45 Produktivitätstipps für extrem beschäftigte Personen

45 Produktivitätstipps für extrem beschäftigte Personen

Sie laufen von Besprechung zu Besprechung. Ihr Posteingang ist bis auf die Sparren gefüllt (und Sie sind damit bis hierher fertig). Sie arbeiten jeden Tag stundenlang und haben immer noch nicht das Gefühl, eine Delle in Ihrer To-Do-Liste zu haben.

Wir verstehen. Wir waren dort. Und wir wissen, dass es am Tag einfach nie genug Stunden geben wird. Deshalb haben wir eine Liste der ultimativen Produktivitätstipps zusammengestellt, mit denen wir die Zeit, die wir haben, optimal nutzen können.

Von der Planung Ihres Angriffs an diesem Tag über die Verhinderung von E-Mails bis hin zum Umgang mit Ablenkungen, die immer wieder auftauchen, helfen wir Ihnen dabei, alles so effizient wie möglich zu erledigen, damit Sie endlich Zeit für andere Dinge haben (z. du weißt schon, schlaf).

Planen Sie Ihre Aufgaben

  1. Überschätzen Sie nicht die Anzahl der Dinge, die Sie an einem Tag erledigen können. Anstatt eine riesige Liste von Aufgaben zu erstellen (und sich frustriert zu fühlen, wenn Sie sie nicht beenden), probieren Sie unsere Aufgabenliste 1-3-5 aus : Planen Sie eine große Aufgabe, drei mittelgroße Aufgaben und fünf kleine Aufgaben jeden Tag erledigt.
  2. „Wenn ich etwas schon fertig habe, schreibe ich es auf und streiche es von der Liste ab. Es fühlt sich immer gut an, wenn etwas getan wird. “ Michael Peggs, @michaelpeggs
  3. Versuchen Sie, Ihren Aufgaben Emotionen zu verleihen: Wenn Sie sich daran erinnern, dass Sie sich nach Abschluss eines großen Kundengesprächs „triumphierend“ fühlen oder wenn Sie Ihre Steuererklärung abschließen, erhalten Sie möglicherweise eine „massive Erleichterung“.
  4. Setzen Sie niemals ein großes Projekt als eine Aufgabe auf Ihre Liste. Teilen Sie es stattdessen in kleinere Aufgaben auf, damit Sie beim Erreichen Ihres Endziels auf dem richtigen Weg bleiben.
  5. „Dank Evernote hat sich mein Organisationssystem von einem klobigen Mashup aus Notizbuchseiten, Haftnotizen und Textbearbeitungsdateien in ein engmaschiges, integriertes Evernote-System verwandelt, das auf meinem Laptop, meinem Handy und meinem Tablet synchronisiert ist. Von Kundennotizen über Blog-Entwürfe bis hin zu Sprachskripten ist alles dabei. “ Michael Terrell, @michaelterrell
  6. Wenn Sie über alle Dinge nachdenken, die Sie erledigen müssen – sowohl in der Arbeit als auch im Leben , überlegen Sie, welche Aufgaben Sie durch Auslagern von Ihrem Teller entfernen können.
  7. Holen Sie sich das, was Sie am wenigsten tun möchten, zuerst. Dies wird Sie ermutigen, es schneller zu erledigen, damit Sie zu den Aufgaben gelangen, die Ihnen mehr Spaß machen, und den Rest Ihres Tages ein bisschen besser gestalten können.
  8. Erledige eine wichtige Aufgabe vor dem Mittagessen. Wenn Sie eine große Sache frühzeitig aus dem Weg räumen, können Sie eine belebende Mittagspause einlegen und den Nachmittag frisch beginnen, ohne sich über diese große Aufgabe auf Ihrer Liste in Panik zu versetzen.
  9. „Jeden Sonntag mache ich eine Liste von dem, was ich in dieser Woche erledigen muss. Ich blockiere einen Tag, um die Dinge zu erledigen. Ich speichere die letzten 30 Minuten eines jeden Arbeitstages, um einen Plan für den nächsten Tag mit drei vorrangigen Aufgaben zu erstellen. Ich benutze diese letzten 30 Minuten auch, um Aufgaben zu schließen und E-Mails zu lesen. Das macht den frühen Morgen so viel einfacher! “  Anna Runyan, @classycareer
  10. Es gibt viele Task-Management-Systeme. Letztendlich geht es darum, herauszufinden, was für Sie funktioniert, und sich daran zu halten. Das ständige Ausprobieren neuer Systeme wird auf lange Sicht Zeitverschwendung sein. Verbringen Sie also einen Monat damit, zu experimentieren und sich dann zu verpflichten. Hinweis: Ihr ultimatives System kann eine Kombination aus mehreren sein!

Umgang mit E-Mail

  1. Überprüfen Sie E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten und versuchen Sie, sie auf nur 4-5 Mal pro Tag zu beschränken. Wenn Sie nicht annähernd so viel Selbstkontrolle haben, verwenden Sie ein Tool wie  Posteingangspause  , um zu verhindern, dass E-Mails in Ihrem Posteingang angezeigt werden, bis Sie dazu bereit sind.
  2. Wenn Sie durch E-Mails wirklich in Schwierigkeiten geraten, versuchen Sie es mit  dem System von Time Management Ninja,  um es nur zweimal am Tag zu überprüfen.
  3. Müssen Sie E-Mails in Eile beantworten? Fügen Sie unten auf der Seite die oberflächliche Signatur “Von meinem iPhone gesendet” hinzu – auch wenn Sie E-Mails von Ihrem Computer aus senden. Während Sie dies nicht die ganze Zeit tun sollten, ist es eine schnelle Möglichkeit, einige Antworten mit einem Satz herauszuholen, ohne dass die Leute denken, dass Sie unhöflich sind.
  4. Gehen Sie auf Ihre E-Mails zu, um festzustellen, wie lange Sie brauchen, um darauf zu antworten. Wenn die Antwort weniger als drei Minuten dauert, erledigen Sie sie jetzt. Wenn es mehr als das braucht, legen Sie es beiseite. Und dann, wenn Sie viel Zeit haben, packen Sie diese zuerst an.
  5. Je schneller Sie antworten, desto kürzer darf Ihre Antwort sein – und desto weniger Zeit müssen Sie mit Erklärungen zu „Entschuldigung für die verspätete Antwort“ verschwenden. Wenn Sie also nicht innerhalb von 48 Stunden auf eine E-Mail antworten können, antworten Sie zumindest mit einem kurzen “Ich werde bald darauf zurückkommen!”
  6. Führen Sie einmal im Quartal einen umfangreichen Posteingang durch und archivieren Sie alle Nachrichten, die älter als zwei bis drei Monate sind. (Im Ernst, es wäre nur peinlich, sie an dieser Stelle zu beantworten.) Wenn E-Mails, die Sie abonniert haben, in Ihren Posteingang gelangen, treffen Sie eine schnelle Entscheidung darüber, ob Sie sie tatsächlich lesen oder ob Sie sich abmelden sollten.
  7. „Vermeiden Sie es, gleich am Morgen E-Mails zu lesen. Es ist zu einfach, sich durch Antworten auf Nachrichten ablenken zu lassen. Wenn ich warte, bis ich einige der Prioritätspunkte auf meiner To-Do-Liste erledigt habe, kann ich den E-Mails mehr Aufmerksamkeit schenken, und ich habe auch das Gefühl, meine Arbeit erledigt zu haben. “ Hannah Morgan,  @careersherpa 
  8. Verwenden Sie vordefinierte Antworten, um zu vermeiden, dass dieselben Dinge immer wieder eingegeben werden. Erstellen Sie für jede E-Mail, die Sie regelmäßig senden – oder auch nur für einen Teil einer E-Mail, wie den Abschlussabsatz – eine vordefinierte Antwort, die Sie jederzeit einfügen können, wenn Sie sie benötigen. Noch nie von eingemachten Antworten gehört? Erfahren Sie hier mehr 
  9. Richten Sie automatische Filter ein, um E-Mails sofort aus Ihrem Posteingang in den richtigen Ordner zu ziehen. (Dies ist eine großartige Option für Dinge wie Newsletter, auf die Sie in Ihrer Freizeit zurückkommen möchten.)
  10. Verwenden Sie Boomerang  , um E-Mails aus Ihrem Posteingang zu ziehen, bis Sie bereit sind, sie zu bearbeiten. Dies ist aus zwei Gründen nützlich: Erstens wird die Botschaft außer Sicht und Verstand gebracht, sodass Sie Raum haben, über andere Dinge nachzudenken. Zweitens werden Sie später automatisch an die E-Mail erinnert, sodass Sie sich weniger um das Tracking selbst kümmern müssen.
  11. Möchten Sie weniger E-Mails in Ihrem Posteingang erhalten? Versuchen Sie ein Auto-Responder mit Antworten auf häufig gestellte Fragen zu schaffen Sie erhalten. Beantworten Sie E-Mails nach Möglichkeit immer mit Aussagen und nicht mit Fragen, um zu viel Hin und Her zu vermeiden.

Meetings verwalten

  1. Planen Sie nicht mehr Zeit ein, als Sie benötigen. Die meisten Besprechungen sind für eine volle Stunde geplant, wenn sie maximal 20 Minuten, 30 Minuten oder 45 Minuten dauern sollten .

  2. Planen Sie keine „Update-Meetings“ – ein Update kann fast immer per E-Mail erfolgen. Wenn der Zweck des Meetings nicht darin besteht, eine Entscheidung zu treffen oder eine Aktion gemeinsam abzuschließen, brechen Sie sie ab (oder schlagen Sie Ihrem Chef freundlich vor, dass dies möglicherweise nicht erforderlich ist).

  3. Gruppieren Sie Ihre Besprechungen hintereinander, um zu vermeiden, dass Sie zu oft vom Besprechungsmodus in den Arbeitsmodus wechseln müssen, oder um unangenehme Zeiten zwischen Besprechungen zu bewältigen, in denen Sie das Gefühl haben, nichts erledigen zu können. Besser noch, planen Sie einen Tag ohne Besprechungen, damit Sie mindestens einen Tag haben, an dem Sie wirklich in die konzentrierte Arbeit eintauchen können.

  4. Wenn Sie sich mit jemandem außerhalb des Büros treffen, überlegen Sie, ob Sie sich wirklich persönlich treffen müssen. Könnte Ihr Ziel stattdessen mit einem Telefonanruf oder einer Videokonferenz erreicht werden?

  5. Seien Sie unglaublich proaktiv, wenn es darum geht, Meetings auf Kurs zu halten. Senden Sie jedem eine Tagesordnung für jede Besprechung, und wenn das Gespräch nicht zum Thema gehört, haben Sie keine Angst, es einzudämmen. ” funktioniert perfekt.

  6. Haben Sie ein Einzelgespräch? Versuchen Sie heimlich, es unter 19 Minuten zu halten. Dies wird Ihnen helfen, freundliches Plaudern auf ein Minimum zu beschränken und direkt zur Sache zu kommen. Und wenn das Gespräch immer weitergeht, geben Sie eine nette Entschuldigung dafür, warum Sie auflegen müssen (wie ein harter Stopp oder ein sterbendes Telefon).

Zeitmanagement beherrschen

  1. Erstellen Sie Ihren Zeitplan basierend auf Ihren besten Zeiten, um Dinge zu erledigen. Wissen Sie, dass Sie morgens pünktlich sind? Nehmen Sie sich Zeit für gezielte Arbeit und versuchen Sie, sie frei von Besprechungen oder Ablenkungen zu halten. Immer gegen 15 Uhr eine Pause einlegen? Planen Sie hier jeden Tag eine Stunde für sinnlose Aufgaben.
  2. „Unterschätzen Sie nicht die Kraft kleiner Zeitblöcke, um Dinge zu erledigen. Anstatt die 15 Minuten zwischen den Besprechungen zu verschwenden, erstellen Sie eine Liste mit kleinen Aufgaben, die Sie in 15, 10 oder sogar fünf Minuten erledigen können: Beantworten Sie E-Mails, wenden Sie sich an einen Kontakt, und lesen Sie die Branche. “ Schnelle Gesellschaft
  3. Sie sind sich nicht sicher, wohin Ihre wertvolle Zeit geht? Verwenden Sie einen Tracker wie Rescue Time oder Toggl, um zu, was Sie den ganzen Tag über tun. Im Laufe von ein oder zwei Wochen werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, was die zeitraubenden Schuldigen sind – und in der Lage sein, Ihren Angriff so zu planen, wie Sie sie loswerden.
  4. Sie sollten nicht das ganze Wochenende arbeiten, sondern versuchen, ein paar Stunden Zeit zu finden, um Ihren Posteingang zu bereinigen, kleinere, sinnlose Aufgaben zu erledigen und sich einen Vorsprung bei bevorstehenden Projekten zu verschaffen. Dies zu tun, während Sie sich am Sonntagabend einen Film ansehen, kann eine großartige Möglichkeit sein, ihn zu erledigen, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie zu  viel Arbeit erledigen.
  5. Nutzen Sie Fristen und Fristen zu Ihrem Vorteil. Auch wenn Sie technisch nicht   keine Frist für eine Aufgabe haben, legen Sie eine für sich selbst fest. Wenn Sie wissen, dass Sie nur zwei Stunden Zeit haben, um etwas zu erledigen, können Sie sicherstellen, dass Sie keine Stunde davon im Internet verschwenden.
  6. Es klingt nicht intuitiv, aber stellen Sie sicher, dass Sie den ganzen Tag über viele Pausen einplanen. Wir sind am produktivsten, wenn wir konzentrierte Arbeit haben, gefolgt von kurzen Pausen. Verwenden Sie einen Online-Timer, um sich daran zu erinnern, von Ihrem Schreibtisch aufzustehen, einen Snack oder etwas Wasser zu sich zu nehmen oder ein paar Minuten mit einem Kollegen zu plaudern, bevor Sie zum Schleifstein zurückkehren.
  7. Budget begrenzte Zeit für Ihre Lieblingsablenkungen. Wenn Sie wissen, dass Sie nach ein paar Stunden Arbeit 10 Minuten auf Instagram verbringen  können, können Sie jetzt keine Zeit mehr damit verschwenden. Wenn Sie dies als Belohnung für harte Arbeit verwenden, können Sie motiviert bleiben.
  8. „Wenn Sie Probleme haben, ein Projekt in Angriff zu nehmen, beginnen Sie mit einem Bindestrich. Mit anderen Worten, legen Sie eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Arbeitsaufwand für das Projekt fest, den Sie erledigen müssen, bevor Sie mit etwas anderem fortfahren können. “ 43 Ordner
  9. „Haben Sie immer Sicherungsaufgaben. Es gibt Zeiten, in denen das Leben versucht, Ihre Produktivität zu beeinträchtigen: Eine Person, mit der Sie sprechen müssen, ist nicht verfügbar, das Internet ist ausgefallen oder Sie können sich einfach nicht auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Haben Sie immer andere Optionen, damit Sie etwas erledigen können, auch wenn Sie Ihre Hauptaufgabe nicht erledigen können. “ Zeitmanagement Ninja 

    Umgang mit Ablenkungen

  10. „Ich schalte meinen Computer aus und lasse mein Telefon an seltsamen Orten, die mich daran hindern, es sofort zu finden. Das stellt sicher, dass ich nicht verbunden und vollständig präsent bin. Und die Wahrheit ist, dass ich weiß, dass mein Gehirn eine Pause braucht, sonst leidet mein Geschäft. “ Christie Mims, @revolutionsclub
  11. Benötigen Sie eine schnelle Lösung, um Ihre Mitarbeiter davon abzuhalten, Sie abzulenken? Stecken Sie Ihre Kopfhörer ein. Es ist nicht narrensicher, aber es ist viel weniger wahrscheinlich, dass Leute mit einer nicht dringenden Frage oder einem Klatsch auf Sie zukommen, wenn Sie angeschlossen und aufgabenorientiert aussehen.
  12. Wenn Sie auf interessante Artikel stoßen, sollten Sie nicht zulassen, dass das Lesen dieser Artikel Ihre Produktivität beeinträchtigt. Verwenden Sie stattdessen einen Dienst wie Pocket oder Instapaper, um sie zu speichern und später zu lesen, wenn Sie mehr Zeit haben (z. B. auf Ihrem Weg zur Arbeit).
  13. Legen Sie jede Woche Zeiten ohne Internet fest. Während ein Großteil unserer Arbeit auf dem Internet beruht, gibt es noch Dinge, die wir ohne das Internet erledigen müssen – und dies sind oft die fokussierten Aufgaben, die wir am meisten vermeiden. Schalten Sie Ihr WLAN jede Woche für ein paar Stunden aus, um sich diesen Aufgaben zu widmen.
  14. Seien Sie aggressiv in Bezug auf die Verwendung von Social Media bei der Arbeit. Idealerweise sollten Sie es überhaupt nicht verwenden. Wenn Sie müssen, beschränken Sie es auf Ihre festgelegte “Ablenkungszeit” und deaktivieren Sie die automatische Anmeldung, damit Sie jedes Mal, wenn Sie zu Facebook wechseln, eine Barriere haben. Müssen Sie aggressiv sein? Probieren Sie eine App wie  SelfControl aus  , um Ihren Zugriff während des Arbeitstages zu blockieren.
  15. Hör auf, Multitasking zu versuchen! Wir sind wirklich nicht dafür gebaut, und obwohl es sich anfühlt, als würden Sie mehr erledigen, wird alles letztendlich länger dauern. Wenn dies für Sie schwierig ist, verbringen Sie ein oder zwei Wochen mit aggressivem Mono-Tasking.
  16. „Genau wie beim Multitasking überlastet Unordnung Ihre Sinne und erschwert es Ihnen, Dinge zu erledigen. Wenn Sie also Probleme beim Fokussieren haben, schauen Sie sich an Ihrem Schreibtisch (und Ihrem Computer-Desktop) um, um festzustellen, ob einer von ihnen etwas aufgeräumt werden muss. “ ooomf
  17. Fühlen Sie sich frei, sich von Kollegen abzuschotten, wenn Sie konzentrierte Zeit benötigen. Wenn Sie ein internes Chat-System verwenden, geben Sie die Meldung “Nicht stören” ein, damit die Leute wissen, dass Sie an etwas arbeiten und wann Sie wieder verfügbar sind. Und wenn Sie ein Büro mit einer Tür haben? Schließen Sie es mit einer schönen Notiz auf der Vorderseite, die dasselbe erklärt.
  18. Stellen Sie für einen optimalen Fokus sicher, dass keines Ihrer Geräte so eingestellt ist, dass es Sie anpingt, wenn neue Nachrichten eingehen. Selbst etwas so Kleines wie ein Summen von Ihrem Telefon kann ausreichen, um einen produktiven Fluss zu zerstören.