5 Mal müssen Sie Ihr Tech-Team um Hilfe bitten

5 Mal müssen Sie Ihr Tech-Team um Hilfe bitten (und wie Sie es richtig machen)

Selbst wenn Sie nicht in der IT arbeiten, arbeiten Sie mit ziemlicher Sicherheit auf die eine oder andere Weise mit Technologie: Erstellen von Tabellenkalkulationen, Aktualisieren von Webseiten, Überprüfen von Kundeninformationen aus Datenbanken oder Lesen von E-Mails. Und wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, funktioniert Technologie nicht immer so, wie Sie es möchten, oder schlimmer noch, wie es sollte. Das bedeutet, dass Sie manchmal mit Ihrem Tech-Team zusammenarbeiten müssen, um Probleme zu lösen.

Wie jedoch jeder weiß, der an einer dieser Interaktionen teilgenommen hat, verläuft dies nicht immer reibungslos. Um sicherzustellen, dass Sie die Hilfe erhalten, die Sie benötigen, und dass die technischen Experten Ihnen immer gerne weiterhelfen, finden Sie hier praktische Tipps für die Kommunikation mit dem Team, die für beide Seiten gut funktioniert.

1. Ein Notfall

Beispiel: „Die Seite ist ausgefallen!“

Ihre digitale Welt stürzt ab oder nur der Server Ihres Unternehmens stürzt ab. Was auch immer die Krise ist, Sie müssen sich sofort mit Ihrem Tech-Team in Verbindung setzen – ohne jedoch in Panik zu geraten, auszuflippen und Schreibtische umzudrehen. Nein, Sie müssen dies richtig machen, weil es so wichtig ist. Das bedeutet, dass Sie die Fakten so schnell und klar wie möglich an das Tech-Team weitergeben müssen.

Aber ein Wort der Warnung, bevor Sie diese E-Mail in Großbuchstaben versenden oder an einem Sonntagmorgen einen Entwickler anrufen: Stellen Sie sicher, dass die Situation wirklich „Leben oder Tod“ ist. Für die meisten Unternehmen bedeutet „Leben und Tod“ das Endergebnis. Mit anderen Worten, ist es ein Problem, das Sie, Ihre Kollegen oder Ihr Unternehmen daran hindert oder ernsthaft daran hindert, Kunden ordnungsgemäß zu bedienen? Ja? Fortfahren. Nein? Tief durchatmen.

Sie sind sich nicht sicher, was als Notfall angesehen wird? Fragen Sie Ihren Chef, ob eine Richtlinie vorhanden ist, und wenn ja, das festgelegte Verfahren für den Fall, dass das Schlimmste eintritt. Wenn keines dieser Dinge vorhanden ist, vereinbaren Sie einen kurzen Chat mit Ihrem technischen Manager oder leitenden Entwickler über die Möglichkeit, ein System einzurichten. Die Chancen stehen gut, dass das IT-Team nicht nur Ihr Interesse zu schätzen weiß, sondern auch froh ist, dass dies in Zukunft zu weniger Fehlalarmen führen wird. (Selbst Technikbegeisterte fürchten einen Server-Notfall um 23 Uhr.)

2. Interne Fehler

Beispiel: „Wenn ich auf die Schaltfläche“ Weiter „klicke, werde ich nicht zur nächsten Seite weitergeleitet.“

Dieses Mal ist das Problem keine Bedrohung für das Geschäft, aber es ist eine irritierende Panne, die es schwierig macht, Aufgaben zu erledigen. Möglicherweise können Sie Ihren Tag fortsetzen, indem Sie den Fehler umgehen, aber Sie sollten ihn nicht einfach ignorieren.

Auch hier sollten Sie ein festgelegtes Protokoll für die Berichterstellung befolgen. (Wenn Sie zu Nummer eins zurückkehren, können Sie beim Einrichten eines Berichtssystems helfen, wenn derzeit keines vorhanden ist.) Denken Sie beim Einreichen Ihres Berichts daran, so viele relevante Informationen wie möglich anzugeben.

Ein Traumbericht würde Folgendes enthalten:

  • Was du versucht hast zu tun
  • Was ist passiert, als du es getan hast?
  • Das Gerät und das Betriebssystem, das Sie verwendet haben
  • Jede Software, die beteiligt ist
  • Ein Screenshot des Problems

Das Schreiben dieser Informationen ist zwar mühsam, hilft dem Tech-Team jedoch dabei, das Problem schneller zu diagnostizieren. Möchten Sie Bonuspunkte (und Ihre Probleme werden schneller behoben)? Aktualisieren Sie Ihre technischen Begriffe, um über den Fehler zu sprechen. Dies erspart allen Beteiligten viel Rätselraten.

3. Ein dringendes Update

Beispiel: „Der Kunde benötigt eine aktualisierte EOD für seine Homepage.“

Rückkehr zur zentralen Krise. Aber diesmal bist du derjenige, der den Ansturm initiiert. Das bedeutet, dass Sie besonders sensibel gegenüber Ihren IT-Mitarbeitern sein müssen. Seien Sie sich ganz klar darüber, was zu tun ist. Wenn Sie Hilfe bei mehreren Aufgaben benötigen, teilen Sie dem Team die Priorität der einzelnen Elemente mit, für den Fall, dass nicht alles gleichzeitig ausgeführt werden kann.

Anstatt zu fordern, dass das Tech-Team alles fallen lässt, um Ihnen zu dienen, fragen Sie auch, wie viel Zeit es für erforderlich hält, um die Änderung vorzunehmen. Wenn dies nicht so schnell erledigt werden kann, wie Sie möchten, sollten Sie erläutern, warum die Aufgabe so dringend ist (erinnern Sie sich an das Endergebnis?), Und klarstellen, dass Sie hier sind, um sie so schnell wie möglich abzuschließen.

Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass nur weil Sie etwas brauchen, dies nicht immer möglich ist. Gehen Sie immer davon aus, dass das Tech-Team vor Ihrer Ankunft mit Ihrer dringenden Aufgabe an einem anderen Projekt (oder zwei oder drei) mit einer Frist gearbeitet hat.

Ja, Sie müssen wahrscheinlich zu Recht sofort etwas tun, aber gibt es eine vorübergehende oder schnelle Lösung (z. B. das Korrigieren von Tippfehlern und fehlerhaften Links), die vorerst funktioniert? Wenn ja, machen Sie mit. Richten Sie dann eine Zeitleiste für den Rest des Projekts ein, die für alle Beteiligten funktioniert.

4. Ein (kleiner) Vorschlag

Beispiel: „Wir sollten eine Möglichkeit für Leser schaffen, unseren Blog mithilfe ihrer Facebook-Profile zu kommentieren.“

Haben Sie eine clevere Idee, die Ihrer Meinung nach die App oder Website Ihres Unternehmens verbessern würde? Sie könnten auf etwas sein. Das heißt aber nicht, dass Sie zum Tech-Team eilen und Lob für Ihre Idee erwarten sollten. Stattdessen müssen Sie klug und respektvoll mit Ihrer Herangehensweise umgehen.

Lassen Sie die Entwickler oder Designer wissen, warum Sie der Meinung sind, dass Ihre Idee es wert ist, umgesetzt zu werden („Unser Marketingteam hat gerade einige Statistiken darüber geteilt, wie aktiv unsere Kunden auf Facebook sind, und ich denke, dies könnte uns helfen, das Engagement auf der Website zu verbessern“). Beachten Sie jedoch gleichzeitig die Zeit- und Geldbeschränkungen, mit denen jeder konfrontiert ist. Und denken Sie daran, das Wissen und die Meinungen Ihrer IT-Experten zu respektieren. Verwenden Sie „könnte“ anstelle von „sollte“, um zu vermeiden, dass Sie so klingen, als ob Sie bereits die richtigen Antworten kennen.

Wenn es ein fester Bestandteil Ihrer Arbeit ist, solche Ideen zu entwickeln, sollten Sie sich mit Entwicklung oder Design vertraut machen. Selbst einige Grundkenntnisse helfen Ihnen dabei, nützlichere und realistischere Vorschläge zu machen.

5. Eine große Idee

Beispiel: „Wie wäre es mit einer Neugestaltung der gesamten Homepage?“

Manchmal möchte man die Dinge aufrütteln. Und Ihre Erkenntnisse als Außenseiter können (manchmal) genau das sein, was Sie benötigen, um die Strategie oder Marke Ihres Unternehmens aufzufrischen.

Aber lassen Sie sich nicht von Ihren revolutionären Trieben mitreißen. Auch hier müssen Sie Ihrem Design- oder Entwicklungsteam mitteilen, warum Sie die Änderung für notwendig halten. Und da es sich um eine umfassende Überarbeitung handelt, sollten Sie bereit sein, die Kosten und die Zeit zu rechtfertigen, die erforderlich sind, um dies zu erreichen.

Sie können die Idee ansprechender klingen lassen, wenn Sie einen Weg finden, um zu helfen. Vielleicht können Sie ein Beta-Tester sein. Oder Sie können eine Kopie schreiben. Oder vielleicht können Sie dem Tech-Team Ihren Praktikanten leihen, um einige (einfachere) Aspekte des Prozesses zu untersuchen. Jede Art und Weise, wie Sie sich einschalten können, entlastet Sie, was bedeutet, dass Ihre große Idee schneller Wirklichkeit werden kann.

Unabhängig davon, ob Sie eine zeitkritische Aufgabe oder nur einen kreativen Verbesserungsvorschlag benötigen: Wenn Sie wissen, wie Sie sich an Ihr Tech-Team wenden können, wenn Sie dessen Hilfe benötigen, erleichtern Sie Ihre Arbeit und helfen allen, besser zusammenzuarbeiten. Dies führt im Idealfall zu weniger verwirrenden E-Mails Stress alle aus.