5 Gründe, warum Ihre E-Mail nicht die gewünschte Antwort erhält

5 (sehr behebbare) Gründe, warum Ihre E-Mail nicht die gewünschte Antwort erhält

Es gibt nur wenige Dinge, die frustrierender sind, als Stunden damit zu verbringen, die perfekte E-Mail mit fünf Sätzen zu schreiben (und zu löschen und neu zu schreiben) – und dann nicht die erwartete Antwort zu erhalten. Sie dachten, Ihr Manager wäre begeistert, aber stattdessen klingt sie genervt.

Was ist passiert? Haben Sie Ihre Nachricht zur falschen Zeit gesendet ?? Haben Sie Ihre Anfrage nicht klar genug gemacht? War dein Gruß zu freundlich? Hast du die falsche Stimmung abgegeben?

Überraschenderweise kann das Problem auf etwas viel Einfacheres zurückzuführen sein: ein paar Worte. Wörter, die sehr wahrscheinlich in einer E-Mail enthalten sind, die Sie bereits heute gesendet haben.

Kürzlich schrieb ich einen Artikel über Wörter, die in E-Mails den falschen Eindruck vermitteln, und ich war schockiert darüber, mit wie vielen Fachleuten (insbesondere Arbeitgebern und Personalmanagern) ich getwittert habe weiteren Vorschlägen, um sie dieser Liste hinzuzufügen.

Was waren einige der häufigsten Wörter, die sie angesprochen haben? Lies sie und weine.

1. Auch

Ich gebe es zu: Ich bin süchtig nach dem Wort „auch“. Es ist an einem Punkt angelangt, an dem ich meine E-Mails speziell korrigieren muss, um sicherzustellen, dass ich sie nicht mehr als einmal in eine bestimmte Nachricht aufgenommen habe. Wenn Sie „auch“ zu oft verwenden, scheint dies, als würden Sie zu viel verlangen. Wenn Sie am Ende all dieser Aktionselemente stehen, kann es überwältigend sein, zu entscheiden, was zuerst angegangen werden soll.

Übergangswörter sind jedoch für E-Mails erforderlich. Was kann ein E-Mail-Absender tun? Einige meiner Lieblingsalternativen sind „zusätzlich“, „außerdem“, „darauf aufbauen“ und „auf einer anderen Note“.

2. Wahrscheinlich

Ähnlich wie „hoffentlich“ (worüber ich im anderen Artikel gesprochen habe ) fügt dieses Wort dem, was Sie sagen, ein gewisses Maß an Unsicherheit hinzu, wenn es nicht sein muss.

Anstatt beispielsweise eine E-Mail mit der Aufschrift „Ich könnte dies wahrscheinlich bis 17 Uhr erledigen“ zu senden, sollten Sie Ihre Frist konkreter festlegen. Nehmen Sie „wahrscheinlich“ insgesamt heraus. Wenn Sie sich wirklich nicht sicher sind, ob Ihre Frist abgelaufen ist, geben Sie sich eine neue Frist oder zumindest ein wenig mehr Flexibilität. Sogar zu sagen, dass Sie bis zum „Ende von heute“ oder bis „bis morgen, wenn Sie im Büro ankommen“ fertig sind, klingt viel einfacher als ein „wahrscheinlich“. Worst-Case-Szenario: Sie überschätzen den Zeitaufwand und liefern die Ware frühzeitig aus. In der Geschichte der Arbeit hat sich niemand darüber beschwert.

3. Versuchen Sie es oder versuchen Sie es

Yoda sagte einmal: „Tu oder tu nicht, es gibt keinen Versuch“, und er hatte einen guten Punkt.

„Versuchen“ oder „Versuchen“ fällt unter dasselbe Gebiet wie „wahrscheinlich“, da es keinen Hinweis darauf gibt, dass Sie sich sicher fühlen, was Sie tun. Tatsächlich haben mehrere Arbeitgeber, die mich getwittert haben, darauf hingewiesen, dass ein Mitarbeiter, wenn er einen der beiden Sätze verwendet, einfach davon ausgeht, dass er oder sie nicht das tun kann, was gefragt wurde.

Wollen Sie wirklich, dass Ihr Chef Sie wegen eines einzigen Wortes bezweifelt? Lassen Sie mich das für Sie beantworten: Nein. Wenn Sie das nächste Mal „try“ in einer E-Mail verwenden, nehmen Sie es heraus. Wenn Sie sich wirklich nicht sicher sind, ob Sie dies tun können oder nicht, fragen Sie sich, warum – wenn Ihnen wichtige Informationen oder spezifische Fähigkeiten fehlen, wenden Sie sich an die relevanten Parteien und finden Sie heraus, was Sie erreichen oder erreichen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen „Versuch“ in ein „tun“. Wenn dies nicht möglich ist, wird Ihr Manager dies sofort wissen wollen. Solange Sie erklären, warum (Beispiel: „Ich habe keine Freigabe für den Zugriff auf dieses freigegebene Laufwerk“), wird er oder sie das Hindernis verstehen und Ihnen entweder helfen, es zu beseitigen, oder die Aufgabe einfach neu zuweisen.

4. Ehrlich

Wenn es ein Wort gäbe, das mit „buchstäblich“ um den am häufigsten missbrauchten Begriff konkurriert, wäre „ehrlich“ da oben. Die Leute streuen es die ganze Zeit als Füllmaterial in E-Mails, und nach einer Weile fühlt sich das Streben nach Ehrlichkeit unecht an – als ob Sie jemanden in ein großes Geheimnis einweihen, das ist überhaupt kein Geheimnis.

Ehrlich gesagt, schneiden Sie es aus.

5. Denken Sie nach

Die Leute reden die ganze Zeit über qualifizierende Phrasen („Ich bin nicht sicher, ob dies eine gute Idee ist, aber…“), aber eine, die häufig auftaucht, ist „Ich denke…“. Ich hatte nicht wirklich darüber nachgedacht Bis ein Personalchef es mir twitterte, ging ich E-Mails meiner Mitarbeiter durch, um zu prüfen, ob es wahr ist.

Sicher genug, da war es. „Ich denke, wir sollten vorwärts gehen.“ „Ich denke, wir sollten uns hinsetzen und darüber reden.“ „Ich denke, wir kommen näher.“ Es gab mehrere E-Mails, in denen Leute diesen Satz mehr als dreimal in einem Absatz verwendeten. Und obwohl ich bemerkte, dass beide Geschlechter es benutzten, schrieben Frauen viel häufiger „Ich denke“.

Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht senden, lassen Sie einfach das „Ich denke…“ fallen und teilen Sie Ihre Ansichten. Wenn die E-Mail von Ihnen kommt, schreibt Ihnen jeder, an den Sie sie senden, sofort alle darin enthaltenen Gedanken zu!

Sie sagen, dass weniger mehr ist, und ich denke ehrlich, dass der Versuch, Ihre E-Mails kürzer zu machen, wahrscheinlich auch der beste Weg ist. Siehst du was ich dort gemacht habe?

Foto des verwirrten Mannes mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.