4 Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern

4 Möglichkeiten, um die Hin- und Her-E-Mails in Ihrem Posteingang zu reduzieren

Email. Kann nicht damit leben. Ich kann deine Arbeit nicht ohne sie erledigen. Habe ich recht?

Letztes Jahr haben wir über 2,5 Milliarden E-Mails verschickt. Und hier sind die schlechten Nachrichten. Trotz vieler Abscheu wird diese Zahl voraussichtlich nur noch zunehmen. Die Lautstärke ist ein Problem, ebenso wie die Zeit, die Sie dafür aufwenden. Berichten zufolge überprüfen Sie dies etwa 36 Mal pro Stunde. 36 mal. In einer Stunde.

Sobald Sie anfangen, sich mit dem zu beschäftigen, was sich in Ihrem Posteingang befindet, dauert es ungefähr 16 Minuten, um Ihre Aufmerksamkeit wieder auf Ihre andere Arbeit zu lenken. Oh, und wenn Sie ein Dokument benötigen, das irgendwo in Ihrer E-Mail vergraben ist, brauchen Sie ungefähr zwei Minuten, um es zu finden. Rechnen Sie nach: Dies führt schnell zu einer Plage für Ihre Produktivität.

Sie brauchen es, um Ihren Job zu machen. Sie können es nicht einfach wie eine schlechte Angewohnheit fallen lassen. Tatsächlich ist es zweifellos etwas, auf das Sie sich stark verlassen, um Informationen, Genehmigungen oder Antworten von Kollegen zu erhalten, damit Sie Ihre Arbeit erledigen können.

Aber wenn Sie beim Senden von E-Mails nicht genau wissen, was Sie von anderen wollen, oder wenn Sie keine guten Fragen stellen, denken Sie daran, dass dies 36 Mal pro Stunde geschieht? Ja gut, beobachten Sie, wie diese Schätzung erheblich zunimmt. Ich bezweifle, dass das ansprechend klingt. Hier sind vier Tipps, mit denen Sie Ihren Austausch minimieren und beschleunigen und besser als je zuvor kommunizieren können.

1. Klären Sie Ihre Frage

Haben Sie jemals einem Kollegen eine Idee vorgelegt und mit „Gedanken“ geendet? Wenn es Ihr Ziel ist , Input zu erhalten von jemandem auf einer Press Frist, Projektleitung oder eine Empfehlung über die Optionen, haben Sie ihm etwas präziser zu Arbeit mit geben. Schließlich möchte er nicht mehr Zeit damit verbringen, Ihre Nachricht zu entschlüsseln, als Sie damit verbringen möchten, seine Antwort zu lesen.

Wenn Sie gerade einen Plan gesendet haben, der zum Beispiel Maßnahmen erfordert, anstatt mit dem offenen und vagen „Gedanken?“ Zu enden. Stellen Sie eine bestimmte Frage wie: „Was ist erforderlich, um diesen Plan bis nächste Woche realistisch umzusetzen? Lassen Sie mich wissen, ob ich irgendetwas tun kann, um es so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen. “ Ihr Kollege kann schnell und direkt reagieren, und Sie erhalten eine Antwort von viel höherer Qualität.

2. Schnitt zur Verfolgung

Sarah, das Typ A-Projektmitglied, mit dem Sie häufig arbeiten, möchte alles Wochen im Voraus. Sie ist wieder dabei. Sie erhalten eine E-Mail für ein Ergebnis mit einer lächerlich kurzen Frist. Sie sind frustriert und versucht zu antworten: „Können Sie mir mehr Zeit für dieses Projekt geben?“ in der Hoffnung, die Frist neu zu verhandeln. Wenn Sie dies tun, werden ein halbes Dutzend weitere Antworten erforderlich sein, um die Zeitachse allein aufzulösen.

Sagen Sie stattdessen Ihrem Kollegen, wozu Sie in der Lage sind, und belassen Sie es dabei. „Hey Sarah, ich habe jetzt drei weitere priorisierte Projekte in meiner Warteschlange. Ich werde das bis zum Ende des Tages nächsten Donnerstag erledigen. Wenn ich es früher schaffen kann, werde ich es Sie wissen lassen. Danke für Ihre Geduld.“ Boom. Getan.

3. Hören Sie auf, Fragen zu stellen

Einige Nachrichten generieren unnötige E-Mails, da Sie unabsichtlich Antworten einladen. Um dies zu vermeiden, hören Sie auf zu schließen mit: „Ist das für Sie sinnvoll?“ Sagen Sie stattdessen „Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.“ Wenn der Empfänger eine Anfrage hat, wird er Sie informieren; Andernfalls weiß er, dass keine Antwort erforderlich ist.

Sie können auch mit etwas wie „Lassen Sie mich wissen, wenn wir nicht darauf ausgerichtet sind“ oder „Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weiter darüber sprechen möchten“ schließen. Diese prägnante Sprache macht deutlich, dass die Konversation geschlossen ist, es sei denn, es liegt ein Problem beim Empfänger vor.

4. Vernachlässigen Sie den Titel nicht

Die Betreffzeile Ihrer Nachricht lautet Effizienzgold. Nutzen Sie diese Immobilien, um Ihrem Leser einen Überblick darüber zu geben, wie viel Aufmerksamkeit er wann aufwenden muss. Kopf diese überschüssigen E-Mails am Pass.

Verwenden Sie Ihren Titel, um die Dringlichkeit, das Ergebnis und die Zeitachse anzugeben. Ein Titel könnte beispielsweise so lauten: „Aktion bis Freitagmittag erforderlich | Acme-Projekt nächste Woche fällig. “

Jetzt weiß Ihr Leser, dass dies einige Aufmerksamkeit erfordern wird. Sie ist sich bewusst, dass es eine Frist für Antworten und Arbeiten gibt, auf die sie sich konzentrieren muss, um nächste Woche fertig zu werden. Diese einzige konkrete Aussage verhindert eine Menge Hin und Her.

Wenn man bedenkt, wie viel Zeit und Aufmerksamkeit E-Mails sowohl als Absender als auch als Empfänger erfordern, können Sie sehen, wie einige einfache Techniken Ihnen helfen, Nachrichten zu senden, die im Gegenzug weniger Antworten generieren und die allgemeine Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern oder Kunden verbessern. Wäre das nicht cool? Wenn Sie Ihre Kommunikation sehr effizient gestalten, haben Sie nicht nur mehr Kontrolle über Ihren Posteingang, sondern Ihre Kollegen werden auch zu schätzen wissen, wie effizient Sie ihnen helfen.

Beachten Sie jedoch, dass es manchmal am besten ist, das Gespräch einfach offline zu schalten. Als Faustregel gilt: Wenn Sie das Problem in drei E-Mail-Austauschen nicht lösen können oder aufgrund eines verrückten langen Threads eine Fehlkommunikation auftritt, schlagen Sie ein Live-Gespräch vor, damit Sie die Angelegenheit schnell lösen können.

Foto des Mannes per E-Mail mit freundlicher Genehmigung von Milton Brown / Getty Images.