5 „Effizienz“ -Gewohnheiten, die Ihre Produktivität tatsächlich beeinträchtigen

5 „Effizienz“ -Gewohnheiten, die Ihre Produktivität tatsächlich beeinträchtigen

Es gibt nur sehr wenige Produktivitätstechniken, die ich bei meinen Versuchen, besser, schneller und intelligenter zu arbeiten, nicht ausprobiert habe.

Tägliche Meditationssitzungen? Ich habe es versucht. (Und ich habe weitergemacht – es ist ein großartiger De-Stressor.)

„Montags ohne Treffen“? Ich habe es versucht. (Und finde es großartig – solange alle Teammitglieder zu 100% hinter dir stehen.)

Strukturierter Aufschub? Ich habe es auch versucht – es ist meine neue Lieblingsmethode, um meine To-Do-Liste durchzuarbeiten.

Ja, dank all dieser Experimente habe ich einige großartige Gewohnheiten in meine tägliche Routine aufgenommen. Ich habe aber auch viele sogenannte „Produktivitäts-Hacks“ entdeckt, die nicht so gut funktionieren – Gewohnheiten, die bedeuten könnten, dass Sie noch weniger erledigen. Wie diese fünf: Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen möchten, lassen Sie sie so schnell wie möglich fallen.

1. Arbeiten Sie ohne Unterbrechung, bis Sie fertig sind

Wie oft haben Sie sich an Ihren Computer gesetzt und sich gesagt, dass Sie nicht aufstehen würden, bis Sie Ihre To-Do-Liste durchgesehen hätten?

Schuldig. Tatsächlich war das meine Strategie, als die Arbeit verrückt wurde. Aber nach einer Analyse von DeskTime, eine zeit Tracking App, sich selbst zu Ihrem Schreibtisch Verkettungs tatsächlich macht Sie weniger effizient.

„Die produktivsten Leute arbeiten jeweils 52 Minuten in Sprints und machen dann 17 Minuten Pause“, sagt Julia Gifford, die bei der Durchführung der Studie mitgewirkt hat. Gifford erklärt, dass das Geheimnis während des Sprints intensiv fokussiert wird und sich dann während der Pause vollständig ausschaltet. Diese Trittfrequenz hilft Ihnen dabei, so viel wie möglich zu erledigen und gleichzeitig das Risiko zu verringern, dass Sie ausbrennen.

Wenn Sie also das nächste Mal eine wahnsinnig lange Aufgabenliste haben, versuchen Sie, diese mit häufigen Pausen zwischen den Aufgaben anzugehen. Auf lange Sicht werden Sie wahrscheinlich schneller fertig.

2. Sofortige Beantwortung von E-Mails

Vollständige Offenlegung: Ich kann meinen Posteingang am schlechtesten ignorieren, nachdem ich das Büro verlassen habe. (Manchmal überprüfe ich meine E-Mails mitten in der Nacht, wenn ich aufwache, um auf die Toilette zu gehen. Es ist nicht gut.)

Wenn ich ständig auf dem Laufenden bin, habe ich das Gefühl, immer auf dem Laufenden zu sein, doch die Forschung zeigt, dass ich mir selbst keinen Gefallen tue. Eine zweiwöchige Studie der University of British Columbia ergab einen direkten Zusammenhang zwischen der Häufigkeit des Abrufens von E-Mails und dem Stress.

Warum? Die Forscher nennen E-Mail eine „unendliche To-Do-Liste“. Selbst wenn Sie vorübergehend eingeholt werden, dauert das nie lange – schließlich erhält die durchschnittliche Person 90 E-Mails pro Tag und sendet 33.

Dieser E-Mail-bezogene Stress verursacht Unglück, was wiederum die Produktivität verringert. Und wenn Sie weniger erledigt sind, sind Sie wahrscheinlich noch mehr gestresst. Um den Teufelskreis zu stoppen, habe ich meine geschäftliche E-Mail von meinem Telefon gelöscht, damit ich sie nicht mehr überprüfen kann, wenn ich das Büro verlasse. Wenn dies für Sie keine Option ist, versuchen Sie diese anderen Tricks, um das obsessive Abrufen Ihrer E-Mails zu beenden.

3. Tonnenweise Apps verwenden

Wenn Sie versuchen, Ihre Effizienz zu steigern, ist es verlockend zu glauben, dass eine neue App die Antwort ist. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen, und laden daher ein Tool herunter, mit dem Sie Ihre Fortschritte verfolgen können. Sie möchten organisiert bleiben, also versuchen Sie es mit Projektmanagement-Software.

Das nächste, was Sie wissen, sind Ihre Geräte voller Apps – aber Sie sind nicht produktiver geworden. (Da diese Apps normalerweise mit Lernkurven ausgestattet sind, verschwenden Sie möglicherweise tatsächlich Zeit damit!)

Die Realität ist, dass eine App am besten funktioniert, wenn Sie zuerst ein solides System installiert haben – ein System, das die App erweitert und nicht ersetzt. Als ich zum Beispiel mit Zeitmanagement zu kämpfen hatte, fand ich es sehr hilfreich, meine To-Do-Liste neu zu ordnen und Aufgaben nach Wichtigkeit und Frist zu priorisieren. Nachdem ich erfahren hatte, dass dies für mich funktioniert, entschied ich mich für eine Aufgabenlisten-App, mit der ich jedem Element eine Prioritätsstufe hinzufügen konnte, die mir genau zeigte, wie dringend jede Aufgabe in meiner Pipeline war.

Es machte einen großen Unterschied. Aber während die App definitiv half, stand der Prozess an erster Stelle.


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4. Früh aufstehen

Sie haben wahrscheinlich gehört, dass es einfach ist, eine zusätzliche Stunde aus Ihrem Tag herauszuholen: Stellen Sie Ihren Wecker einfach 60 Minuten früher als gewöhnlich ein.

Obwohl „Frühes Aufwachen“ ein beliebter Ratschlag zur Produktivität ist, hält es nicht an, wenn Ihr verschobener Zeitplan zu Schlafentzug führt. (Was, wie Sie wahrscheinlich schon gehört haben, Ihr Kurz- und Langzeitgedächtnis, Ihre Konzentrationsfähigkeit, Ihre Entscheidungsfähigkeit, Ihre mathematische Verarbeitung und Ihre kognitive Geschwindigkeit beeinträchtigt.)

Sicher, Sie könnten genug Augen verschließen, wenn Sie eine Stunde früher ins Bett gehen – aber es ist oft leichter gesagt als getan, unseren Körper an eine neue Routine zu gewöhnen. Außerdem haben Sie sich keine Zeit mehr genommen.

Obwohl es gelegentlich notwendig ist, lange aufzubleiben oder früh aufzustehen, um ein Projekt durchzuarbeiten, ist dies keine realistische Strategie zur Steigerung Ihrer langfristigen Effizienz. Wenn Sie genug Augen schließen, werden Sie mehr Arbeit erledigen, auf lange Sicht besser.

5. Zwingen Sie sich, die neuesten Produktivitäts-Tricks anzuwenden

Meine Managerin begann ihren Morgen damit, E-Mails zu beantworten, Team-Updates zu senden, ihre Berichte einzusehen – mit anderen Worten, kleine Aufgaben mit relativ geringem Aufwand zu erledigen, mit denen sie später am Tag Schwung für die größeren Aufgaben aufbauen konnte.

Dann entdeckte sie Brian Tracys unglaublich beliebte Methode , die Froschmethode zu essen. Sie hat zuerst angefangen, ihre schwierigste Aufgabe zu bewältigen, die den Aufschub verringern und dafür sorgen soll, dass Sie sich super produktiv fühlen.

Die Ergebnisse waren schrecklich. Sie wurde jetzt eher gegen Mittag als gegen 17 Uhr müde. Das bedeutete, dass sie Schwierigkeiten hatte, zu den kleinen Aufgaben auf ihrer Liste zu gelangen, ganz zu schweigen davon, Meetings zu leiten und die Hauptperson unseres Teams zu sein.

Alle waren glücklich, als sie zurück wechselte.

Heißt das, Sie sollten Ihre größten Aufgaben bis nach dem Mittagessen speichern? Nee. Eigentlich bin ich ein großer Fan davon, den Frosch zu essen: Es funktioniert perfekt für mich, da meine Energieniveaus am Morgen am höchsten sind.

Das Mitnehmen: Wählen Sie die Methode, die Ihrem persönlichen Arbeitsstil entspricht. Der Versuch, sich in einen nicht kompatiblen Prozess zu zwingen, funktioniert nicht.

Dutzende von Produktivitätsexperimenten später habe ich gelernt, dass es am wichtigsten ist, Ihre Ergebnisse zu verfolgen. Selbst wenn ein Tipp oder Trick gut klingt (Hallo, frühes Aufwachen), passt er möglicherweise nicht zu Ihren Arbeitspräferenzen – und kann sogar Ihre Effizienz beeinträchtigen. Der einzige Weg, um sicher zu wissen, besteht darin, es zu drehen und zu verstehen, was wirklich für Sie funktioniert.

Foto des Mannes bei der Arbeit mit freundlicher Genehmigung von Tom Merton / Getty Images.