5 Gründe, warum Menschen bei der Arbeit nicht auf E-Mails antworten

5 Gründe, warum ich fast auf Ihre E-Mail geantwortet habe, dies aber nicht getan habe

Ich bin kein Mathematiker, aber ich würde schätzen, dass ich täglich zwischen 100 und vier Milliarden E-Mails erhalte. Und so sehr ich auf jeden einzelnen antworten möchte, ist es einfach nicht möglich. Nicht, wenn ich andere Dinge mit meinem Leben anfangen möchte, wie meine To-Do-Liste durchzugehen und Augenkontakt mit Mitmenschen herzustellen.

Wie entscheide ich, wer eine Antwort erhält und wer für immer in meinem Posteingang verloren geht? Nun, ich ziehe mein Gottkostüm an, schließe die Augen und sehe, was passiert.

Scherz, dieser Produktivitäts-Hack erwies sich als totaler Fehlschlag. Stattdessen arbeite ich meine Nachrichten mit den besten Absichten durch. Betonung auf besten Absichten, weil Gegenstände durch die Risse rutschen. Und wenn doch, dann normalerweise aus folgenden Gründen:

1. Sie haben meine Verfügbarkeit nicht berücksichtigt

Ich würde gerne Ihre Gedanken zu dieser Präsentation vor meinem heutigen Treffen einholen.

Ich sehe das auftauchen und denke „Sicher!“ Ich öffne jedoch den Anhang und sehe, dass er 65 Seiten umfasst. Und das sind ungefähr 64 Seiten mehr, als ich in den 10 freien Minuten, die ich heute habe, lesen kann.

In einer idealen Welt würde ich meinen Zeitplan klären, die Fähigkeit entwickeln, meine Lesegeschwindigkeit zu verdoppeln, und Ihnen mein brillantestes Feedback geben. Aber es ist weitaus wahrscheinlicher, dass ich davon ausgehe, dass ich irgendwann „Zeit finden“ kann, dies dann nicht kann und mich dann nicht daran erinnere, Ihre Nachricht erhalten zu haben, bis Ihre Besprechung lange vorbei ist.

Sobald Sie wissen, dass Sie jemandes „Gedanken“ haben möchten, senden Sie Folgendes: Ich würde gerne Ihr Feedback zu meiner 65-seitigen Präsentation vor dem nächsten Freitag erhalten. Ich weiß, dass es viel zu lesen gibt, also lassen Sie mich wissen, wann es ein guter Zeitpunkt für mich wäre, es zu senden.

2. Sie haben überhaupt nichts gefragt

Hier ist meine Präsentation für nächste Woche.

Sie sagten, Ihre Präsentation für die nächste Woche ist hier. Und tatsächlich ist es genau hier, wie versprochen, an diese Botschaft angehängt.

Aber ich bin mir nicht sicher, was du jetzt von mir brauchst. Möchten Sie allgemeines Feedback? Bestätigung, dass ich es gesehen habe? Vielleicht ein zwinkerndes Gesicht Emoji?

Jede einzelne E-Mail sollte einen nächsten Schritt enthalten (auch wenn dies „keine Antwort erforderlich“ ist). Sie möchten den Empfänger niemals denken lassen: „Ähm, OK, danke?“

Probieren Sie dies für die Größe an: Hier ist meine Präsentation für nächsten Freitag. Ich würde mich über Ihr Fachwissen bei der Auswahl des geeigneten SFW-Memes freuen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Ideen haben!

3. Sie haben nicht klargestellt, warum ich zur CC-Party eingeladen wurde

CC: gesamte Marketingabteilung, vier Ingenieure, ein Rebhuhn in einem Birnbaum und ich

Lassen Sie mich die nächsten Schritte der Präsentation wissen.

Hallo, hallo, warum bin ich hier? Es ist zwar immer eine Ehre, in eine vermutlich nie endende E-Mail-Kette aufgenommen zu werden, die meine Träume verfolgt, aber ich sehe dies und bin sofort verwirrt. Dies ist das erste Mal, dass ich von diesem Projekt höre, und ohne Kontext kann ich ungefähr nichts darüber sagen, warum ich eingeschleift bin.

Anstatt die Leute einzuschleifen und zu hoffen, dass sie es herausfinden, formulieren Sie, was Sie von allen möchten: Jenni: Funktioniert die folgende Zeitleiste für Ihr Team, um SFW-Memes zu erstellen? Tom: Können Sie noch einmal überprüfen, ob sie tatsächlich sicher für die Arbeit sind?

4. Sie haben kein Fälligkeitsdatum verwendet

Haben Sie eine Katze, die ich für meine Präsentation ausleihen kann?

Ich werde zwar jede Absicht haben, darauf zu reagieren, werde es aber wahrscheinlich nicht tun. Und das nicht, weil Sie darum gebeten haben, eine Katze ohne jeglichen Kontext auszuleihen. Sondern weil ich, bevor ich überhaupt über eine Antwort nachdenken kann, mit einer klaren Frist zu allen zurückkehren muss, die in meinen Posteingang gekommen sind. Dieser wird also weiterhin auf meiner Liste stehen, bis ich vergesse, was „Dave-Katzendetails senden“ überhaupt bedeutet.

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und geben Sie die Uhrzeit oder das Datum ein, bis zu dem Sie eine Antwort benötigen. Es ist so einfach wie Können Sie mir bis Donnerstagnachmittag mitteilen, ob Sie eine Katze haben, die ich für meine Präsentation am Freitag ausleihen kann?

5. Sie haben nicht genug Wörter verwendet, die ich kenne

Bitte senden Sie CTR dek 4 „SFW cat“ von EOD

Ich werde darauf nicht antworten, weil ich darauf nicht antworten kann.

Teilweise, weil ich nicht einmal wissen würde, wo ich mit meiner Antwort beginnen soll, und teilweise, weil ich nicht sicher bin, ob dies zu einem Virus von einem Roboter führt, der Ihren Posteingang gehackt hat.

Geben Sie Ihrer E-Mail einen kurzen Überblick und stellen Sie sicher, dass jedes Wort mindestens einen Vokal enthält. OK, gut, Sie sind beschäftigt – stellen Sie sicher, dass die meisten Wörter dies tun.

Mit der sehr seltenen Ausnahme sind Ihre Mitarbeiter keine Gedankenleser. Sie sind auch nicht perfekt. Es sind nur Leute wie Sie, die versuchen, den Überblick über ihren Posteingang zu behalten, während ihrer Arbeit und zu diskutieren, was sie zum Abendessen essen werden, weil das Mittagessen vor einer Stunde war und sie schon wieder hungrig sind (oh, nur ich?).

Ich kann zwar nicht garantieren, dass Sie mit all meinen Empfehlungen eine 100% ige Rücklaufquote erzielen, aber es gibt Ihnen eine viel bessere Chance. Und wenn Sie das erreichen können, indem Sie ein paar zusätzliche Wörter eingeben, warum nicht?

Habe ich etwas ausgelassen? Sag es mir auf Twitter!

Foto einer Person am Telefon mit freundlicher Genehmigung von JGI / Tom Grill / Getty Images.