5 E-Mail-Sünden, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie begangen haben

5 E-Mail-Sünden, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie begangen haben (bis jetzt)

Inzwischen gehe ich davon aus, dass Sie mit diesen Grundlagen der E-Mail-Etikette vertraut sind. Wissen Sie, Dinge wie immer eine Betreffzeile einschließen und der Versuchung widerstehen, jeden einzelnen warmen Körper in Ihrem Büro mit CC zu versehen.

Ja, ich werde Ihnen hier den Vorteil des Zweifels geben. Aber heißt das, ich denke, Ihre Nachrichten sind einwandfrei? Absolut nicht.

Es gibt ein paar E-Mail-Sünden, die nicht so oft wiederholt werden – aber dennoch genauso erschreckend sind. Und wahrscheinlich sind Sie einfach schuldig, sie begangen zu haben (hey, ich bin gleich bei Ihnen!) – ob Sie sich dessen bewusst waren oder nicht.

Wenn Sie bei der Erwähnung eines dieser Fauxpas rot werden? Nun, mein Freund, Ihre E-Mails haben noch Verbesserungspotenzial.

1. „Hot Potato“ spielen

Sie sind stolz darauf, ganz oben in Ihrem Posteingang zu sein – eingehende Nachrichten werden ohne eine Antwort von Ihnen nie lange dauern.

Es ist großartig, dass Sie sich dazu verpflichten, so reaktionsschnell zu sein. Es ist jedoch wichtig, dass Sie auch die Qualität Ihrer Sendungen berücksichtigen. Schieben Ihre Antworten das Gespräch tatsächlich voran? Oder feuern Sie kurze (und vielleicht sogar völlig nutzlose) Nachrichten ab, um den Ball in das Spielfeld der anderen Person zu legen und sich diesem schwer fassbaren Posteingang Null einen Schritt näher zu bringen?

Oft stellen die Leute fest, dass sie in diese letztere Kategorie fallen. Leider ist dieses hektische Spiel mit heißen Kartoffeln per E-Mail völlig kontraproduktiv.

Wie man sich verbessert

Ich weiß, dass der Druck, zu Menschen zurückzukehren, hoch sein kann, und ich versuche nicht, Ihnen zu sagen, dass Sie Nachrichten unbeantwortet lassen sollen.

Wenn Sie nicht an einem Punkt angelangt sind, an dem Sie eine qualitativ hochwertige Antwort liefern können, senden Sie stattdessen eine kurze Notiz, in der Sie darauf hinweisen, dass Sie sich damit befassen, und erhalten Sie eine detailliertere Antwort, sobald Sie sie haben.

Durch diesen Schritt entfällt der Druck, sofort reagieren zu müssen, und Sie haben dennoch Zeit, diese Nachricht angemessen zu berücksichtigen.

2. Zeigen Sie Ihren Sinn für Humor

Niemand möchte per E-Mail wie ein lebloser Roboter klingen. Und glauben Sie mir, ich schätze auf jeden Fall die lustigen und unkonventionellen Notizen, die in meinem Posteingang ankommen.

Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass andere Empfänger genauso denken. Sie müssen sich daran erinnern, dass geschriebenen Nachrichten die nonverbalen und anderen Kontextmerkmale fehlen, die normalerweise dazu beitragen, dass Ihr Humor landet.

Es ist also wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen, bevor Sie Ihre E-Mails mit Ihrem herausragenden Sinn für Humor versehen. Ich würde mich über das tolle GIF eines Hundes in einem Partyhut freuen. Ihre Vorstandsmitglieder? Vielleicht nicht so sehr.

Wie man sich verbessert

Auch hier ist es wichtig, Ihren Empfänger zu verstehen. Wenn Sie jedoch Zweifel daran haben, wie Ihr lustiger Witz oder Ihre Bemerkung aufgenommen wird, löschen Sie sie.

Sie sind sicherer als leid und können trotzdem freundlich und persönlich in Ihrer E-Mail sein – ohne die Standup-Routine!

3. Weiter und weiter streifen

Ich weiß, dass dies wie eine feine Linie zum Gehen erscheinen kann. Sie hören so viel Geschwätz über diese gefürchteten Besprechungen, die per E-Mail hätten stattfinden können, dass man sich leicht unter Druck gesetzt fühlt, um jeden Preis Sitzplätze zu vermeiden.

Dieser Versuch, alle persönlichen Kontakte zu überspringen, führt jedoch häufig zu langwierigen E-Mails. Bevor Sie es wissen, haben Sie ein Meisterwerk mit 3.000 Wörtern herausgebracht, das sich mit jedem einzelnen Detail dieser bevorstehenden Verkaufspräsentation befasst. Spoiler Alarm: Niemand wird es lesen.

Wie man sich verbessert

Manchmal sind längere Nachrichten unvermeidlich. In diesen Fällen können Aufzählungszeichen, kurze Absätze und Unterüberschriften dazu beitragen, die Dinge organisiert und leicht verdaulich zu halten.

Wenn man bedenkt, dass die ideale Länge zwischen 50 und 125 Wörtern liegt, kann alles, was länger ist, eine Besprechung oder einen Anruf rechtfertigen.

4. Geben Sie eine E-Mail ein, die sonst niemand sehen soll

Es gibt ein falsches Gefühl der Privatsphäre, das mit Ihrem Posteingang einhergeht. Sie gehen davon aus, dass der beabsichtigte Empfänger der einzige ist, der diesen bissigen Kommentar zu Ihrem Chef sieht.

Hören Sie genau zu: Das ist nicht nur unhöflich, sondern auch ein riskantes Geschäft. Egal, ob es sich um ein technisches Problem handelt, um eine beschnüffelte Personalabteilung oder sogar um einen klatschigen Mitarbeiter, die Chancen stehen gut, dass Ihre nicht so freundlichen Bemerkungen irgendwann in die falschen Hände oder vor die falschen Augäpfel gelangen.

Wie man sich verbessert

Diesen musst du nur stoppen – einen kalten Truthahn.

Wenn Sie versucht sind, etwas Unscharfes (sogar im Scherz!) In Ihre Nachricht einzutippen, fragen Sie sich Folgendes: Wie würden Sie reagieren, wenn jemand (wie Ihr Chef oder ein anderer Kollege) diesen Kommentar sehen würde?

Wenn Sie bei dem Gedanken ein wenig ängstlich werden, ist es Zeit, die Rücktaste zu drücken.

5. Mit Ihrem Posteingang verheiratet sein

Okay, dieser letzte Fehler hat eigentlich nichts mit dem Inhalt der Nachrichten zu tun, die Sie senden. Aber es ist immer noch wichtig, sich dessen bewusst zu sein.

Auch hier ist es eine großartige Qualität, Ihren Posteingang aktiv verwalten zu wollen (all die Leute mit Tausenden von ungelesenen E-Mails, die nur rumhängen, sind auf Ihr Engagement eifersüchtig, da bin ich mir sicher!). Dies gibt Ihnen jedoch keine Freikarte, mit der Sie Ihre Augen während des Abendessens, eines Meetings, eines Urlaubs oder einer Hochzeit auf Ihr Telefon richten können (ja, ich habe gesehen, dass es passiert ist).

Ihr zwanghafter Posteingang ist nicht nur erfrischend und zwingt Sie dazu, echte Gespräche und Erfahrungen zu verpassen, sondern er ist auch für die Menschen, mit denen Sie Zeit verbringen, sehr rücksichtslos.

Wie man sich verbessert

Die Antwort hier ist einfach: Legen Sie Ihr Telefon weg. Ich weiß, es scheint unmöglich. Aber wie ich in diesem Experiment gelernt habe, ist es das mehr als wert.

Hier ist die gute Nachricht: All diese Fauxpas sind Dinge, die Sie lösen können, vorausgesetzt, Sie sind bereit zu lernen und Ihre Gewohnheiten zu ändern. Sie sind nicht dazu bestimmt, ein Leben lang ein totaler E-Mail-Fehler zu sein.

Implementieren Sie diesen Rat (und aktualisieren Sie, während Sie gerade dabei sind, diese Grundlagen der E-Mail-Etikette!), Und Sie sind auf dem besten Weg, Ihr E-Mail-Spiel noch weiter zu verbessern.