5 Gründe, warum eine To-Do-Liste Sie weniger produktiv macht

5 Gründe, warum Ihre To-Do-Liste Sie weniger produktiv macht

Es ist möglich, eine To-Do-Liste zu haben, die Sie mit Energie versorgt, die Sie mit hilft, Ihren Tag zu priorisieren, und Sie motiviert, auch nach diesen unvermeidlichen Ablenkungen oder Rückschlägen weiter voranzukommen. Dennoch sind so viele Leute, die Listen schreiben, nicht in der Lage, bis 18 Uhr alles abzuhaken.

Und das liegt hauptsächlich daran, dass sie ihre Listen nicht richtig erstellen. Tatsächlich töten viele Menschen gewöhnlich ihre eigene Produktivität.

Wenn Sie eines der folgenden Probleme haben, spreche ich möglicherweise mit Ihnen.

1. Sie nehmen sich Zeit für Energievampire

Selbst wenn Sie diesen Satz noch nie zuvor gehört haben, wissen Sie, wer diese Leute sind: Sie verbrauchen Ihre Energie, indem sie sich ausschließlich auf sich selbst und nicht auf das Wohl des Teams konzentrieren. Ihre Zeit und Prioritäten registrieren sich nicht einmal auf ihrem Radar. Und aus irgendeinem Grund sendet Ihnen diese Person ständig eine E-Mail, um Ihnen bei etwas zu helfen, das meistens zeitaufwändig ist und auf Ihrer To-Do-Liste landet (obwohl Sie keinen Nutzen daraus ziehen).

Die Lösung

Einfach. Wenn es sich nicht um eine dringende, das Unternehmen verändernde Angelegenheit handelt, können Sie sich höflich mit einem einfachen „Ich bin jetzt unter einer engen Frist und kann diese Woche leider nicht helfen“ lösen. Wenn die Person weiterhin besteht, stellen Sie eine Frage, die darauf hinweist, warum dies nicht auf Ihren Teller gehört: „Ich arbeite gerade an [woran Sie hier arbeiten]. Wenn dies dringend ist, kann ich meinen Manager kontaktieren und ihn fragen, wie ich Prioritäten setzen soll. “

2. Sie listen unklare Elemente auf

Einfach ausgedrückt, sollte kein Element auf Ihrer Liste vorhanden sein, das nicht als Aktion aufgeführt werden kann. Dies umfasst sowohl vage Aufgaben (Antwort auf das Projekt) als auch mehrstufige Aufgaben (neue Zeile starten). Sie sind entweder festgefahren, um sich zu erinnern, auf welches Projekt Sie reagieren wollten, oder Sie sind überwältigt von der Aussicht, an einem Nachmittag eine Linie zu starten.

Die Lösung

Verwenden Sie stattdessen klare Ausdrücke für die Elemente in Ihrer Liste. Verwenden Sie immer mehr Details, als Sie für erforderlich halten. Denn um 16 Uhr können Ihre Gedanken um 9 Uhr eine ferne Erinnerung sein. Und wenn es um diese größeren Gegenstände geht, teilen Sie sie in kleinere Schritte auf. Tatsächlich könnte ein Element auf Ihrer Liste „Entwurf eines Zeitplans für die Einführung einer neuen Produktlinie“ sein. Diese Zeitleiste wird dann zu den kleineren Aktionselementen, die Sie jede Woche auf Ihre Liste setzen können.

3. Sie laden Ihre Liste mit zu vielen Elementen

Wenn Ihre Liste idealistischer ist als das, was Sie realistisch erreichen können, bereiten Sie sich auf einen Misserfolg vor und verhindern, dass Sie das Gefühl haben, am Ende des Tages etwas erreicht zu haben. Wenn Sie zu viele Dinge aufschreiben, ist es außerdem wahrscheinlicher, dass Sie sie zu entmutigend finden. Sie werden nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, und Sie werden die Wahrscheinlichkeit des Aufschiebens erhöhen.

Die Lösung

Belle Beth Cooper, Content Crafter bei Buffer, gab Jeff Haden von Inc. die folgenden Tipps, wie Sie Ihre To -Do-Liste überarbeiten können :

„Eine der intuitivsten, aber effektivsten Methoden, die ich zur Steigerung meiner Produktivität gefunden habe, besteht darin, die Anzahl der Elemente zu begrenzen, die ich meiner Aufgabenliste hinzufüge. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ein bis drei der wichtigsten Aufgaben oder MITs auszuwählen. Dies sind die großen, schwierigen Aufgaben für Ihren Tag, die Sie wirklich erledigen müssen. diejenigen, die Sie nach der geplanten Abreise im Büro halten oder nach dem Abendessen arbeiten, wenn Sie nicht durchkommen. “

Wie bestimmen Sie, was am wichtigsten ist? In der Regel sind sowohl die messbaren als auch die generativen Aktivitäten messbar. Wenn diese abgeschlossen sind, bewegen sie das gesamte Projekt, Team oder Unternehmen in Richtung Zielerreichung.

4. Sie vergessen, Pausen einzuplanen

Sicher, in einer idealen Welt könnten Sie um 9 Uhr morgens ins Büro kommen und bis 18 Uhr ohne Unterbrechung arbeiten. Aber dies ist keine ideale Welt, und Sie werden unterbrochen, hungrig und werden stundenlang nervös.

Die Lösung

Courtney Seiter, Autorin von Fast Company, schlägt vor, dass Sie, egal wie beschäftigt Sie sind, den ganzen Tag über Pausen einlegen sollten, um sich aufzuladen und neue Energie zu tanken – und Sie können dies tun, indem Sie Aufgaben in 50- bis 90-minütigen Arbeitsblöcken bearbeiten. Mithilfe der Zeiterfassung und der Produktivitäts-App DeskTime entdeckte die Muse-Autorin Julia Gifford , dass die produktivsten Mitarbeiter 52 Minuten lang arbeiten und dann eine 17-minütige Pause einlegen:

„Insbesondere arbeiten die produktivsten Menschen jeweils 52 Minuten lang und machen dann 17 Minuten Pause, bevor sie darauf zurückkommen. Sie machen das Beste aus diesen 52 Minuten, indem sie mit intensiven Absichten arbeiten, sich dann aber ausruhen.“

Dies kann einen Spaziergang (mein persönlicher Favorit), etwas zu essen oder zu trinken oder den Besuch einer nützlichen oder inspirierenden Website beinhalten. Benötigen Sie Ideen? Diese Liste enthält 55 nützliche und inspirierende Websites, die sich perfekt für eine kurze Arbeitspause eignen.

5. Sie erlauben sich keinen Pufferraum für Unterbrechungen

Sie haben sich viel Mühe gegeben, Ihre Prioritäten zu verstehen und aufzuschreiben. Aber dann wirst du abgelenkt. Per E-Mail, von Ihrem Kollegen, durch aktuelle Nachrichten – die Liste geht weiter und weiter. Trotz all Ihrer harten Arbeit und farbcodierten Referenzen sind Sie in der Sekunde, in der die erste dringende Nachricht in Ihrem Posteingang eingeht, nicht mehr auf dem richtigen Weg.

Die Lösung

Lassen Sie jeden Tag ein paar Lücken in Ihrem Zeitplan, in denen Sie nichts planen. Dies gibt Ihnen Spielräume, um in diesen unerwarteten Momenten zu arbeiten. Worst-Case-Szenario? Es taucht nichts Dringendes auf und Sie beenden Ihren Tag früh.

Darüber hinaus können Sie viele Unterbrechungen vermeiden, indem Sie proaktiv vorgehen: Stellen Sie Ihren Status bei internen Chats auf „Besetzt“, stellen Sie Ihr Telefon so ein, dass es direkt zur Voicemail wechselt, und passen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen so an, dass Sie nur benachrichtigt werden, wenn bestimmte Personen Ihnen eine Nachricht senden. (So ​​geht’s in Google Mail und Outlook.)

Es gibt keinen richtigen Weg, um eine To-Do-Liste zu erstellen, aber die Art und Weise, wie Sie sich Ihrer nähern, kann Ihren Tag entweder verlängern oder verkürzen. Unabhängig davon, was Sie verwenden – eine App, Ihr Computer, altmodischer Stift und Papier , vermeiden Sie diese fünf Produktivitätskiller, und Sie werden die richtigen Dinge pünktlich erledigen.