5 Dinge, die Sie brauchen, um eine fabelhafte Spendenaktion durchzuführen

5 Dinge, die Sie brauchen, um eine fabelhafte Spendenaktion durchzuführen

Wenn Sie in gemeinnützigen Organisationen arbeiten, waren Sie wahrscheinlich Teil einer Spendenaktion, sei es eine extravagante Gala oder eine einfache Happy Hour an der Bar um die Ecke. Viele Organisationen, insbesondere kleine, verlassen sich auf diese Veranstaltungen, um in kurzer Zeit viel Geld zu sammeln.

Aber wenn Sie in das Planungskomitee aufgenommen werden (oder die Veranstaltung sogar komplett selbst gestalten müssen), ist es nicht mehr nur ein lustiger Abend, an dem Sie teilnehmen können. Jetzt müssen Sie alle Details herausarbeiten, um einen unvergesslichen Abend zu gestalten – einen, der Ihre Teilnehmer dazu verleitet, ein wenig Geld in Ihren Hut zu werfen.

Natürlich bestimmen die Größe Ihrer Organisation und Ihr Spenderlevel die beste Art von Veranstaltung, und das wirkt sich sicherlich auf Ihre Planung aus. Unabhängig von der Größe oder dem Umfang Ihrer Spendenaktion habe ich meiner Erfahrung nach einige Schlüsselelemente gefunden, die diese Veranstaltungen zum Funktionieren bringen. Wenn Sie Ihre erste Spendenaktion starten, stellen Sie sicher, dass Sie diese fünf Notwendigkeiten haben.

1. Ein Budget

Sie haben das Sprichwort „Es braucht Geld, um Geld zu verdienen“ gehört – und das gilt zu 100% für Veranstaltungen. Sicher, wenn Sie überzeugend genug sind, können Sie wahrscheinlich einige wichtige Dinge für Ihre Veranstaltung spenden lassen – wie einen Veranstaltungsraum, Alkohol, Essen und sogar Unterhaltung. Trotz dieser Großzügigkeit benötigen Sie immer noch Bargeld für einige andere Ausgaben wie Transport, Mahlzeiten für Mitarbeiter und Freiwillige sowie Trinkgelder.

Um sicherzustellen, dass Sie es schwingen können, erstellen Sie ein Budget, bevor Sie mit der Planung der Details beginnen. Mit einem guten Überblick über Ihre finanzielle Situation können Sie leicht herausfinden, ob Sie über die Mittel verfügen, um ein Abendessen zu planen – oder ob Sie sich mit einem ungezwungenen Empfang nur mit Getränken zufrieden geben müssen. Wenn Sie dann Spenden erhalten und solide Pläne machen, sollten Sie Ihr Budget genau überwachen. Sie müssen unerwartete Kosten mit neuen Spenden ausgleichen oder Ihre Pläne nach Bedarf anpassen.

2. Champions

Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu haben, müssen die Leute spenden und auftauchen. Aber um genügend Spender für die Teilnahme zu gewinnen, können Sie nicht die einzige Person sein, die für die Veranstaltung wirbt. Sie benötigen eine Gruppe anderer Leute, die bereit sind, die Spendenaktion ihren Freunden, Mitarbeitern und Netzwerken vorzustellen – und sie natürlich zum Spenden zu inspirieren.

Dies wird als Ihr „Gastgeberkomitee“ bezeichnet, das sich normalerweise aus Personen zusammensetzt, die die Organisation bereits mit ihrem Geld oder ihrer Zeit unterstützen. Jeder im Ausschuss sollte nicht nur Ihre Organisation gut kennen, sondern auch einen großen Kreis von Kontakten haben, zu deren Teilnahme er ermutigt wird.

Obwohl jede Organisation Gastgeberkomitees auf etwas andere Weise verwendet, war ich am erfolgreichsten, wenn ich die Gruppe direkt in den Planungsprozess einbezogen habe. Natürlich hängt der Grad ihrer Beteiligung von den einzelnen Personen ab. Verwenden Sie also Ihr Urteilsvermögen: Einige Leute sind mehr als glücklich, bei Costco Tassen abzuholen oder große Firmensponsoren zu werben, während andere lieber nur ihre Namen auf der Einladung auflisten und machen möchten ein paar Anrufe bei ihren Freunden.

3. Mehrere Möglichkeiten zu geben

Die erste Regel beim Fundraising ist zu fragen. Und sicher, wenn Sie eine Veranstaltung veranstalten, weiß jeder, dass von ihm erwartet wird, dass er den Preis für ein Ticket in die Höhe treibt. Sie können aber auch andere Möglichkeiten für die Teilnehmer einbeziehen.

Die häufigste Art der Anfrage erfolgt in Form einer Verlosung oder einer stillen Auktion (und ja, Sie können beides tun). Es ist bemerkenswert einfach, Preise für diese Art von Aktivitäten zu erhalten, indem lokale Unternehmen gebeten werden, Beiträge zu leisten. Sie müssen nur sicherstellen, dass die Preise zu Ihrem Publikum passen. Mit anderen Worten, ein Spa-Tagespaket eignet sich sehr gut für ein Mittagessen zum Thema Muttertag – weniger für das Golfturnier. Manchmal bedeutet dies, dass Sie auf Preise verzichten und stattdessen Spender auf Programmelemente bieten müssen: 100 US-Dollar für einen Ziegelstein in Ihrem neuen Gemeindezentrum oder 1.000 US-Dollar für ein Stipendium.

Wenn Sie wissen, dass Ihre Gäste nicht der Typ sind, der mehr Geld fallen lässt, bitten Sie sie, sich stattdessen freiwillig für Ihre bevorstehenden Programme und Initiativen anzumelden. Dies wird sie in Ihre Mission einbeziehen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie in Zukunft wieder geben – und ihren Freunden von Ihnen erzählen.

4. Eine ganze Erfahrung

Das Spenden für eine Veranstaltung wird von vielen Menschen als gleichberechtigter Austausch angesehen – sie geben Ihnen etwas Geld und Sie geben ihnen eine Erfahrung. Ihre Aufgabe ist es also, die Veranstaltung zu einem so erstaunlichen Erlebnis zu machen, dass sie noch mehr spenden müssen, um fair zu sein.

Einige Organisationen tun dies mit hochkarätigen Gästen und Unterhaltung. Wenn Sie jedoch Beyonce oder Bill Clinton nicht auf Ihrer Kurzwahl haben, sollten Sie einen exklusiven Veranstaltungsort, eine ungewöhnliche Aktivität (Tanzmarathon, irgendjemand?) Oder ein erstklassiges Abendessen in Betracht ziehen. Überlegen Sie sich vor allem, wie Sie Ihre Mission in der Veranstaltung widerspiegeln können. Wenn Sie eine Organisation mit direktem Service sind, können Sie Kunden zum Sprechen einladen. Schulen oder Kunstprogramme können die Arbeit ihrer Schüler zeigen. Indem Sie Ihren Gästen eine Erfahrung bieten, die die Einzigartigkeit Ihrer Organisation widerspiegelt, bieten Sie eine Erfahrung, die nicht repliziert werden kann. Und das ist wirklich unbezahlbar.

5. Follow-up

Überraschenderweise ist das wichtigste Element einer Spendenaktion das Follow-up nach der Veranstaltung. Seien Sie nicht versucht, sich auf Ihren Lorbeeren auszuruhen (oder Ihren Kater zu stillen); Rufen Sie an, senden Sie E-Mails und aktualisieren Sie Ihre Website. Sie sollten sich persönlich an jeden Spender (oder potenziellen Spender) wenden, den Sie am Abend zuvor getroffen haben, und ihnen für ihre Unterstützung danken. Dies kann die perfekte Gelegenheit sein, so viele Folgetreffen wie möglich zu organisieren – Schritt eins, um sie für ihre nächste Spende zu kultivieren.

Und vergessen Sie nicht Ihre Verkäufer und Freiwilligen! Vielen Dank, dass Sie Ihnen geholfen haben, die Nacht zum Erfolg zu führen. Sie verstehen, dass Sie erschöpft sind, daher ist eine schnelle E-Mail in Ordnung, aber für jeden, der wirklich darüber hinaus gegeben hat, ist eine handschriftliche Notiz besonders edel. (Vertrauen Sie mir, sie werden sich an Ihre Dankbarkeit erinnern, wenn Ihre nächste Veranstaltung stattfindet.)

Jede Veranstaltung erfordert viel Zeit und Mühe, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie jedoch die obigen Tipps befolgen, können Sie Veranstaltungen veranstalten, die eine Fangemeinde schaffen und ausbauen, die mehr Menschen – und Geld – in Ihr Unternehmen bringt. Und wer weiß? Sie könnten auch eine gute Zeit haben!

Foto des Veranstaltungsplaners mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.