6 Mal müssen Sie das Telefon noch bei der Arbeit und im Büro verwenden

6 Mal müssen Sie immer noch zum Telefon greifen, um etwas zu erledigen

Neulich schickte ich einem Kollegen eine E-Mail mit ein paar Fragen und erhielt die Antwort: „Ich bin eher eine Telefonperson – können Sie mich darüber anrufen?“

Ich muss sagen, ich war ein bisschen schockiert.

Es kommt nicht oft vor, dass Sie jemanden treffen, der es vorzieht, den Hörer abzunehmen, um Geschäfte zu machen. Angesichts der Wahl würde ich vermuten, dass die Mehrheit der Mitarbeiter am typischen Arbeitsplatz jeden Tag E-Mails über einen Telefonanruf auswählt. Und es macht Sinn: E-Mails sind schnell, effizient und bergen nicht die Gefahr unangenehmer Stille oder störender Hintergrundgeräusche.

Trotz der überwältigenden Vorliebe für E-Mails gibt es einige Situationen, die beim Abheben des Telefons einfach besser funktionieren.

1. Es ist dringend

Über 60% der Menschen warten zwei volle Tage, um auf eine arbeitsbezogene E-Mail zu antworten. Wenn Sie also eine E-Mail senden, die so schnell wie möglich eine Antwort benötigt – auch wenn die Betreffzeile „Dringend!“ Enthält – besteht eine gute Chance, dass Sie Ihren Posteingang die nächsten 48 Stunden immer wieder aktualisieren und die Daumen drücken Eine Antwort.

Auf der anderen Seite kann ein Telefonanruf zu einer kritischen Angelegenheit Ihnen helfen, ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln, sicherzustellen, dass die andere Person genau weiß, was sie zu tun hat, und alle Fragen zu beantworten, ohne auf eine endlose E-Mail-Kette zurückgreifen zu müssen. Wenn Sie auflegen, können Sie sicher sein, dass sich alle auf derselben Seite befinden und verstehen, was zur Behebung des Problems erforderlich ist.

2. Sie erhalten keine Antwort

Vielleicht gemailt Sie eine Anfrage, die nicht gerade dringend, aber an einem gewissen Punkt ist, Sie haben eine Antwort-und nach ein paar Tagen der Ruhe brauchen, sind Sie kribbelig bekommen.

Es gibt nur so viele Fälle, in denen Sie die Anfrage zusammen mit einer weiteren E-Mail mit der Aufschrift „Hey, ich wollte das nur weiterverfolgen – hatten Sie die Gelegenheit, sie sich anzusehen?“

Wenn Sie nach der ursprünglichen E-Mail und einer Follow-up-Nachricht keine Antwort erhalten, verwenden Sie standardmäßig einen Anruf. Sie haben eine viel bessere Chance, eine sofortige Antwort zu erhalten – oder sie zumindest als Problem, das seine Aufmerksamkeit erfordert, auf das Radar Ihres Kollegen zu setzen.

3. Es dauert mehr als ein paar Sätze

Irgendwann haben Sie wahrscheinlich einen Roman mit einer E-Mail erhalten, deren Lesen 20 Minuten gedauert hat – und der Ihnen bis zur Abmeldung am Ende noch Fragen gestellt hat. Setzen Sie andere nicht dieser Folter aus.

Wenn das, was Sie vermitteln müssen, mehr als ein paar Absätze dauert – sagen Sie, Sie erklären jemandem in einem anderen Team die Nuancen einer Aufgabe oder klären einen Abteilungsprozess , ist es oft effizienter, den Hörer abzunehmen. Auf diese Weise kann die andere Person Fragen stellen, und anhand des Tons ihrer Stimme können Sie sicher sein, dass sie vollständig versteht, wenn Sie auflegen.

4. Sie möchten offenes Feedback

Vielleicht haben Sie eine brillante Idee für einen Artikel oder ein Verkaufsgespräch und möchten sehen, was Ihr Kollege denkt, bevor Sie anfangen.

Mit einer E-Mail erhalten Sie möglicherweise die Antwort „OK. Das klingt gut.“ Diese Antwort ist zwar positiv, wirft jedoch keine Bedenken auf und löst keine zusätzlichen Vorschläge aus. Kurz gesagt, es ist kein sehr nützliches Feedback.

Ein Telefonanruf, der von Natur aus mehr als eine schnelle, unverbindliche Antwort erfordert, ermöglicht es Ihnen jedoch, den Tonfall Ihres Kollegen zu hören, tiefer in die Nuancen Ihrer Idee einzutauchen, alle Fragen Ihres Kollegen zu beantworten und Insgesamt erhalten Sie nachdenklichere, offenere Rückmeldungen.

5. Sie möchten eine Beziehung aufbauen

E-Mail ist ideal für eine schnelle und effiziente Kommunikation. Manchmal benötigen Sie jedoch eine persönlichere Note – beispielsweise, wenn Sie sich an einen neuen Remote-Kollegen oder Firmenkunden wenden.

Natürlich können Sie eine sehr schöne Einführungs-E-Mail schreiben. Ein Anruf kann Ihnen jedoch dabei helfen, eine Wärme und Echtheit zu vermitteln, die E-Mails nicht vermitteln können – und die Ihnen nicht dabei helfen kann, eine tatsächliche Beziehung zu der Person auf der anderen Seite aufzubauen, anstatt ein weiterer E-Mail-Kontakt in ihrem Adressbuch zu werden.

6. Sie möchten keine Aufzeichnung des Gesprächs

Zum Guten oder zum Schlechten werden E-Mails irgendwo da draußen für immer aufbewahrt und können jederzeit zitiert oder weitergeleitet werden.

Wenn Sie also vertrauliche oder sensible Informationen besprechen müssen, die noch nicht ganz schriftlich vorliegen – wie Gerüchte über eine Unternehmensfusion oder die Einstellung eines Mitarbeiters durch ein konkurrierendes Unternehmen , ist ein Anruf am besten.

Dies gilt auch für gelegentliche Gespräche, die Sie lieber privat halten möchten, z. B. wenn Sie Hilfe von einem Mitarbeiter benötigen, um eine Last-Minute-Anfrage zu erfüllen und die Umstände der Situation zu erläutern, z um 16:45 Uhr um einen Gefallen, aber mein Manager hat den Ball auf den Smith-Vorschlag fallen lassen und wir müssen ihn heute Abend zusammenbringen. “

Das mag wahr sein und hilft sicherlich dabei, den Kontext der Anfrage zu erklären, aber es ist nicht genau etwas, das über eine weitergeleitete E-Mail-Kette zu Ihrem Manager zurückkehren sollte. Am Telefon können Sie offen sein, ohne dass Ihre Worte an die falsche Stelle gelangen (solange Sie die Bürotür schließen).

Aaron Kwittken, CEO und geschäftsführender Gesellschafter bei Kwittken, kann es am besten zusammenfassen : „Alles, was Sie zweimal überlegen müssen, alles, was Sie für sensibel halten, alles, was Sie für Ihre Beziehungsfähigkeiten halten, sollte unbedingt zum Telefon greifen.“

Foto der Frau am Telefon mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.