5 Business Writing Fehler, die Sie machen

5 Fehler beim Schreiben von Unternehmen, von denen Sie nicht wissen, dass Sie sie machen

Ich liebe es zu schreiben und ich liebe alle „Regeln“, die damit einhergehen. Und obwohl es für die meisten Menschen ein bisschen viel ist, meine Tweets und Facebook-Beiträge zu kopieren, bevor ich sie mit der Welt teile, denke ich, dass es einige Schreibregeln gibt, die wir alle befolgen sollten – besonders bei der Arbeit.

Aber viele von uns (ich eingeschlossen) brechen sie täglich, oft ohne es zu merken. Und obwohl perfekte Prosa möglicherweise nicht in jedem Büro oder jeder Branche von größter Bedeutung ist, gibt es wahrscheinlich jemanden – einen Kollegen, einen Kunden oder Ihren Chef , der Ihr Schreiben bemerkt und, noch schlimmer, Ihre Professionalität basierend darauf beurteilt.

Bevor Sie eine weitere E-Mail verfassen, notieren Sie sich die häufigsten Fehler beim Schreiben am Arbeitsplatz und befolgen Sie diese Anleitung, um sie zu vermeiden.

1. Zu beiläufig schreiben

Beispiel: Danke für dein Feedback, Joe! Werde morgen f / u.

Ich habe das Glück, in einer ziemlich ungezwungenen Umgebung zu arbeiten – einer, in der wir Flip-Flops tragen können (und tun), um lächerlich Photoshopping-Schnappschüsse von den Gesichtern des anderen per E-Mail zu versenden.

Aber diese Lässigkeit ist nicht die Norm für jedes Büro, was bedeutet, dass es am besten ist, in Ihrem professionellen Schreiben eher formal als frivol zu sein. Während dies offensichtlich bedeutet, Abkürzungen und Slang zu umgehen, bedeutet dies auch, in vollständigen Sätzen zu schreiben, die korrekte Schreibweise zu verwenden und Spitznamen zu vermeiden. Es kann vorkommen, dass Sie sich wohl genug fühlen, um ungezwungener mit dem Empfänger Ihrer Nachricht zu sprechen, aber im Geschäftsleben ist es immer besser, auf Nummer sicher (und professionell) zu gehen, als sich zu entschuldigen.

2. Passive Voice anstelle von Active verwenden

Beispiel: Das angehängte Dokument wurde vom Team empfangen.

Lassen Sie uns dies zunächst aus dem Weg räumen: Passive Stimme – das heißt, wenn der Empfänger einer Handlung Gegenstand des Satzes ist (in diesem Fall das Dokument) – ist grammatikalisch nicht falsch. Passiv formulierte Sätze wirken jedoch oft unangenehm oder unnötig vage. Aktive Stimme – wenn derjenige, der Maßnahmen ergreift, Gegenstand des Satzes ist – ist in der Regel direkter und klarer. Es klingt auch maßgeblicher und kann eine bessere Möglichkeit sein, Eigenverantwortung oder Verantwortung für das zu zeigen, was Sie getan haben. (“Ich habe dem Kunden 5.000 US-Dollar gespart” zeigt Ihre Leistung viel besser als “5.000 US-Dollar wurden gespart”.)

3. Übermäßige Verwendung von Ausrufezeichen

Beispiel: Hallo Bob! Ich hoffe du hattest ein wunderbares Wochenende! Ich möchte den Q1-Bericht weiterverfolgen und hatte gehofft, dass Sie mir möglicherweise den neuesten Entwurf senden können – aber keine Eile! 🙂

Ich verstehe definitiv die Gründe, warum Menschen beim professionellen Schreiben ausrufefreudig werden. Es kann leicht sein, den Ton oder die Emotionen hinter einer E-Mail falsch zu interpretieren, wenn nicht für sehr offensichtliche Temperamente, und die Leute pfeffern ihre Schriften oft mit Ausrufezeichen, um zu zeigen, dass sie freundlich sind. Aber die Wahrheit ist, es ist einfach nicht professionell – und schlimmer noch, es kann jugendlich wirken. (Gleiches gilt für Emoticons – ein Smiley-Gesicht wird Ihren Standpunkt niemals auf intelligent klingende Weise vermitteln.)

Denken Sie daran, dass Ausrufezeichen hervorgehoben werden sollen und bei übermäßiger Verwendung ihre Bedeutung verlieren. Verwenden Sie sie sparsam und im Zweifelsfall überhaupt nicht.

4. Vage Betreffzeilen schreiben

Beispiel: Betreff: Dienstag; Körper: Ich brauche den Q1-Bericht, der bis nächsten Dienstag geliefert wird.

Der Betreff Ihrer E-Mail sollte eine kurze Zusammenfassung dessen sein, was sich im Körper befindet. Dies ist ein sehr einfaches Konzept, das überraschenderweise von einer großen Mehrheit der Arbeitswelt noch nicht verstanden wurde. Wenn die meisten von uns jedoch mehr als 200 E-Mails pro Tag erhalten und häufig in einem vollgepackten Posteingang nach den gesuchten Themen suchen müssen, kann es ein besonders ärgerlicher Fehler beim Schreiben von Geschäftsangaben sein, wenn Sie Ihre Betreffzeilen vage lassen.

Bei jeder professionellen Kommunikation ist es Ihr Ziel , so schnell wie möglich Klarheit zu schaffen – und in E-Mails beginnt dies mit Ihrer Betreffzeile. Im obigen Beispiel wäre “Q1-Bericht: Fälliger nächster Dienstag” viel klarer als einfach “Dienstag”.

5. Jargon-glücklich werden

Beispiel: Können Sie die FS-Nummern abrufen und überprüfen, ob sie unserer STH-Anzahl entsprechen?

Während Sie vielleicht denken, dass mit Industrie- oder Firmen-Schlagworten der Sie professionell und klingen lässt, wird Ihr Zweck dadurch zunichte gemacht, dass niemand verstehen kann, was Sie sagen. Denken Sie daran, auch wenn Sie glauben, dass Ihr direkter Empfänger weiß, wovon Sie sprechen, kann Ihre Nachricht an andere weitergegeben werden, sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens.

Die beste E-Mail oder Mitteilung ist eine, die Ihren Standpunkt (oder Ihre Anfrage oder Ihre Antwort) sofort deutlich macht, und Jargon verdeckt diesen Zweck unnötig.

Ja, wir alle brechen von Zeit zu Zeit gegen diese Regeln (hey, ich habe in meiner Zeit so manches Smiley-Gesicht per E-Mail zwischen den Büros gesendet). Und ab und zu in einer kurzen E-Mail in einem ungezwungenen Büro an einen engen Mitarbeiter? Fein. Im Allgemeinen ist es jedoch am besten, auf Nummer sicher zu gehen, professionell zu bleiben und Ihre Arbeit zu überprüfen, um diese häufigen Fehler aus Ihren schriftlichen Mitteilungen herauszuhalten.

Möchten Sie Ihr Schreiben weiter verbessern? So können Sie in 10 Minuten ein besserer Schriftsteller werden.