6 Produktivitätsricks, die Sie von CEOs lernen können

6 Produktivitäts-Tricks, die Sie von CEOs lernen können

Jeder weiß, dass die Führung eines Unternehmens einer der härtesten Auftritte ist. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein multinationales Unternehmen führen, müssen CEOs Zeit, Ressourcen und mehrere Anforderungen verwalten und gleichzeitig Zeit und Raum finden, um Entscheidungen zu treffen und Strategien zu planen, die den Verlauf ihres Geschäfts bestimmen.

Das bedeutet, dass sie einige Mastersysteme und Tricks entwickelt haben, um ihre Produktivität zu maximieren.

Warum können wir nicht ein paar Züge aus ihren Spielbüchern stehlen? Egal, ob Sie Ihr eigenes Unternehmen führen oder in Ihrem aktuellen Job produktiver sein möchten, lesen Sie diese Liste mit vom CEO bewährten Tipps, die Sie auf jede Facette Ihres Lebens anwenden können.

1. Machen Sie alle 90 Minuten Pausen

Tony Schwartz, Präsident des Energieprojekts, schlägt vor, alle 90 Minuten Pausen einzulegen, um Ihre Produktivität zu maximieren. Der Grund? Der menschliche Körper hat einen Energiezyklus, der den ganzen Tag über in 90-Minuten-Intervallen abläuft. Wenn wir anderthalb Stunden oder länger an etwas gearbeitet haben, ist es natürlich, dass unsere Wachsamkeit sinkt und unsere Aufmerksamkeit nachlässt oder wir uns schläfrig fühlen (oder anfangen, Twitter oder Facebook zu überprüfen ).

Das kontraintuitive Geheimnis für eine nachhaltige Leistung ist, wie ein Sprinter zu leben. In der Praxis bedeutet dies, morgens höchstens 90 Minuten lang mit höchster Intensität zu arbeiten und dann eine Pause einzulegen.

Wenn Ihre Augen das nächste Mal glasig werden, anstatt nach einer weiteren Tasse Kaffee zu greifen, treten Sie stattdessen für ein paar Minuten von Ihrer Arbeit zurück. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie auf lange Sicht erledigen werden.

2. Machen Sie sich manchmal unterbrechungsfrei

Es gibt nichts Frustrierenderes, als endlich in die Zone zu kommen und an einem großen Projekt zu arbeiten – und dann von einem Kollegen oder Chef unterbrochen zu werden, der an Ihrem Schreibtisch vorbeikommt. Schlechter, Untersuchungen haben ergeben, dass es nach einer Unterbrechung bis zu 25 Minuten dauern kann, bis die Strecke wieder hergestellt ist.

Und genau deshalb hat Andrew Marsh, CEO von Fifth Column Games, ein System entwickelt, mit dem sichergestellt wird, dass jeder in seinem Büro ohne Unterbrechung arbeiten kann. Durch das Anbringen eines „Kegels der Stille“ auf ihren Schreibtischen haben Mitarbeiter ein greifbares Symbol, das anzeigt, dass sie nur dann gestört werden sollten, wenn es sich um einen Notfall handelt.

Ich benutze den Kegel der Stille, wenn ich an einem komplexen Projekt arbeite, auf das ich mich konzentrieren muss. Sich ohne Unterbrechung intensiv konzentrieren zu können, ist ein wertvolles Produktivitätswerkzeug für alle bei Fifth Column Games.

Unabhängig davon, ob Sie sich ein paar Stunden am Tag auf intensive Aufgaben konzentrieren müssen oder an einem großen Projekt arbeiten: Wenn Sie ein System verwenden, das die Benutzer darüber informiert, gewöhnen sie sich an, Ihnen eine E-Mail für nicht dringende Aufgaben zu senden anstatt an Ihrem Schreibtisch vorbeizuschauen.

3. Verwalten Sie Ihre Energie, nicht nur Ihre Zeit

Sie wissen, dass es wichtig ist, Ihre Zeit mit Bedacht zu planen – aber es kann tatsächlich effektiver sein, auch Ihre Energie zu verwalten. Unsere eigene CEO, die Mitbegründerin von The Muse, Kathryn Minshew, ist ein Fan davon, ihren Arbeitstag zu optimieren, indem sie ihre konzentrationsintensivsten Aufgaben während ihrer Stoßzeiten erledigt, jener goldenen Stunden, in denen ihr Energieniveau am höchsten ist. Meetings hingegen vermeidet sie in diesen Stunden und speichert sie für andere Tageszeiten.

Ich finde es sehr hilfreich für mich, darauf zu achten, wann ich am Tag am produktivsten bin (welche Stunden, unter welchen Bedingungen) und diese Zeit aggressiv für konzentrierte Arbeit zu schützen.

Wenn Sie ein Morgenmensch sind, erledigen Sie als erstes Ihre wichtigsten Aufgaben und bewahren Sie die mühsamen, sinnlosen Aufgaben für später am Tag auf, an dem Ihre Energie nachlässt. Sie sind sich nicht sicher, wie hoch Ihre Stoßzeiten sind? Probieren Sie Energy Mapping aus, um herauszufinden und Ihren Arbeitstag optimal zu nutzen.

4. Sei kein Sklave für E-Mails

Gina Trapani, Gründerin von ThinkUp, ist ein Fan davon , E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten zu lesen. Warum? Anstatt das Gefühl zu haben, dass Sie auf E-Mails in dem Moment antworten müssen, in dem sie in Ihren Posteingang gelangen, können Sie Zeit sparen und konzentriert bleiben, indem Sie einen Zeitplan für das Abrufen und Beantworten von E-Mails festlegen (z. B. einmal am Morgen und einmal am Ende des Tages) ).

Fahren Sie Outlook herunter, deaktivieren Sie neue E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem BlackBerry und tun Sie alles, um die Unterbrechung von E-Mails zu unterdrücken.

Abhängig von Ihrer Position scheint dies keine Option zu sein – insbesondere, wenn sich Ihr Chef oder Ihre Kollegen auf Sie verlassen, um schnelle Antworten zu erhalten. Sie werden jedoch überrascht sein, wie unterstützend die Mitarbeiter Ihrer neuen Produktivitätsstrategie sein werden, wenn Sie sie ihnen erklären. Tim Ferriss, Autor der Vier-Stunden-Woche, schlägt vor, Kollegen per E-Mail über Ihren neuen E-Mail-Zeitplan zu informieren. Er erklärt, dass der Grund dafür darin besteht, Ihre Produktivität zu steigern, und bittet Sie, Sie in dringenden Angelegenheiten anzurufen. Sie können auch einen Autoresponder mit einer Nachricht einrichten, in der erläutert wird, wann Sie erneut E-Mails abrufen und wie Personen mit Ihnen in Kontakt treten können, wenn dies in der Zwischenzeit wichtig ist.

5. Halten Sie Ihre E-Mails kurz und bündig

CEOs haben keine Zeit, E-Mails in Romanlänge zu lesen oder zu schreiben. Andrew Torba, Mitbegründer von Kuhcoon, geht sogar so weit, manchmal E-Mails mit einem Wort zu schreiben, und schlägt vor, Ihre E-Mails so zu behandeln, als hätten sie die gleiche Beschränkung von Twitter auf 140 Zeichen.

Fordern Sie sich heraus, kritisch und effizient zu denken, wenn Sie eine Verbindung per E-Mail oder einer anderen Form der Kommunikation herstellen.

Indem Sie E-Mails kurz und präzise halten, sparen Sie nicht nur viel Schreibzeit, sondern auch Ihren Mitarbeitern viel Lesezeit. Wenn Ihr Problem für eine kurze E-Mail zu komplex ist, kann die Planung eines kurzen Telefonanrufs (5 bis 10 Minuten) wesentlich effizienter sein als ein langwieriger E-Mail-Austausch.

6. Delegieren, Delegieren, Delegieren

Es ist leicht, sich von dem Gefühl überwältigen zu lassen, dass Sie alles selbst tun müssen. Das Delegieren ist jedoch eine der besten Möglichkeiten, um Ihre Zeit zu verwalten. Durch die Weitergabe von Projekten an andere Teammitglieder wird Ihre Arbeit erleichtert und Sie können sich auf die Projekte konzentrieren, die Sie am besten können. Der Unternehmer Daniel Tan Kh geht noch einen Schritt weiter und rät, nicht nur die Aufgaben zu delegieren, sondern auch darauf zu vertrauen, dass der neue Eigentümer die volle Verantwortung für deren Erledigung übernimmt.

Delegation ist der wichtigste Treibstoff für die Produktivität.

Delegieren bedeutet nicht, dass Sie versuchen, Ihre Arbeit zu beenden. Wenn Sie jedoch zu viel auf Ihrem Teller haben, kann das Delegieren einer Ihrer Aufgaben an ein anderes Mitglied Ihres Teams dazu beitragen, Ihren dringlicheren Projekten mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Sie haben keinen Mitarbeiter, der Ihre Aufgabe übernehmen kann? Matt DeCelles, Serienunternehmer, schlägt vor, Ihre gefürchteten Aufgaben an einen Freiberufler auf Fiverr.com auszulagern.

Das Anpacken Ihrer To-Do-Liste mag manchmal unmöglich erscheinen, aber wenn Sie versuchen, diese kleinen Änderungen gegenüber den Mastern vorzunehmen, werden Sie erstaunt sein, wie viel Sie während Ihres Arbeitstages erreichen können.

Foto der Produktivität mit freundlicher Genehmigung von Sean MacEntee.