4 E-Mails, die Sie bei der Arbeit schlecht aussehen lassen

4 Mal sollten Sie diese E-Mail unbedingt nicht senden

Sie sind gewissenhaft, wenn es um E-Mails geht. Tatsächlich versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Scratch that – innerhalb von Augenblicken nach einer eingehenden Nachricht.

Und meistens nicht, das ist großartig. Aber manchmal kann das Senden der ersten E-Mail, die mir in den Sinn kommt, nach hinten losgehen – eine große Zeit. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Sie sich vom Computer entfernen und zu einem späteren Zeitpunkt auf die Nachricht zurückkommen sollten.

1. Ihre Antwort ist wirklich lang

Leider ist es nicht möglich, jemandem diplomatisch zu sagen, dass Sie ihn für einen Idioten halten. Wenn Sie also eine E-Mail verfassen, die brillant um die Tatsache tanzt, dass Sie die Gedanken Ihres Kollegen verachten, kann ich Ihnen versprechen, dass die E-Mail grob übersetzt bedeutet: „Hier sind einige flauschige Sätze. PS Ich denke, deine Idee ist scheiße. “

Wenn Sie in einem Satz schreiben könnten, was Sie denken (z. B. „Ich würde diesen Ansatz niemals verfolgen“) und Ihre E-Mail immer noch drei Absätze lang ist, sind Sie in Schwierigkeiten. Vielleicht halten Sie es für ratsam, einen Abschnitt dem Thema zu widmen, wie Sie verstehen, warum die andere Person verwirrt sein könnte, und einen anderen, wie Sie wissen, wovon Sie sprechen, und einen dritten, wie Ihr Plan besser ist. Es sind jedoch wirklich nur mehr Zeilen, die die andere Person möglicherweise falsch liest (oder durchschaut).

Versuchen Sie stattdessen, so kurz wie möglich zu sein. Wenn Sie mit jemandem nicht einverstanden sind, ist ein kurzes „Ich bin nicht sicher, ob wir auf derselben Seite sind“ oder „Ich hatte eine andere Lektüre darauf“ tatsächlich viel schöner – und effizienter.

2. Ihre Antwort ist voller Interpunktion

Wenn Sie nicht jemandem sagen, dass etwas die beste Nachricht ist, die Sie jemals gehört haben – und das ist es wirklich , sollten Sie sich vor einer E-Mail voller Betonung in Acht nehmen. Wenn jedes andere Wort fett oder kursiv oder in Großbuchstaben geschrieben ist und die Interpunktion dreifach ist; Die andere Person wird annehmen, dass Ihre Bedeutung extrem ist. (In einem früheren Job hatte ich einen Kunden, der alle seine E-Mails, auch die weltlichen, in Großbuchstaben schrieb. Das Personal bezeichnete seine Korrespondenz liebevoll als Lösegeldnotizen.)

Aber es ist nicht alles Spaß und Spiel. Wenn Ihre Gefühle nicht positiv sind, könnte die andere Person leicht denken, dass Sie versuchen, Ärger zu vermitteln – im Gegensatz zu einfacher Verwirrung. Zum Beispiel: „Ich bin nicht sicher, was das bedeutet??!!!!“ scheint geradezu feindselig. Zum Glück ist die Lösung hier ziemlich einfach. Wenn Sie sich auf ein Interpunktionszeichen und keine Kursivschrift beschränken („Ich bin nicht sicher, was das bedeutet.“), Drücken Sie immer noch aus, dass Sie über etwas unklar sind, aber es ist viel gemessener.

3. Ihre Antwort ist unklar (auch für Sie)

Sie zählen die Minuten herunter, bis der Arbeitstag vorbei ist. Oder du bist mit Arbeit überfüllt und versuchst nur, deinen Kopf über Wasser zu halten. Was auch immer der Grund sein mag, Sie sind unkonzentriert und haben die E-Mail, die Sie verfassen, sechs Mal gelesen.

Und sicher, Sie könnten es zum siebten Mal überprüfen und dann auf Senden klicken. Aber wenn Sie sich immer noch fragen, ob diese Zeile Sinn macht, ist dies ein Zeichen dafür, dass dies wahrscheinlich nicht der Fall ist.

Wenn Sie beispielsweise nach dem Mittagessen oder nach dem bevorstehenden Meeting, das Ihre gesamte Energie gefährdet, auf die E-Mail zurückkommen können, warten Sie. Wenn Sie so schnell wie möglich antworten müssen, senden Sie eine kurze Antwort, die verspricht, später weitere Details zu senden. Oft hält eine kurze Notiz, die den Empfang bestätigt und jemandem mitteilt, dass Sie mit mehr Informationen in Kontakt stehen, die Kommunikationswege offen – und gibt Ihnen Raum zum Verfassen Ihrer Antwort, wenn Sie über mehr Bandbreite verfügen.

4. Ihre Antwort beinhaltet, dass Sie über Ihre Pflichten hinausgehen

Sie wissen, welche Arten von Nachrichten sich normalerweise in Ihrem Posteingang befinden. Aber gelegentlich kommt etwas auf dich zu und du denkst irgendetwas von „Hmm, das ist seltsam…“ bis „Warte, ist das mein Job?“

Möglicherweise möchten Sie aus mehreren Gründen eine schnelle Antwort zurückschießen. Vielleicht glauben Sie nicht, dass das Problem die Zeit Ihres Vorgesetzten wert ist. Vielleicht fällt Ihnen eine brillante Antwort ein, und Sie entscheiden sich einfach dafür, dass dies als Initiative ergriffen wird.

Angenommen, ein Client sendet Ihnen eine E-Mail über ein Projekt, das außerhalb Ihrer Arbeitslast liegt. Sie werden also sehen, ob Sie die Antwort finden können, und wenn nicht, senden Sie ihr eine E-Mail mit dem Namen der Person, die sie bearbeitet. Das ist hilfreich, oder? Nicht, wenn es eine Hintergrundgeschichte gibt, die Sie nicht kennen. Obwohl Sie gute Absichten hatten, könnten Sie Ihren Kollegen oder Chef in eine schwierige Situation bringen.

Eine gute Option ist es, die E-Mail mit einem Hilfsangebot an die entsprechende Person im Unternehmen weiterzuleiten. Es sieht so aus. “Arthur von ABC Corporation fragte, ob ich Ihre Kontaktinformationen weitergeben könnte. Wäre das in Ordnung?“ Oder: „Mark fragte nach den Details des XYZ-Projekts. Wäre es hilfreich für mich, ihn mit Ihnen zu verbinden oder unsere Zeitleiste zu teilen? “ Es könnte Ihre Antwort verzögern, aber Sie wissen, dass Sie die richtige senden werden.

Sie sind sich nicht sicher, ob eine E-Mail die richtige Note trifft? Machen Sie eine Pause und kommen Sie darauf zurück.

Foto des gesperrten Computers mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.