5 Wege, um das Beste von Meetings zu nutzen

5 Möglichkeiten, um Meetings optimal zu nutzen

Haben Sie jemals ein langes Meeting in Ihrem Kalender gesehen und sofort darüber nachgedacht, wie Sie es vermeiden können? Ist es zu spät, krank nach Hause zu gehen? Vielleicht kann ich einen Familiennotfall vortäuschen oder ein Last-Minute-Projekt entwickeln, das einfach nicht warten kann.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Meetings können schmerzhaft langweilig sein – und noch schlimmer, eine enorme Zeitverschwendung, die Sie von der Arbeit abhält, die Sie wirklich tun müssen.

Diese Stunden im Konferenzraum sind zwar unvermeidlich, müssen aber keine Zeitverschwendung sein. Mit ein paar einfachen Strategien können Sie Meetings zu Ihrem Vorteil nutzen, Ihren Chef und Ihre Mitarbeiter beeindrucken und Beziehungen zu allen Arten von Personen in Ihrem Büro aufbauen, während Sie gerade dabei sind.

 

1. Seien Sie vorbereitet

Ein Chef sagte mir einmal, dass Sie zu jedem Treffen kommen sollten, um etwas beizutragen – schließlich wurden Sie aus einem bestimmten Grund eingeladen. Bevor Sie losfahren, stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, ein aktiver Teilnehmer zu sein. Finden Sie heraus, was Sie bereits über das Thema des Meetings wissen, und stellen Sie fest, ob Sie im Voraus etwas recherchieren und lernen müssen. Schreiben Sie einige Fragen auf, die Sie in der Besprechung stellen möchten. Auch wenn Sie in Eile sind, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was besprochen wird und was Sie mit den Informationen tun müssen. Es gibt nichts Schlimmeres, als ein langes Meeting zu absolvieren, um später festzustellen, dass Sie detaillierte Notizen machen oder Informationen für ein Projekt sammeln sollten.

 

2. Bemühen Sie sich um das Netzwerk

Ein großer Vorteil von Meetings ist, dass Sie die Möglichkeit haben, sich mit neuen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zu treffen. Ich hatte Jobs, bei denen ich jemanden außerhalb meiner kleinen Abteilung nur in einer Besprechung traf. Nutzen Sie diese Gelegenheit, indem Sie einige Minuten früher anreisen, damit Sie sich mit den ankommenden Personen unterhalten können. Fragen Sie sie nach ihrem Wochenende oder unterhalten Sie sich einfach über das Wetter. Wenn Sie mit ein wenig Geselligkeit beginnen, wird dies einen positiveren Ton angeben und hoffentlich alle ein bisschen glücklicher machen, dort zu sein. Außerdem könnten Sie einen neuen Freund finden oder jemanden treffen der Ihnen dabei helfen kann, Ihre Karriere voranzutreiben.

3. Machen Sie es sich zur Zeit zu glänzen

Haben Sie keine Angst, an Meetings teilzunehmen und Fragen zu stellen. Es kann etwas nervenaufreibend sein, jemanden zu bitten, einen Punkt zu klären oder etwas zu erläutern, mit dem Sie nicht vertraut sind (insbesondere, wenn Sie einer der jüngsten oder am wenigsten erfahrenen Personen im Raum sind), aber es kann auch zu Ihren Gunsten wirken. Ihre Mitarbeiter werden erkennen, dass Sie aufmerksam sind und kritisch über das jeweilige Thema nachdenken und dass Sie den Mut haben, sich zu äußern, wenn Sie verwirrt sind oder weitere Informationen benötigen. Hey, sie danken dir wahrscheinlich sogar stillschweigend dafür, dass du die Fragen gestellt hast, über die sie sich auch gewundert haben.

 

4. Beeindrucken Sie mit Ihren Hörfähigkeiten  

Ich habe kürzlich eine Präsentation vor einer Gruppe von ungefähr 20 Community-Mitgliedern gehalten. (Und ja, wie die meisten Leute, habe ich gesagt öffentlich mit Wurzelkanälen auf meinem Fun-O-Meter öffentlich gesprochen.) Die meisten Leute spielten mit ihren Handys, vermieden Augenkontakt oder flüsterten sogar untereinander. Aber ein paar Leute schienen tatsächlich mit meiner Präsentation beschäftigt zu sein – sie nahmen Augenkontakt mit mir auf, nickten und lächelten, als ich sprach, und hoben ihre Hände, wenn ich Fragen stellte. Kurz gesagt, sie wurden die neuen besten Freunde dieses nervösen Sprechers.

Indem Sie diese Art von „aktivem Zuhören“ üben, profitieren Sie nicht nur davon, auf das Gesagte zu achten, sondern bauen auch eine Beziehung zum Moderator auf. Setzen Sie sich also nach vorne, vermeiden Sie es, einen Blick auf Ihr Telefon zu werfen, und nicken Sie, wenn der Lautsprecher einen Punkt macht, dem Sie zustimmen. Ihre Professionalität wird Ihre Mitarbeiter beeindrucken, und der Redner wird Ihre Unterstützung garantiert bemerken und schätzen.

5. Nutzen Sie Ihre Zeit intelligent

Das Schlimmste an Besprechungen ist, dass sie wie Zeitverschwendung erscheinen können, insbesondere wenn die Konversation vom Thema abweicht oder Elemente enthält, die Sie nicht betreffen. Versuchen Sie in diesem Fall, Abstände zu vermeiden oder nach dem Mittagessen ins Koma zu fallen. Überprüfen Sie stattdessen, ob Sie Möglichkeiten finden können, Ihre Zeit zu maximieren. Wenn Sie sich Notizen gemacht haben, rekapitulieren Sie, was Sie geschrieben haben, und finden Sie heraus, was Sie sofort tun müssen, wenn Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sitzen. Oder schreiben Sie Ihre To-Do-Liste für nach dem Meeting oder eine Liste der kurzfristigen Ziele für die Woche auf. Sie bleiben wachsam und sind viel eher bereit, wieder in die Diskussion einzusteigen, als wenn Sie das Meeting beispielsweise damit verbracht hätten, von Ihrer Hochzeit mit Ryan Gosling zu träumen.

Ja, in der Arbeitswelt sind Treffen unvermeidlich. Wenn Sie jedoch vorbereitet sind, Beziehungen aufbauen und Ihre Zeit mit Bedacht einsetzen, können diese Stunden im Sitzungssaal für Ihren Job und Ihre Karriere produktiv sein.

Foto des Treffens mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.