6 Geheimnisse zur Vermeidung von Arbeitsunterbrechungen

6 Geheimnisse zur Vermeidung von Arbeitsunterbrechungen

Sie arbeiten an einem Großprojekt und haben ein paar Stunden blockiert, um es wirklich auszuschalten. Aber gerade als Sie in die Zone kommen, kommt Ihr Chef vorbei, um Papierkram abzugeben. Dann kommt Ihr Kollege vorbei, um über das Treffen in der nächsten Woche zu plaudern. Ihr Telefon klingelt. Ihre E-Mail klingelt. Sie stehen vor einer Störung nach der anderen. Und wenn Sie endlich zu Ihrem Projekt zurückkehren, sind all Ihre brillanten neuen Gedanken ( ganz zu schweigen von der Motivation ) längst verschwunden.

Leider ist die Verwaltung dieser Unterbrechungen nicht so einfach wie das Schließen Ihrer Bürotür (fragen Sie einfach den Kollegen, ob er klopfen soll oder nicht?) Oder das Auffordern Ihrer Mitarbeiter, wegzugehen. (Ich habe mir bei einem früheren Job einen guten Ruf für einen Todesblick erworben, den ich gegeben habe, als ich zu beschäftigt war, um mich zu unterhalten – sagen wir einfach, nicht der beste Ansatz.)

Aber wie ich gelernt habe, gibt es einige einfache und effektive Möglichkeiten, sich nach Unterbrechungen neu zu konzentrieren oder, noch besser, sie überhaupt zu verhindern. Verwenden Sie die folgenden Ideen, um zu verhindern, dass unerwartete Pausen Sie aus Ihrem Spiel werfen.

Unterbrechungen vermeiden

Der beste Weg, um Unterbrechungen zu minimieren, besteht darin, einige proaktive Schritte zu unternehmen, um sie zu vermeiden. Bevor Sie mit einem Großprojekt beginnen, probieren Sie diese Ansätze aus, um sicherzustellen, dass Sie tatsächlich die produktive Zeit erhalten, die Sie geplant haben.

1. Kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen

Lassen Sie uns das Szenario der geschlossenen Tür noch einmal betrachten: Woher wissen Ihre Kollegen, wann Sie an Ihrem Schreibtisch zu Mittag essen, anstatt einen Zuschussantrag vor Ablauf einer größeren Frist zu stellen? Antwort: Sag es ihnen. In einem kleinen Büro können Sie uns gerne eine E-Mail senden, in der steht: „Ich bin heute am Stichtag für den Geschäftsbericht. Bitte wenden Sie sich nur an Artikel, die nicht bis morgen warten können.“ Geben Sie in einem größeren Büro ein paar Schlüsselpersonen an, darunter Ihren Chef, Ihren Assistenten und Ihre unmittelbaren Amtskollegen. Es ist weniger wahrscheinlich, dass sie Sie stören, und sie können auch dazu beitragen, die Nachricht an diejenigen weiterzuleiten, die auf Ihrem Weg sind.

2.  Verwenden Sie Ihre Technologie

Die Schaltfläche „Nicht stören“ auf Ihrem Telefon dient nicht nur zur Dekoration, ähnlich wie Ihre Abwesenheitsnachricht nicht nur zur Freistellung. Nutzen Sie diese anpassbare Technologie und richten Sie Nachrichten ein, um Ihre Kollegen darüber zu informieren, dass Sie nicht verfügbar sind. Ändern Sie Ihre Abwesenheitsantwort so, dass Sie morgen auf E-Mails antworten. Blockieren Sie die Zeit in Ihrem Outlook-Kalender als „Nicht verfügbar – Name des Projekts“, damit wohlmeinende Kollegen diese Zeit nicht für einen Chat auswählen. Und haben Sie keine Angst, Ihr Telefon zu DNDEN. Nicht dringende Nachrichten können einige Stunden in der Voicemail gespeichert werden. Wenn jemand Sie benötigt, wird er Sie finden. (Hinweis: Dieser Ansatz funktioniert nicht, wenn Sie ihn jeden Dienstag ausführen. Verwenden Sie ihn nur für große, zeitkritische Projekte.)

3.  Haben Sie eine Go-To-Phrase

Ist es möglich, eine Unterbrechung zu verhindern, wenn jemand buchstäblich auf Ihren Schreibtisch zugeht? Sie möchten sie nicht ignorieren oder abschneiden, um zu erklären, wie beschäftigt Sie sind. Der Schlüssel hier ist also, sie vorwegzunehmen: Haben Sie einen Satz, den Sie immer verwenden, um ein Gespräch zu beginnen (und zu beenden), wenn Sie es auch sind beschäftigt zu reden. Wenn Sie jemanden auf sich zukommen sehen, sagen Sie: „Ich bin gerade mitten in etwas – kann ich mich morgen bei Ihnen melden?“ oder „Ich bin gerade überfüllt. Kannst du mir eine Besprechungsanfrage senden?“ Auf diese Weise weiß sie, dass Follow-up auf Ihrer To-Do-Liste steht, aber das ist jetzt kein guter Zeitpunkt.

Neuausrichtung nach einer Unterbrechung

Natürlich können Sie Unterbrechungen zwar minimieren, aber nicht immer ganz vermeiden, insbesondere wenn ein zeitkritisches Problem auftritt. Wenn das Unvermeidliche eintritt, erfahren Sie hier, wie Sie schnell wieder auf Kurs kommen.

1.  Wenn Sie Brainstorming betreiben

Angenommen, Sie überlegen, ob eine Kampagne ansteht oder wie Sie sich an eine potenzielle Partnerorganisation wenden können, wenn eine dringende E-Mail eingeht. Was jetzt? Obwohl Ihr erster Instinkt darin besteht, alles fallen zu lassen und zu antworten, versuchen Sie, 20 Sekunden innezuhalten und eine Handvoll Schlüsselwörter aufzuschreiben, damit Sie Ihre Ideen nicht ganz verlieren. Wenn es hilfreich ist, fügen Sie Pfeile für die Verbindung oder andere Symbole hinzu, um Ihr Gedächtnis zu verbessern. Es muss nicht hübsch aussehen oder für andere einen Sinn ergeben – alles, was zählt, ist, dass Sie Ihre Gedanken zusammenfügen können, wenn Sie sich wieder zur Arbeit setzen.

2.  Wenn Sie schreiben

Eines der frustrierendsten Dinge, wenn Sie beim Schreiben gestört werden, ist das Gefühl, einen Rhythmus zu haben, und jetzt haben Sie ihn verloren. Anstatt zu erwarten, dass Sie dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die letzten Absätze, die Sie geschrieben haben, erneut zu lesen. Nutzen Sie diese Zeit, um sich Gedanken darüber zu machen, was Sie gedacht haben oder wohin Sie als nächstes wollten, und lassen Sie sich von ihnen wieder auf den richtigen Weg führen.

3.  Wenn Sie nicht neu fokussieren können

Manchmal ist eine Neuausrichtung einfach nicht möglich. Vielleicht sind Sie nervös, gestört zu werden (heute ein Feueralarm – wirklich?) Oder haben einfach das Gefühl, Ihr Mojo verloren zu haben. In diesem Fall erzwingen Sie es nicht. Gönnen Sie sich etwas Zeit, um sich zu entspannen und aufzustehen, herumzulaufen oder eine Tasse Kaffee zu trinken. Es ist Platz für Sie, um wieder über das Projekt nachzudenken (oder sich bei Bedarf völlig ablenken zu lassen), damit Sie neu anfangen können, wenn Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sitzen.

 

Leider kommt es zu Unterbrechungen, daher ist es wichtig, wie Sie mit ihnen umgehen. Seien Sie proaktiv und haben Sie einige kluge Strategien, um wieder auf Kurs zu kommen, und Sie werden produktiver (ganz zu schweigen von weniger Einschüchterung für Ihre Kollegen).