Beste und schlechteste Wörter für E-Mail-Betreffzeilen

5 Wörter, die Sie in Ihre Betreffzeilen für E-Mails aufnehmen sollten (und 4, die Sie unbedingt vermeiden sollten)

Das Senden einer E-Mail ist die einfachste und am wenigsten aufdringliche Methode, um Anfragen innerhalb von Teams zu stellen. Aber gerade weil E-Mails so mühelos sind, kann dies eine reine Zeitverschwendung sein. Das Abfeuern einer vagen E-Mail, die den Empfängern nicht klar sagt, was sie tun sollen oder warum Ihre Anfrage wichtig ist, schafft nur mehr Arbeit für alle.

Die effektivsten E-Mails behandeln die Betreffzeile wie eine Anrufer-ID und verwenden Wörter, die sofort auf den Punkt kommen.

Hier sind einige Tipps und Tricks für die Wortwahl, die Ihre Botschaft klar vermitteln und Sie davon abhalten, Ihre Mitarbeiter zu ärgern (oder zu verwirren):

1. Wenn Aufgaben zu erledigen sind

Schreiben Sie nicht: Etc.

Schreiben Sie: Das, Dies oder Diese

Ihre Lehrer im Gymnasium hatten Recht – seien Sie genau! Selbst wenn Ihre E-Mail einem kürzlich geführten Gespräch oder einer Besprechung folgt, wird sie wahrscheinlich später als etwas zu tun abgelegt. Wenn Ihr Empfänger bereit ist, es zu lesen, sehen Sie „Follow-up der Mitarbeiterversammlung usw.“. wird nicht hilfreich sein. Machen Sie sich stattdessen klar, was Sie brauchen, und schreiben Sie: „Bitte lösen Sie diese Fragen aus der Mitarbeiterbesprechung“ oder „Der in der Mitarbeiterbesprechung besprochene Bericht“. Stellen Sie sich Ihr Thema so vor, als würden Sie ein Aufgabenlistenelement vorab schreiben, damit dieses Kontrollkästchen leicht aktiviert werden kann.

2. Wenn Sie eine andere E-Mail teilen

Schreiben Sie nicht: „FWD:“

Schreiben Sie: Hilfe

Dieser erinnert mich immer an die 90er Jahre, als es üblich war, E-Mails zu sehen, die ungefähr so ​​lauteten: „Fwd: fwd: fwd: fw: Senden Sie dies an 10 Personen, und dies wird Ihr Glückstag sein!“ Wenn Sie bei der Arbeit nicht wirklich Kettenbriefe senden (im Ernst, nicht), teilen Sie wahrscheinlich nur etwas mit, das jemand anderes geschrieben hat und über das Ihr Mitarbeiter lesen oder etwas unternehmen soll. Tun Sie ihr in diesem Fall einen Gefallen und schreiben Sie: „Könnten Sie mir helfen, das zu entziffern?“ oder „Sieht so aus, als ob der Kunde Hilfe benötigt.“ Sicher, Sie haben vielleicht geplant, diese Nachricht in den Text der E-Mail zu schreiben, aber der Betreff ist ein viel besserer Ort, wenn Sie möchten, dass er schnell bemerkt wird.

3. Wenn Sie versuchen, persönlich zu sein

Schreiben Sie nicht: Hey

Schreiben Sie: Sie

Das Senden eines „Hey“ in einer E-Mail-Betreffzeile ist dasselbe wie das Senden einer SMS mit einem Freund oder einer Person, mit der Sie sich treffen. Tu es nicht! Sie machen den Empfänger misstrauisch gegenüber dem, was als nächstes kommt, und warten möglicherweise eine Weile auf eine Antwort, da diese möglicherweise nie geöffnet wird. Versuchen Sie, „Wann haben Sie Zeit für einen 15-minütigen Chat?“, Da Sie möglicherweise tatsächlich über etwas Persönliches oder Privates chatten müssen. Dieser Ansatz nimmt den Rand ab und gibt dem Empfänger die Möglichkeit, eine Zeit zu wählen, die für ihn funktioniert.

4. Wenn Sie es jetzt brauchen

Schreiben Sie nicht: Dringend

Schreiben Sie: Heute

Wenn die Zeit knapp und der Druck hoch ist, ist „dringend“ ein Wort, das nur Panik auslösen kann. Und Panik ist das Letzte, was eine Person, die für eine Aufgabe verantwortlich ist, tun sollte. Wenn Sie genügend Zeit haben, um die Notwendigkeit zu erkennen und eine E-Mail zu senden, haben Sie auch die Zeit, im Voraus zu benachrichtigen, dass dies heute Ihre erste Priorität sein muss. Wenn es wirklich dringend ist, rufen Sie stattdessen an oder besuchen Sie uns persönlich.

5. Und noch eine Bonusphrase

Last but not least ist ein Satz, den wir alle sagen, um unsere E-Mails zu beenden, aber möglicherweise nur selten verwenden, um unsere Mitarbeiter direkt anzusprechen: „Danke.“ Eine kurze, einfache Dankesbotschaft trägt wesentlich dazu bei, die Bindungen zwischen Ihnen und Ihren Teammitgliedern zu stärken. Es heißt, dass Sie ihre Bemühungen erkennen und ihre Rollen schätzen. Und es ist sicher besser als ein Vertrauensverlust.

Foto des Wortspiels mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.