4 Häufige E-Mail-Fehler (und wie man sie behebt)

4 sehr häufige E-Mail-Fehler und 4 sehr einfache Korrekturen

Nur weil Googles Funktion „Senden rückgängig machen“ kürzlich eingeführt wurde nicht bedeutet, dass Sie bei E-Mail-Fehlern im Klaren sind. Wenn Sie so schnell arbeiten wie Sie, ist es schließlich nur sinnvoll, dass Sie hin und wieder ausrutschen. Auch wenn Sie ein Perfektionist sind.

Tatsächlich gibt es einige Dinge, die alle Fachkräfte irgendwann tun – in ihrer Karriere (wenn nicht einmal im Jahr). Also, anstatt in Panik zu geraten, folgen Sie einfach unserem Beispiel.

1. Klicken Sie auf Senden, bevor Sie dazu aufgefordert werden

Es ist schwierig, ruhig zu bleiben, nachdem Sie versehentlich jemandem eine halbe E-Mail gesendet haben – insbesondere, wenn Sie eine Überarbeitung geplant haben, da diese mit Tippfehlern, übermäßigen Ausrufezeichen und einigen Formulierungen gefüllt ist, die leicht falsch interpretiert werden können.

Verbringen Sie jedoch nicht die nächsten 10 Minuten damit, nach E-Mail-Tracking-Apps zu suchen, um festzustellen, ob Ihr Empfänger die Nachricht geöffnet hat. Beenden Sie stattdessen die ursprüngliche E-Mail schnell (Sie haben nicht mehr den Luxus, mehrere Minuten damit zu verbringen, sie zu bearbeiten), und schreiben Sie Folgendes oben:

Ich habe den Fehler gemacht, auf „Senden“ zu klicken, bevor ich die E-Mail beendet habe. Ignorieren Sie daher bitte die vorherige. Entschuldigung für die Verwirrung!

2. Versehentlich auf alle antworten

Dieser Fehler tritt in zwei Szenarien auf: Zum einen senden Sie etwas, das nicht vertraulich ist, aber nicht für jedermann zum Lesen bestimmt ist – beispielsweise eine E-Mail an Ihren Chef über die Urlaubszeit. Oder zweitens, Sie senden der gesamten Firma einen bissigen Kommentar über einen Kollegen, der nur für einen engen Freund gedacht war.

Versuchen Sie für das erste Szenario:

Hallo [Gruppe, auf die du alle geantwortet hast],

Whoops – das war für [ursprünglichen Empfänger] gedacht. Ich entschuldige mich dafür, dass Sie Ihren Posteingang verstopft haben!

Und für das zweite Szenario gehen Sie mit:

Entschuldigen Sie, dass Sie Ihren Posteingang verstopft haben! Ich bin mir sicher, dass E-Mails leicht aus dem Zusammenhang gerissen werden können – bitte ignorieren Sie sie.

Das auszusenden ist ein Anfang, aber Sie sind noch nicht vom Haken. Dies ist kein gelegentlicher Ausrutscher, der so einfach repariert werden kann. Gehen Sie auf jeden zu, den Sie persönlich (oder telefonisch) beleidigt haben, und entschuldigen Sie sich – egal wie unangenehm es ist. Dann lesen Sie dies für einen Schritt- für -Schritt – Ansatz, wie aus dieser Art von ernster Arbeit Fehlern zu erholen.

3. Einen ungeheuren Tippfehler machen

Die meisten Tippfehler erfordern keine Nachverfolgung, aber wir sind alle auf diejenigen gestoßen, die eine Erklärung benötigen. Vielleicht ändert der Tippfehler die Bedeutung dessen, was Sie tatsächlich sagen wollen. Oder vielleicht gibt es so viele, dass man nur ein bisschen Analphabet ist.

Anstatt zu hoffen, dass Ihr Empfänger die Tippfehler als Fehler ignoriert, sagen Sie ihm:

Wow, ich wollte [richtig geschriebene Wörter] eingeben, nicht das, was ich zuvor gesendet habe! Hier wird die Rechtschreibprüfung häufiger durchgeführt.

4. E-Mail an die falsche Person senden

Dieser Fehler tritt wiederum in zwei verschiedenen Szenarien auf. Entweder senden Sie eine unternehmensbezogene Nachricht an Kollege Zwei anstelle von Kollege Eins, oder Sie senden versehentlich vertrauliche Informationen an jemanden außerhalb des Unternehmens.

Schreiben Sie für das erste Szenario:

Es tut mir leid, diese E-Mail wurde für jemand anderen geschrieben! Ich weiß, dass Sie Tonnen von Nachrichten erhalten, also zögern Sie nicht, diese zu löschen.

Das letztere Szenario ist natürlich viel ernster. Bevor Sie sich an den falschen Empfänger wenden, sollten Sie sich über die Konsequenzen im Klaren sein, indem Sie Ihren Manager darüber informieren, was passiert ist – und herausfinden, wie sensibel die von Ihnen durchgesickerten Informationen waren. Dann entschuldigen Sie sich auf Anweisung Ihres Vorgesetzten bei der externen Partei und bitten Sie ihn höflich, Ihre Nachricht zu löschen.

Was sind andere alltägliche E-Mail-Fehler und wie können Sie sie beheben? Erzähl mir davon auf Twitter?