4 einfache Möglichkeiten zum Verwalten von E-Mails auf Ihrem Telefon

4 einfache Möglichkeiten zum Verwalten von E-Mails auf Ihrem Telefon Sie werden verrückt sein, an die Sie zuerst nicht gedacht haben

Sie stehen bei Starbucks in der Schlange. Du bist der erste, der zu einem Meeting kommt. Du wachst gerade auf.

Was haben all diese Situationen gemeinsam?

Sie überprüfen auch Ihre E-Mails – und stöhnen bei dem Gedanken, alles durchgehen zu müssen.
Wer verbringt nicht einen erheblichen Teil seiner Zeit außerhalb des Schreibtisches, um E-Mails auf einem Telefon zu verwalten – oder ich sollte sagen, dass er versucht, sie zu verwalten? Es ist unmöglich, davon wegzukommen. Anstatt sich von dieser kleinen Benachrichtigungsnummer (die immer höher wird) belasten zu lassen, können Sie einfach die Art und Weise ändern, wie Sie damit umgehen.

Hier sind vier Methoden, die ich gelernt habe, um ein bisschen vernünftiger zu bleiben.

1. Lassen Sie Ihr Telefon Nachrichten an Sie lesen

Um voll und ganz Ihre nutzen pendeln zur Arbeit, prüfen, mit Talkler. Es ist eine App, die Ihnen Ihre E-Mails vorliest. Und es hört nicht nur dort auf, sondern ermöglicht es Ihnen auch, sie zu löschen, während Sie gehen oder mit Aufnahmen zu antworten. Das heißt, Sie können beide Hände am Lenkrad halten (oder die U-Bahn-Stange halten) und auf dem Weg zum Büro trotzdem produktiv sein. Und eine gute Nachricht: Es funktioniert sowohl auf Exchange-Plattformen als auch auf den meisten E-Mail-Anbietern des Unternehmens.

2. Lesen und handeln Sie sofort

Stellen Sie sich vor: Sie stehen in der Schlange und warten auf Kaffee. Sie sehen sich also Ihre E-Mail an, aber bevor Sie mit dem Lesen fertig sind, sind Sie an der Reihe, zu bestellen. Dann schauen Sie noch einmal, während Sie darauf warten, es aufzuheben – jedes Mal, wenn Sie dieselben Wörter erneut lesen. Aber natürlich haben Sie nie Zeit zu antworten, also überprüfen Sie dieselbe E-Mail, wenn Sie zurück in Ihr Büro kommen.

Das wiederholte Lesen von E-Mails spart Ihnen keine Zeit. Stattdessen verschiebe ich Nachrichten, für die Antworten erforderlich sind, in einen Ordner namens „E-Mail-Aufgaben“, sofern dies nicht dringend ist. Wenn die erforderliche Aktion von einer anderen Person in Ihrem Team ausgeführt werden muss, leite ich die Nachricht sofort an diese weiter. Und wenn für die Nachricht keine Aktion erforderlich ist, lösche ich sie sofort oder archiviere sie. Wenn Sie für einen der oben genannten Schritte keine Zeit haben, legen Sie Ihr Telefon vorerst weg.

3. Richten Sie Filter ein

Sie sollten sich nicht nur alles selbst archivieren, sondern sich auch die Zeit nehmen, ein System einzurichten, das Ihre Nachrichten automatisch in bestimmte Ordner filtert. (Wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen, lesen Sie dies oder das ). Es gibt keinen Grund für Sie, unternehmensweite E-Mails manuell aus dringenden Notizen zu sortieren, wenn Ihr Telefon bereit ist, sich wie Ihr persönlicher Assistent zu verhalten. Obwohl ich Ihnen generell empfehle, dies zu tun, macht es auf Ihrem Telefon wirklich einen großen Unterschied, da Sie versuchen, eingehende E-Mails wirklich zu minimieren.

4. Erstellen Sie eine dedizierte E-Mail-Signatur

Ihre mobile E-Mail-Signatur kann sowohl ein Gatekeeper als auch ein Sündenbock sein. Wenn Sie klarstellen, dass Sie ein Telefon verwenden, werden die Erwartungen der anderen Person verwaltet. Es warnt sie, dass Tippfehler wahrscheinlich automatisch korrigiert werden und dass Sie keinen Anhang senden können, der sich auf Ihrem Desktop befindet.

Nun, dies ist keine Entschuldigung zu geben „ur“ oder „me 2“ -aber eine Erklärung, wenn Sie tun, einen kleinen Fehler machen. Sie können mit dem Grundprinzip fortfahren: „Bitte entschuldigen Sie Tippfehler. Dies ist eine schnelle mobile Antwort. „Oder noch prägnanter:“ Von meinem Telefon gesendet. „

Selbst wenn Sie gerade mit einer dieser Methoden beginnen, werden Sie eine sofortige Verbesserung Ihrer Reaktion auf eingehende E-Mails feststellen. Anstatt sich gestresst zu fühlen, wenn etwas anderes in Ihren Posteingang kommt, können Sie plötzlich wie gewohnt weitermachen, da Sie wissen, dass ein starkes System vorhanden ist.

Foto der Frau, die mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock eine SMS sendet.