So lesen Sie Ihre E-Mails – E-Mail-Tipps

5 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine E-Mail senden

Lass uns real sein. Die Tatsache, dass Sie mit Google Mail Ihren Posteingang in fünf Unterordner unterteilen können kann nur eines bedeuten: Die meisten E-Mails, die wir erhalten, sind totaler Mist. Und wenn Sie eine Nachricht an einen Kollegen, Ihren Chef oder einen Personalchef senden, landet diese wahrscheinlich irgendwo zwischen etwas Kritischem und Viagra-Spam oder BuzzFeed-GIFs.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht wahrgenommen und – was noch wichtiger ist – gelesen wird? Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Empfängers und stellen Sie sicher, dass jede E-Mail, die Sie schreiben, diese fünf Fragen beantwortet.

1. Warum sollte ich das öffnen?

Ihre Betreffzeile ist die Anrufer-ID Ihrer E-Mail. Sie bestimmt, ob sie beantwortet oder ignoriert wird. Machen Sie es spezifisch und direkt, damit Ihr Empfänger genau weiß, was er von der Nachricht erwartet. Wenn Sie Ihren Kollegen benötigen, um Ihnen bis Dienstag Feedback zu geben, vergraben Sie keine Notiz in der letzten Zeile. Geben Sie Ihrer E-Mail den Titel „Antwort bis Dienstag: Notizen vom heutigen Meeting“ anstelle von „Hey“ (dies entspricht dem E-Mail-Äquivalent zu „Wir müssen reden“).

Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, verwenden Sie Schlüsselwörter wie den Namen der Stelle oder Ihre Erfahrung, um sich abzuheben. Das Schreiben von „Community Manager mit 4 Jahren Erfahrung“ ist eine kurze und nette Möglichkeit, Ihre Anmeldeinformationen im Voraus anzubieten.

2. Wer bist du?

Wenn Sie zum ersten Mal an jemanden schreiben, z. B. an einen Personalchef oder an jemanden, den Sie auf einer Veranstaltung sprechen gehört haben, der sich jedoch nicht getroffen hat, möchten Sie so schnell wie möglich eine Beziehung herstellen. Bevor ich zum Beispiel eine kalte E-Mail an ein Unternehmen über offene freie Stellen schrieb, erfuhr ich, dass der Gründer und ich beide dasselbe College besuchten. Ich habe „Yale Alaun“ sowohl in meinen Betreff als auch in den ersten Satz meiner E-Mail eingefügt. Ich erhielt eine Antwort und plante ein Interview innerhalb von 48 Stunden.

Verwenden Sie alle Gemeinsamkeiten, die Sie finden können Schulen, gemeinsame Freunde oder Interessen, Berufsverbände , um den Empfängern mitzuteilen, dass es sich lohnt, mit ihnen in Kontakt zu treten. Oder wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten und eine Führungskraft kontaktieren, die Sie zuvor kennengelernt haben, hilft eine kurze Erinnerung daran, wann und wo Sie sich zuletzt verbunden haben, ihr Gedächtnis zu verbessern.

3. Was brauchst du?

Deshalb schreibst du überhaupt! Jetzt ist die Zeit für die große Erklärung, richtig? Noch nicht. Ziel ist es, in ein oder zwei Sätzen klar und überzeugend zu sein. Stellen Sie sich Ihre E-Mail bei der Arbeit nur als einen kurzen Erstkontakt vor, der ein Live-Gespräch per Telefon oder persönlich einrichten kann, wenn weitere Erklärungen erforderlich sind.

Dies gilt insbesondere für kalte E-Mails, wenn der Empfänger Ihre Nachricht nicht vorwegnimmt. Wenn Sie schreiben, um ein Kaffeetreffen anzufordern, seien Sie genau, lassen Sie jedoch Raum für Intrigen. Schreiben Sie zum Beispiel: „Ich würde gerne mitteilen, was ich im Bereich Content Marketing gelernt habe und wie ich zu Ihren aktuellen Projekten beitragen kann.“ Denken Sie daran: Vielbeschäftigte möchten nicht, dass ihr Gehirn „ausgewählt“ wird, sondern dass sie durch den Austausch von Ideen schlauer werden.

4. Was ist für mich drin?

Stellen Sie sich Ihre E-Mail als Transaktion vor: Was Sie von Ihrem Empfänger erwarten, sollte ihm ebenso zugute kommen wie Ihnen. Bei der Arbeit suchen wir alle die Zustimmung unserer Kollegen, Manager und Kunden. Wie kann das, was Sie anfordern, Ihrem Empfänger dabei helfen? Seien Sie explizit mit Worten wie „Ich kann ein Gewinn für Ihr Team sein“, „Dies kann dazu beitragen, Ihre Ideen klarer darzustellen“ oder sogar „Kundenfeedback zeigt, dass sie nach Lösungen wie diesen suchen.“

5. Wirst du es schätzen?

Mit so vielen unpersönlichen E-Mails, die jeden Tag in unseren Posteingängen eingehen, heben Sie Ihre hervor, indem Sie ein wenig Menschlichkeit zeigen. Unabhängig davon, ob Sie einen Kollegen oder einen kalten Kontakt ansprechen, bitten Sie diese Person um Zeit, um Ihre E-Mail sorgfältig zu bearbeiten. Zeigen Sie, dass Sie die Mühe zu schätzen wissen, indem Sie sich mit „Danke“ oder „Aufrichtig“ abmelden (im Ernst, „am besten“ ist viel zu verwirrend). Eine kleine Etikette trägt wesentlich dazu bei, die gewünschte Antwort zu erhalten.

Halten Sie diese Fragen auf einem Post-it-Zettel und vergleichen Sie Ihre Nachrichten mit ihnen, bevor Sie sie senden. Sie beherrschen nicht nur das E-Mail-Handwerk, sondern sind auch ein verdammt guter Kommunikator in jeder professionellen Umgebung.

Foto der E-Mail mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.