Warum Sie beschäftigt, aber nicht produktiv sind

5 Gründe, warum Sie jeden Tag „so beschäftigt“ sind, aber nicht wirklich etwas erledigen

Haben Sie jemals dieses Gefühl der Angst am späten Nachmittag erlebt, als Sie sich die Arbeit angesehen haben, die Sie bisher erledigt haben, und sich gefragt haben: „Warum brauche ich so viel länger, als es sollte?“ Dann, wenn der Tag nur ein oder zwei Stunden später vorbei ist, sind Sie verblüfft, dass Sie ihn nicht produktiver ausgegeben haben. Ich war dort. An manchen Tagen hatte ich das Gefühl, so hart gearbeitet zu haben, aber nur sehr wenig getan zu haben.

Dann traf es mich eines Tages: Es gibt einen großen Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv. Ja, ja, das haben wir alle schon einmal gehört. Aber haben Sie wirklich darüber nachgedacht und über die Zeiten nachgedacht, in denen Sie den ganzen Tag an Ihrem Computer sitzen, aber am Ende nicht viel zu zeigen haben?

Ja? Hier sind die häufigsten Gründe, warum Ihnen dies (immer wieder) passiert:

Problem 1: Sie setzen zu viele Prioritäten

Wer hat nicht geantwortet: „Wie geht es dir?“ mit „Beschäftigt!“ Es ist nicht so sehr ein Mangel an Prioritäten (was häufiger zu Müßiggang führt), sondern zu viele davon. Wenn Sie den gleichen Schwerpunkt auf Arbeit, Familienleben, Mittagessen, Sport, Zeit mit Freunden legen, sich freiwillig melden, Ihre Social-Media-Profile aktualisieren, jeden Morgen drei Zeitungen lesen, starten Sie am Ende viele Projekte und beenden nur sehr wenige.

Lösung: Schneiden Sie Ihre Liste

Das Wort „Priorität“ impliziert, dass Sie entschieden haben, dass etwas wichtiger ist als alles andere. Übersetzung: Sie können nicht 20 „Prioritäten“ haben. Wenn Sie nur drei oder vier wichtige Elemente auf Ihrer Liste haben, können Sie viel mehr erreichen. Sie werden feststellen, dass die Produktivität daran gemessen wird, wie viel echte Arbeit Sie an einigen Projekten leisten, und nicht daran, wie viel oberflächliche Fortschritte bei vielen erzielt werden. Haben Sie Probleme zu identifizieren, was Sie zuerst setzen sollten? Dieser Artikel ist ein guter Ausgangspunkt.

Problem 2: Sie versuchen, in alle Besprechungen zu passen

Laufen Sie immer zu spät und ändern Sie die Besprechungszeiten (oder stornieren Sie sie insgesamt!) In letzter Minute? Dies liegt wahrscheinlich daran, dass Sie zu viel Engagement zeigen und versuchen, dies auszugleichen, indem Sie Engagements in realistische Zeitfenster drücken. Sie wissen, was ich meine: Buchen Sie drei aufeinanderfolgende Statusbesprechungen mit jeweils nur fünf Minuten Abstand, obwohl die Gespräche überlaufen können und Sie von einem Ende des Büros zum anderen wechseln. Es scheint, als würden Sie Ihre Zeit optimal nutzen, aber am Ende sind Sie so beschäftigt, dass Sie wertvolle Möglichkeiten verpassen, um ein Projekt tatsächlich voranzutreiben.

Lösung: Sagen Sie „Nein“ mehr

Der erste Schritt besteht darin, zu erkennen, dass „Nein“ nicht das Schlimmste ist, was Sie sagen können. Tatsächlich „Ja, ich werde da sein“, gefolgt von „Entschuldigung, ich bin 20 Minuten zu spät!“ macht eigentlich einen schlechteren Eindruck. Wenn Sie den ganzen Tag damit verbringen, von einem Meeting zum nächsten zu schlurfen und dann Zeit damit zu verschwenden, sich zu entschuldigen und zu erklären, werden Sie den Nachmittag erschöpft beenden und das Gefühl haben, nicht alles erreicht zu haben, was Sie sich vorgenommen haben.

Seien Sie ehrlich zu sich selbst in Bezug auf Fristen, den erforderlichen Zeitaufwand, die Anpassung Ihrer Fähigkeiten und ähnliche Details, um zu bestimmen, wofür Sie Ihre Zeit verwenden sollten. Sie werden lernen, strategisch Ja zu sagen, anstatt zu allem Ja zu sagen.

Problem 3: Sie werden ständig vom Internet abgelenkt

Wie lange ist es her, dass Sie Ihre E-Mails oder Facebook überprüft haben? Seien Sie ehrlich: Sind diese Websites in dieser Sekunde in einem anderen Tab geöffnet? Tatsächlich hat die durchschnittliche Person fünf Social-Media-Konten und verbringt jeden Tag fast zwei Stunden in diesen Netzwerken. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Menschen achtstündige Tage arbeiten, ist das fast ein Viertel Ihres Tages!

Lösung: Üben Sie Selbstkontrolle (oder installieren Sie Apps realistischer, um die Nutzung einzudämmen).

Der ultimative Weg, sich vor Online-Ablenkungen zu schützen, ist das Üben der Selbstkontrolle. Wenn Sie für Ihren Job nicht ständig per E-Mail erreichbar sein müssen, legen Sie eine festgelegte Zeit fest, um sie zu überprüfen, vorzugsweise nicht während Ihrer „ goldenen Stunden “. Für mich ist das der Nachmittag, an dem ich mich müde vom Schreiben fühle und Schwierigkeiten habe, motiviert zu bleiben. Dann verbringe ich ungefähr 30 Minuten damit, nicht unbedingt benötigte E-Mails zu beantworten, die ich zuvor ignoriert habe, meine sozialen Newsfeeds aufzufrischen und ein paar Blog-Beiträge zu lesen.

Natürlich möchte ich an manchen Tagen nur auf E-Mails sitzen und Facebook überprüfen und nichts anderes tun. An diesem Punkt verwende ich ein Blockierungssystem, das mich daran hindert, zu bestimmten Tageszeiten auf bestimmte Websites zuzugreifen. Ich mag das Browser-Plugin Focus, aber es gibt unzählige andere kostenlose und kostenpflichtige Blockierungssysteme, die den Trick machen.

Problem 4: Sie sind Multitasking

Das Wechseln zwischen Aufgaben, das Starren auf lange Aufgabenlisten und der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, führen zu einem geschäftigen Leben. Es ist schwierig, etwas zu erledigen, wenn Sie versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Wenn um dich herum so viel los ist, ist es kein Wunder, dass Sie das Gefühl haben, zu ertrinken.

Lösung: Versuchen Sie eine andere Strategie

Während es am Frontend einige zusätzliche Minuten dauert, führt die zielgerichtete und klare Annäherung an jede Aufgabe zu einem besseren Endprodukt. Wenn Sie versucht sind, zu einer anderen Aufgabe überzugehen, fragen Sie sich: Ist es eine gute Idee, jetzt den Modus zu wechseln? Muss ich eine Pause machen? Oder bin ich gerade in der Zone und lasse mich nur von meiner ständig wachsenden To-Do-Liste ablenken?

In Anbetracht dessen, was wir über Multitasking-Zeitverlust wissen, ist es wahrscheinlich besser, eine Produktivitätsmethode wie die Pomodoro-Technik oder die Aktionsmethode zu testen, wenn Sie das Gefühl haben, in wenigen Stunden viele verschiedene Dinge erledigen zu müssen.

Problem 5: Sie erwarten, dass die Produktivität einfach passiert

Entschuldigung, aber so einfach ist das nicht. Zur Arbeit zu gehen und produktiv zu sein, scheint fälschlicherweise als Synonym identifiziert zu werden. Die Leute gehen davon aus, dass sie sich beim Betreten der Tür magisch motiviert fühlen, Dinge zu erledigen.

Lösung: Finden Sie ein System, das für Sie funktioniert

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Aufgabenliste zu organisieren. Sogar verschiedene Planungs-Apps haben unterschiedliche Zwecke (auch bekannt als, nicht nur Wunderlist zu verwenden, um alles aufzuschreiben, was Sie denken, ist nicht die effizienteste Art, alle Projekte zu bearbeiten).

Um herauszufinden, ob ein neues System funktioniert, führen Sie ein Produktivitätsjournal, in dem Sie nachverfolgen, zu welcher Tageszeit Sie am besten gearbeitet haben, was Ihnen bei der Erledigung Ihrer verschiedenen Aufgaben geholfen hat und wie Sie sich gefühlt haben, als Sie das Büro verlassen haben. Im Laufe der Zeit können Sie zurückblicken, Muster finden und feststellen, wo Verbesserungen erforderlich sind. Es gibt so viele Systeme und Apps, dass es nur eines für Sie geben muss. Egal, ob es so einfach ist wie das Abspielen von Umgebungsgeräuschen mit geräuschblockierenden Kopfhörern oder so komplex wie das Hinzufügen mehrerer Browser-Add-Ons.

Produktivität ist nur so gut wie der Aufwand, den Sie bereit sind, in sie zu stecken. Aber wie Basketballtrainer John Wooden sagt: „Verwechseln Sie Aktivität nicht mit Leistung.“ Wenn Sie sich an die Arbeit machen, um ein produktiverer Mensch zu werden, denken Sie an das Endziel: Sie müssen Zeit und Mühe investieren, um alle Tipps und Tricks, die Sie hören, für Sie arbeiten zu lassen.