Wie man kurze E-Mails schreibt, ohne unhöflich zu sein

5 Tipps zum Schreiben kürzerer E-Mails, die nicht unhöflich oder abrupt wirken

Bei meinem letzten Job war eines der leitenden Teammitglieder dafür berüchtigt , zu jeder Tages- und Nachtzeit E-Mails zu senden. Es war nicht ungewöhnlich, dass ich um 23 Uhr ins Bett ging und mit einem leeren Posteingang aufwachte, abgesehen von ihrer einen, extrem kurzen und auf den Punkt gebrachten E-Mail. Obwohl sie mich nie namentlich ansprach und tatsächlich selten irgendeine Art von Begrüßung vor ihrer direkten Frage einfügte, gelang es ihr irgendwie nie, unhöflich oder fordernd zu klingen.

Zusammen mit einem „Danke!“ Nach allem, was sie beantworten musste, unterschrieb sie ihren Namen immer mit einem x. Nun, ein x, wie Sie zweifellos aus dem Liebesbrief wissen, der „xoxo“ schließt, repräsentiert normalerweise einen Kuss; Im Arbeitsplatzszenario ist es jedoch einfach eine freundliche Geste, die weit weniger formal ist als das Schließen mit einem „Besten“ oder „Grüßen“.

Seien Sie versichert, dass diese derzeit beliebte Signatur nicht die einzige Möglichkeit ist, Ihre Kurznachrichten vor einem unhöflichen Klang zu bewahren. Tatsächlich gibt es mindestens fünf einfache Möglichkeiten, um Ihre E-Mails höflich zu halten, unabhängig davon, wie viele oder wenige Wörter Sie schreiben. Sie möchten nicht jedes Mal alle fünf dieser Ideen anwenden, und welche Sie verwenden, hängt stark von Ihrem Publikum und Ihrer Beziehung und Ihrem Komfortniveau zu diesem Publikum ab, aber sie sind gute Richtlinien. Und sie sparen Ihnen hoffentlich Unmengen an Zeit und Energie, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können.

1. Verwenden Sie Ausrufezeichen

Aber nicht zu viele. Ich bin ziemlich ausgeschaltet, wenn jede einzelne Zeile mit dem Ausrufezeichen endet. Sie haben nicht gleich starke Gefühle für alles, was Sie sagen. Lassen Sie mich nicht einmal anfangen, zwei oder drei einzuschließen, um einen Satz oder eine Idee zu schließen (ich speichere diese für SMS mit meinen Freunden, und Sie sollten es auch). Wählen Sie Ihre Interjektionen mit hohem Volumen mit Bedacht aus und üben Sie bitte Zurückhaltung aus.

Versuche dies:

Hallo [Name der Person],

Vielen Dank für Ihre Ideen für [Name des Projekts]. Mein einziges Feedback bezieht sich auf den ersten Punkt, der stärker sein könnte. Lassen Sie mich ein wenig Brainstorming betreiben und bis zum [Datum, an dem Sie zur Person zurückkehren] auf Sie zurückkommen!

Bis bald,
[Dein Name]

2. Haben Sie einen süßen Abschied

Es muss nicht x sein. Es muss nicht „Beste Wünsche“ sein. In meiner früheren Firma verwendete buchstäblich jede einzelne Person eine Variation des x, so dass sich alles darüber hinaus oft als fehl am Platz anfühlte. Manchmal habe ich nur meine Vorname-Initiale ohne irgendetwas anderes verwendet, und das hat sich unter meinen Kollegen bewährt, von denen viele auch ihre Initialen verwendeten. Egal was die Person sagt, die Leichtigkeit dieser Bewegung kann jeder wahrgenommenen Unhöflichkeit entgegenwirken.

Hier ist ein Beispiel:

Hallo [Name der Person],

Lassen Sie mich wissen, ob Sie Gelegenheit hatten, sich die Tabelle anzusehen, die ich Anfang dieser Woche gesendet habe. Ich hoffe, dass es vor [dem Datum, an dem Sie versuchen, es fertigzustellen] fertiggestellt wird, und würde mich über jedes Feedback bis dahin freuen.

Vielen Dank!
[Ihre Initialen)]

3. Sag etwas Nettes

Ich bin bereit, diesen Punkt zu argumentieren, da ich weiß, dass viele Leute glauben, dass es völlig in Ordnung ist, die Eröffnungsfreundlichkeit wegzulassen, und eine Möglichkeit, sich direkt in das Fleisch dessen zu vertiefen, was Sie sagen möchten. Aber je nachdem, an wen Sie schreiben oder auf wen Sie antworten und warum, denke ich, dass ein paar nette Worte zum Auftakt einen großen Beitrag dazu leisten können, dass diese kurzen Nachrichten nicht schroff klingen. Eine weitere Unterstützung dafür liegt in der Tatsache, dass es nur wenige Sekunden dauert, um eine Höflichkeit einzuschließen. Ich bin sicher, Sie können die prägnante Ergänzung verwalten.

Überprüfen Sie dies heraus:

Hallo [Name der Person],

Ich hoffe, Ihre Woche hat gut begonnen.

Vielen Dank, dass Sie diese Entwürfe am Freitag gesendet haben. Ich habe einige Schlüsselbereiche optimiert (Überarbeitungen beigefügt). Lassen Sie mich wissen, ob die Änderungen an Ihrem Ende funktionieren, und ich werde sie zur endgültigen Genehmigung einreichen.

Herzlich,
[Dein Name]

4. Halten Sie es informell oder lässig

Je informeller es klingt, desto weniger aggressiv wird es im Allgemeinen gelesen (obwohl Sie sich natürlich, wenn Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, an Ihren Kollegen orientieren sollten). Sie können vermeiden, distanziert zu wirken, indem Sie sicherstellen, dass Ihre unkomplizierte Botschaft in ihrer Knappheit nicht straff klingt. Ein einfacher Trick: Versuchen Sie gelegentlich, Kontraktionen zu verwenden und das Pronomen zu entfernen. Wenn Sie eine Standardsignatur haben am Ende Ihrer E-Mail und häufig mit der Person korrespondieren, können Sie sogar versuchen, die Abmeldung ganz zu löschen.

Versuche dies:

Hallo!

Ich warte immer noch auf die aktualisierten Zahlen des Marketingteams. Sobald ich sie habe, schicke ich sie dir. Ich freue mich darauf, dies zusammenzustellen.

5. Betrachten Sie eine skurrile persönliche Note

Dies ist nicht für irgendjemanden ratsam. Aber ich kenne ein paar Leute, die „Yours in Spirit“ oder „Hugs“ durchziehen können. Wenn Sie ein herzerwärmendes und originelles Schließen schaffen, das keine Augenbrauen hochzieht, sind Sie auf dem besten Weg, Ihre E-Mail-Zeit zu halbieren. Ich habe kürzlich mit jemandem korrespondiert, der immer endet mit: „Hab eine schöne Tag noch“. Ich denke, es fühlt sich ein bisschen hokey an, aber ich mag es auch, darum geht es ihr, und sie hat keine Angst, ihren charakteristischen Stil zu zeigen.

Von Ihrem Telefon gesendete E-Mails sehen möglicherweise folgendermaßen aus:

Hallo [Name der Person],

Bestätigung unseres Treffens am Dienstagabend um 18 Uhr. Lassen Sie mich wissen, wo Sie sich treffen möchten, und ich werde da sein!

[Dein Name]
Aus meinem externen Speicher gesendet.

Bevor Sie etwas senden, überlegen Sie, mit wem Sie kommunizieren, und überlegen Sie, wie Sie es kurz halten können, je nachdem, wo Sie sich in der Diskussion befinden. Denken Sie daran: Sobald Sie hin und her gehen, können Sie die Begrüßung und Unterschrift normalerweise ganz ablegen.

Eine erwähnenswerte Sache ist auch, wie wichtig es ist, auf das zu achten, worauf Sie antworten. Kurze Antworten können unhöflich sein, wenn Sie einfach mit „Klingt gut!“ Antworten. Wenn es eine Antwort auf eine Frage oder eine Art Feedback verdient, sind diese beiden Wörter für den Empfänger mit oder ohne Ausrufezeichen schwer zu verdauen.

Fazit: Kennen Sie Ihr Publikum und senden Sie auf jeden Fall detaillierte Absätze, wenn die Situation dies erfordert. Konzentrieren Sie sich jedoch auf die vielen Fälle, in denen Kurzfilme auch süß sein können.