5 Must-Dos für erstmalige Praktikantenmanager

5 Must-Dos für erstmalige Praktikantenmanager

Ich gebe es zu: Ich war kein Naturtalent, wenn es darum ging, Praktikanten zu managen. Sie waren meine allerersten direkten Berichte, und ich habe alle Anfängerfehler gemacht. Ich habe zu viel Arbeit und zu wenig Arbeit zugewiesen; Ich habe zu viel erklärt, ich habe zu wenig erklärt; und so weiter und so fort.

Die gute Nachricht ist, dass das Verwalten von Praktikanten – wirklich jeder – eine Fähigkeit ist, die Sie durch Übung erheblich verbessern können. Aber das ist kein Grund, ganz unten anzufangen. Lernen Sie aus meiner Erfahrung und lesen Sie fünf Möglichkeiten, um ein erfolgreicher Praktikantenmanager zu werden.

1. Orientieren Sie sich

Unabhängig davon, ob es in Ihrem Büro eine größere, formellere Ausrichtung gibt, besteht Ihre erste Aufgabe darin, etwa eine Stunde auszublenden, um mit Ihrem Praktikanten zu sprechen. Je nachdem, wie stark Sie in den Einstellungsprozess involviert waren, möchten Sie möglicherweise mit Einführungen beginnen. Gehen Sie als Nächstes Ihre Arbeit und die Abteilungsziele in den nächsten Monaten durch. Beantworten Sie alle Fragen dazu, wie Sie und Ihr Team die Mission des Unternehmens beeinflussen. Sich Zeit zu nehmen, um Ziele festzulegen, erinnert den Praktikanten daran, wie selbst geringfügige Aufgaben zum Gesamtbild beitragen.

Legen Sie als Nächstes Ihre spezifischen Erwartungen dar – zusätzlich zu den angegebenen Verantwortlichkeiten des Jobs. Sind Sie ein Verfechter der richtigen Grammatik in allen Kommunikationen? Wie denkst du über Leute, die mit Fragen an deinem Schreibtisch vorbeischauen? Möchten Sie in alle E-Mails kopiert werden? Wenn Sie diese Erwartungen frühzeitig festlegen, werden Pannen vermieden und Sie beide auf Erfolgskurs gebracht.

2. Fragen Sie (oder beobachten Sie) seinen oder ihren Lernstil

Bevor Sie das Orientierungsmeeting beenden, sollten Sie Ihrem Praktikanten das Wort erteilen. Was sind seine oder ihre Ziele für das Praktikum? Gibt es einzigartige Fähigkeiten, die er oder sie besitzt, oder Bereiche, in denen er oder sie besonders gerne lernen oder sich einbringen möchte?

Vielleicht ist die wichtigste Information, die Sie sammeln können, wie er oder sie am besten Informationen erhält. Anders als bei einer langfristigen Einstellung, bei der ein Vorgesetzter erwarten würde, dass sich der Mitarbeiter an eine Besprechungsumgebung oder eine Besprechungsphobie gewöhnt. Bei einem Praktikanten sollte Ihr Fokus auf der Maximierung der Kommunikation liegen.

Das heißt, selbst wenn Sie Ihren Praktikanten gerne hätten, befolgen Sie einfach die E-Mail-Anweisungen. Wenn er oder sie darüber sprechen und ein paar Fragen stellen muss, um es richtig zu machen, wissen Sie dies jetzt besser. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass er oder sie versteht, wonach Sie fragen – anstatt das Projekt selbst durchführen zu müssen, sobald er oder sie es eingereicht hat (eine rundum frustrierende Erfahrung).

3. Stellen Sie eine schriftliche Aufgabenliste bereit

Okay, Ihr Praktikant sagt, er ist ein Hörschüler. Das heißt, Sie sollten einfach jedes Projekt besprechen und dann planen, es genau so abzuschließen, wie Sie es erwartet haben – richtig? Nicht ganz.

Ihr Praktikant ist neu in der Organisation und in der Arbeit für Sie, daher wird es wahrscheinlich zu selektivem Zuhören kommen, auch wenn dies nicht beabsichtigt ist. Daher sollten Sie jede Woche eine schriftliche Projektliste für Ihren Praktikanten senden (oder aktualisieren). Fügen Sie Folgendes hinzu: Das Datum, an dem das Projekt fällig ist; sein Prioritätsniveau; an wen das abgeschlossene Projekt gesendet werden soll (ein kritischer Punkt, wenn Sie Projekte überprüfen möchten, bevor sie an einen anderen Ort gehen!); und unter welchen Regenschirm es fällt. Die letzte Kategorie ist kritisch, da sie die Aufgabe kontextualisiert und einen stärkeren Anstoß zur korrekten Ausführung gibt (dh das Ablegen ist viel interessanter, wenn Sie wissen, welches Projekt Sie vorantreiben).

Bonus: Die schriftliche Aufgabenliste erspart Ihnen Tage, an denen Sie zugeschlagen werden. Wenn Ihr Praktikant ein Projekt abschließt, können Sie ihn zur Aufgabenliste für das nächste weiterleiten.

4. Mit gutem Beispiel vorangehen

Nur weil dies offensichtlich ist, heißt das nicht, dass es sich nicht lohnt, es zu wiederholen. „Tu was ich sage, nicht wie ich“ funktioniert nicht. Wenn Sie jeden Tag zur gleichen Zeit hereinspazieren, haben Sie nicht die Glaubwürdigkeit, Ihrem Praktikanten mitzuteilen, dass es nicht in Ordnung ist, 15 Minuten zu spät zu kommen. Ebenso wird es schwierig sein, unangemessene Kleidung mit einem Praktikanten zu besprechen, wenn Sie die Grenzen des Sommergeschäfts selbst ernsthaft testen.

Wenn Sie über das Offensichtliche hinausgehen, sollten Sie gewissenhaft das Beispiel eines unterstützenden Chefs und eines Teamplayers geben. Einige Rookie-Supervisoren befürchten fälschlicherweise, dass das Aussprechen eines Praktikanten einen Wettbewerb um seinen Job schafft. Im Gegenteil, wenn Sie über die großartige Arbeit Ihres Praktikanten sprechen, zeigen Sie, was für ein starker Manager Sie sind, der Ihnen mehr Führungsmöglichkeiten eröffnet. Achten Sie also darauf, Kredit zu geben, wo es fällig ist!

5. Bitten Sie um Hilfe

Selbst wenn Sie versuchen, alles richtig zu machen, können Sie einen Praktikanten mit einer glanzlosen Einstellung oder sogar offensichtlicher Inkompetenz führen. Wenn es einfach nicht funktioniert, ist die erste Person, mit der Sie sprechen sollten, Ihr Praktikant. Vielleicht ist er oder sie schwierig, weil er oder sie einen Mangel an sinnvoller Arbeit wahrnimmt. Vielleicht sehen Sie einen Mangel an Liebe zum Detail darin, dass Ihr Praktikant Schwierigkeiten hat, seine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Denken Sie daran, dass Praktikanten selten über eine große Basis an Vorkenntnissen verfügen. Daher verfügen sie möglicherweise nicht über die Tools (oder das Vertrauen), um mit einem Vorgesetzten zu kommunizieren – Sie müssen die Führung übernehmen!

Haben Sie immer noch Probleme? Die nächste Person, mit der Sie sich beraten sollten, ist jemand, zu dem Sie als Manager aufschauen (idealerweise Ihr Chef). Diese Person kann Ihnen Einblicke aus Erfahrung geben, und Ihr Chef muss wissen, ob er Sie mit einem Albtraumpraktikanten gesattelt hat.

Wenn Sie zum ersten Mal ein interner Supervisor sind, kombinieren Sie jemanden mit wenig Erfahrung im Management mit jemandem mit wenig Erfahrung im Management. Dies ist jedoch eine großartige Erfahrung für Sie beide. Verwenden Sie die obigen Schritte, um einen großartigen Sommer zu gestalten und eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem Praktikanten aufzubauen.

Foto von Leuten, die mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock arbeiten.