4 Strategien, um Ihren Posteingang leer zu halten

4 Strategien, um Ihren Posteingang leer zu halten: Welche ist die richtige für Sie?

Unabhängig davon, wie viel Zeit wir damit verbringen, unseren Posteingang zu optimieren – von der Stapelüberprüfung von Nachrichten bis zum Hinzufügen von Schnickschnack , übernehmen E-Mails unser Leben. Mit Blick auf meine Statistiken vom letzten Monat habe ich über 10.000 E-Mails erhalten und verarbeitet (eek!), Um den richtigen Weg zu finden, um all diese Online-Korrespondenz zu verwalten war es für meine tägliche.

Es stellt sich jedoch heraus, dass der „richtige Weg“ zum Verwalten von E-Mails stark von Ihrem persönlichen Stil abhängt. Ich habe einige der beliebtesten und erfolgreichsten Strategien zusammengefasst, damit Sie entscheiden können, welche für Sie am besten geeignet ist:

1. LIFO: Last In First Out

Diese Technik basiert darauf, das alte Zeug mit sich selbst umgehen zu lassen. Dies ist die häufigste Art und Weise, wie Benutzer mit ihrem Posteingang umgehen und E-Mails von oben nach unten lesen (auch bekannt als beginnend mit der zuletzt empfangenen E-Mail).

Dies ist sehr praktisch und intuitiv, aber diese Strategie birgt zwei Hauptrisiken. Das erste Risiko besteht darin, dass Sie wahrscheinlich eine inkonsistente Reaktionsfähigkeit haben. An Tagen, an denen Sie viel Zeit für E-Mails haben, antworten Sie blitzschnell auf Kontakte. An Tagen, an denen Sie beschäftigt sind und an Besprechungen teilnehmen, häufen sich Nachrichten und werden unter neueren E-Mails vergraben.

Das zweite Risiko besteht darin, dass Sie gute Chancen verpassen, weil Sie nicht rechtzeitig nachverfolgt haben. Wenn Sie sich für diese Strategie entscheiden, diese Risiken jedoch mindern möchten, würde ich empfehlen, ein oder zwei Stunden einmal pro Woche zu blockieren, während der Sie zum umgekehrten chronologischen Ansatz wechseln (siehe unten). Auf diese Weise räumen Sie alles Alte aus, was wichtig sein könnte.

2. Chronologisch umkehren

Das Gegenteil von LIFO bedeutet, einen umgekehrten chronologischen Ansatz zu wählen, zuerst die ältesten E-Mails zu bearbeiten. Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie die Sortierung Ihres Posteingangs ändern, indem Sie einfach auf den E-Mail-Zähler in der oberen rechten Ecke klicken.

Mit dieser Strategie werden Sie häufig mit härteren E-Mails konfrontiert, die Sie verschoben haben. Dies ist ideal für chronische Zauderer. Diese Strategie hat jedoch einen Nachteil. Wenn Sie an einem Ort arbeiten, an dem Sie ständig dringende E-Mails erhalten, die wirklich sofort beantwortet werden müssen, kann es riskant sein, einen umgekehrten chronologischen Ansatz zu wählen. Wenn dies der Fall ist, können Sie diese Strategie definitiv während des eigentlichen Arbeitstages mit LIFO kombinieren.

3. Yesterbox

Die von Tony Hsieh, CEO von Zappos, bekannte Yesterbox-Technik konzentriert sich darauf, heute alle E-Mails zu bearbeiten, die Sie gestern erhalten haben. Hsieh erklärt:

„Ihre tägliche Aufgabenliste ist einfach der gestrige E-Mail-Posteingang (daher‚ Yesterbox ‚). Das Tolle daran ist, wenn Sie morgens aufstehen, genau wissen, wie viele E-Mails Sie erhalten müssen, wenn Sie jede E-Mail von gestern verarbeiten und aus Ihrem Posteingang entfernen, und es gibt tatsächlich einen Punkt wenn Sie keine E-Mails mehr haben, die Sie von gestern verarbeiten können. Es gibt tatsächlich ein Gefühl der Vollendung, wenn Sie fertig sind, was erstaunlich ist. “

Dies ist eine großartige Strategie für alle, die das Gefühl haben, ständig in E-Mails zu ertrinken. Ich empfehle zwar, seine gesamte Anleitung zu lesen, aber das Beste ist definitiv die Kontrolle, die Sie über Ihren Posteingang wiedererlangen. Im Gegensatz zu anderen Methoden bleibt Ihr Ziel im Laufe des Tages unverändert, und Sie werden im Laufe der Zeit feststellen, dass Sie besser verstehen, wie lange E-Mails Sie benötigen, um durchzukommen. Haben Sie gestern 25 E-Mails erhalten? OK, das könnte etwas mehr als eine Stunde dauern. Haben Sie einen großen Tag mit 70 eingehenden E-Mails? Sie können vorausplanen und zusätzliche Zeit für die Verwaltung des Volumes blockieren.

4. Posteingang Null

Inbox Zero, ein Begriff, der von Merlin Mann geprägt wurde, ist eine E-Mail-Strategie, mit der Ihr Posteingang immer zu 100% leer bleiben soll. Dies hat einige große Vorteile: Alles wird immer erledigt, und Sie verschwenden keine Zeit damit, eine E-Mail zum dritten Mal erneut zu lesen, bevor Sie tatsächlich Maßnahmen ergreifen. Diese Strategie ist gut für Typ-A-Listenmacher (wie ich!), Die die vollständige Kontrolle über ihre Posteingänge haben möchten. Aber meiner Erfahrung nach ist es einfach, Ihren Posteingang Ihr Leben bestimmen zu lassen, wenn Sie zu weit gehen. Profi-Tipp: Koppeln Sie Inbox Zero mit Boomerang for Gmail, einer App, mit der Sie Nachrichten bis zu dem Datum und der Uhrzeit Ihrer Wahl aus Ihrem Posteingang ablegen können, sodass Sie je nach Bedarf zwischen einer tatsächlichen Beantwortung und einer Verzögerung für später entscheiden können.

Wenn Sie es zum ersten Mal versuchen, empfehle ich Ihnen, Lily Hermans einwöchige Herausforderung zu prüfen, bevor Sie beginnen, im Posteingang Null zu bleiben.

Nachdem ich jede Methode ausprobiert habe, kann ich mit Sicherheit sagen, dass es bei der Auswahl einer Strategie darum geht, Ihre persönlichen Vorlieben mit allen Gewohnheiten in Einklang zu bringen, die Sie fördern (oder entmutigen) möchten. Möglicherweise funktioniert das Mischen und Anpassen am besten für Sie. Ich war lange bei Inbox Zero und habe entschieden, dass sich der Stress, die letzten paar zu erledigen, nicht gelohnt hat. Aber ich halte meinen Posteingang unter 20 E-Mails, bis ich jeden Abend ins Bett gehe – gerade kurz genug, dass ich alle auf meinem Bildschirm sehen kann, um schnell zu überprüfen, ob nichts durch die Risse gefallen ist. Solange Sie kein Sklave Ihres Posteingangs sind und jeder, der von Ihnen hören muss, rechtzeitig eine Antwort erhält, wer soll das beurteilen?