Verwendung von Google Sheets anstelle von Excel

4 Mal sollten Sie Google Sheets wirklich anstelle von Excel verwenden

Selbst wenn Sie nicht in einer Position sind, die eine starke Zahlenkalkulation erfordert, mussten Sie in Ihrer Karriere wahrscheinlich mindestens ein- oder zweimal Excel verwenden. Es ist eines dieser Programme, das in verschiedenen Branchen so viele verschiedene Verwendungszwecke hat.

In einem meiner alten Jobs haben wir beispielsweise Excel nicht für die traditionelle Verwendung der Berechnung von Finanzdaten oder der Erstellung von Diagrammen verwendet. Stattdessen haben wir eine Reihe von Tabellen verwendet, um die Kontaktinformationen der Mitarbeiter sowie die Fälligkeitstermine der Aufgaben und anstehende Projekte am Horizont zu verfolgen. Und obwohl es definitiv ein nützliches Werkzeug ist, hat es einige Einschränkungen – was mich zu meinem neuen Lieblingsersatz bringt: Google Sheets.

Als ich anfing, es zu benutzen, trat ich mich dafür, dass ich nicht früher gewechselt hatte. Es ist rationalisiert, einfach und mobilfreundlich. Es ist zwar kein perfekter Ersatz für Excel, aber es gibt eine Reihe von Situationen, in denen es wohl die bessere Option ist.

Hier ist, wenn ich empfehle, es zu Ihrer bevorzugten Tabelle zu machen:

1. Sie arbeiten zusammen

In meiner früheren Position habe ich oft mit meinen Kollegen über Kabinen hin und her geschrien, um herauszufinden, wer die Excel-Datei, an der wir gearbeitet haben, auf ihrem Computer offen gelassen hat. Obwohl wir alle Zugriff auf die Tabelle hatten, war es naheliegend, dass wir nicht immer Zugriff auf die aktuellste Version hatten, da jeweils nur eine Person sie aktualisieren konnte. Der Versuch, mehrere gespeicherte Iterationen zu sortieren, war ein enormer Aufwand – gelinde gesagt.

Wenn Sie also kein großer Fan davon sind, Dateien hin und her zu senden oder mehrmals täglich neue Versionen derselben Tabelle zu speichern, ist Google der richtige Weg. Es ist cloudbasiert, dh mehrere Personen können gleichzeitig auf die Datei zugreifen und sie verwenden. Alle Änderungen werden in Echtzeit wiedergegeben.

Es besteht auch die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Wenn Sie also eine Frage dazu haben, warum einer Ihrer Partner eine Nummer geändert oder eine Spalte (oder etwas wirklich) hinzugefügt hat, können Sie eine kurze Notiz hinzufügen. Außerdem gibt es eine Möglichkeit, den Revisionsverlauf anzuzeigen, falls Sie zu einer früheren Version zurückkehren möchten. Seine Funktionalität macht die Kommunikation zum Kinderspiel.

2. Sie ziehen Echtzeitdaten ab

Dies ist eine der coolsten Funktionen, die ich erst kürzlich entdeckt habe: Da das Programm von Natur aus mit Google verbunden ist, können Sie Formeln für Bestandsinformationen, RSS-Feeds eingeben oder sogar die Übersetzungsfunktion von Google verwenden.

Dies bedeutet, dass Ihr Blatt automatisch Daten abrufen kann, die Sie möglicherweise zuvor manuell gesammelt und kompiliert haben. Mir ist klar, dass dies eine Nischenanwendung ist, aber nehmen wir an, Sie möchten ein paar Aktien im Auge behalten. Alles, was Sie tun müssen, ist die Eingabe der Formel und des Börsentickernamens sowie voila: Sie haben Ihren eigenen persönlichen Tracker erstellt, der in Echtzeit aktualisiert wird (solange Sie mit dem Web verbunden sind).

3. Sie müssen häufig aktualisieren

Eines der ersten Dinge, für die ich Google Sheets (auf persönlicher Basis) verwendet habe, war, meinen Yoga-Unterricht im Auge zu behalten. Ich wollte Ort, Studio, Stunden und Anzahl der Studenten aus zukünftigen steuerlichen Gründen sowie die Anhäufung von Unterrichtsstunden aufzeichnen. Blätter waren für mich aufgrund der kostenlosen Funktion für mobile Apps sowie des einfachen Formats am sinnvollsten.

Während die Verwendung eines Telefons für komplexe Formeln wahrscheinlich nicht ideal ist, war es perfekt für schnelle und häufige Updates, während ich unterwegs war.

Wenn das Herausziehen eines Computers zum Hinzufügen eines kleinen Datenelements wie eine lästige Pflicht klingt, finden Sie Sheets nützlich für die Bequemlichkeit und sofortige Synchronisierung. Sobald Sie die Informationen hinzugefügt haben, werden sie überall aktualisiert, nicht nur auf Ihrem Telefon.

Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine fortlaufende Liste der Personen führen, die Sie bei Networking-Veranstaltungen oder Kundenessen treffen. Ihr Blatt kann Name, Datum, Ort und alle Informationen enthalten, die Sie für Folge-E-Mails berücksichtigen möchten. Sie können damit auch Ausgaben und Reisemeilen für Geschäftsreisen nachverfolgen.

Die Möglichkeiten, wie Sie das Programm unterwegs verwenden können, sind unbegrenzt. Im Gegensatz zu den meisten Apps (z. B. zum Budgetieren, Erstellen von Listen usw.) können Sie so viele Spalten und Zeilen erstellen, wie Sie benötigen.

4. Sie haben ein begrenztes Budget

Ich werde das kurz und bündig halten: Bettwäsche ist kostenlos; Excel ist nicht.

Wenn Ihr Unternehmen bezahlt und Excel bevorzugt, sollten Sie sich natürlich auf diese beschränken (es sei denn, Sie sind in der Lage, ein klares Argument für den Wechsel vorzulegen). Aber wenn das nicht der Fall ist, scheint die Wahl so klar zu sein.

Für den eingefleischten Excel-Benutzer gibt es sicher viele Gründe, warum Sie zu Ihrem Programm stehen – und es ist sinnvoll, daran festzuhalten, insbesondere wenn Sie sich in einer Position als Finanz- oder Datenanalyst befinden und Tausende von Zellen verwenden Daten, mit denen Sheets einfach nicht so gut umgehen kann.

Für einige von uns ist es jedoch nicht sinnvoll, ein Desktop-basiertes Programm in einer Umgebung zu verwenden, die zunehmend kollaborativ ist. Es kann Ihre Arbeit ein bisschen einfacher machen – und wer will das nicht?