns ist perfekt oder weiß immer genau, was er sagen soll, aber manchmal ist es eine einfache Frage des Denkens, bevor Sie sprechen und sich fragen, ob das, was Sie sagen wollen, möglicherweise falsch ausgelegt werden kann. Jemanden vorübergehend zu beleidigen, um Ihre eigene To-Do-Liste durchzuarbeiten, wird Ihnen auf lange Sicht nichts nützen.

Foto der Person, die mit freundlicher Genehmigung von Jetta Productions / Getty Images frustriert aussieht.