6 Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu lesen

6 Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu lesen

Wenn Sie wie viele 9-zu-5-Jährige sind, verbringen Sie wahrscheinlich den größten Teil Ihres Tages damit, E-Mails zu senden – und den Rest davon, um sie zu verfolgen.

Wenn Sie nur Ihre Frage beantworten oder dieses Feedback zu Ihrem Bericht rechtzeitig erhalten könnten, könnten Sie Ihre To-Do-Liste durchsuchen und sie einen Tag vor Einbruch der Dunkelheit anrufen. Stattdessen wird Ihre unbeantwortete E-Mail im überfüllten Posteingang Ihres Managers vergraben, und Sie bleiben verzweifelt in Ihrer Kabine, wenn Sie ernsthaft über ein SOS-Signal nachdenken. Wie geht’s?

Bevor Sie in einer anderen Check-in-E-Mail auf „Senden“ klicken, ändern Sie die Betreffzeile in Großbuchstaben und setzen Sie das beliebte rote Ausrufezeichen. Verwenden Sie diese Tipps, um es beim ersten Mal richtig zu machen.

1. Machen Sie es bissig

Sie hören diesen Rat, wenn es um alle Formen der Kommunikation geht, aber Sie vermitteln Ihre Botschaft schnell ist besonders wichtig für E-Mails. Lange Textblöcke sehen entmutigend aus, insbesondere für Manager, die ständig mit Nachrichten überschwemmt sind. Wenn eine Nachricht zu lang ist, besteht die Gefahr, dass sie beiseite geschoben und erneut aufgerufen wird, wenn mehr Zeit zur Verfügung steht (was in vielen Fällen nie der Fall ist).

Denken Sie kurz, druckvoll und auf den Punkt. Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder Listen, wo Sie können. Halten Sie Ihre Absätze auf jeweils vier bis fünf Zeilen, damit sie leicht überflogen werden können. Im Nachrichtenfeld sollte viel Leerraum angezeigt werden. Und wenn das zu schwierig ist, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie versuchen, zu viele Themen in einer E-Mail zu behandeln. Halten Sie sich an ein Thema pro E-Mail und senden Sie andere unter separatem Deckblatt.

2. Adressieren Sie alle potenziellen Fragen und Anfragen

Gleichzeitig möchten Sie in Ihrer E-Mail so gründlich sein, dass es keinen Raum für Fehlinterpretationen gibt oder dass Ihr Empfänger weitere Informationen anfordern muss. (Das Letzte, was Sie wollen, ist, endlich diese Antwort zu erhalten – und anstatt eine Entscheidung zu erhalten, erhalten Sie eine Frage!)

Also, antizipiert die Fragen Sie vor der Zeit erhalten könnten, und sie beantworten. Wenn Sie beispielsweise von Ihrem Chef einen Veranstaltungsort für eine bevorstehende Veranstaltung auswählen müssen, stellen Sie Links zu den Websites der Restaurants oder Hotels bereit, fügen Sie Fotos der Bereiche hinzu, von denen Sie wissen, dass sie angezeigt werden sollen, und fügen Sie einen Kostenvergleich für die Optionen hinzu.

Denken Sie daran: Je mehr Arbeit Sie für die ursprüngliche E-Mail erledigen, desto weniger Arbeit müssen Sie nachverfolgen.

3. In der Betreffzeile spezifisch angeben

Schreiben Sie detaillierte Betreffzeilen, damit der Empfänger das Problem und die Handlungsaufforderung im Textkörper der E-Mail genau versteht. Überspringen Sie vage Sätze wie „Fragen an Sie“ und „Tolle Idee für das Meeting“ und verwenden Sie stattdessen Folgendes: „Feedback erforderlich: Tagesordnungspunkte für das Budget-Meeting im ersten Quartal“.

Diese Strategie hilft Ihnen auch dabei, die Nachricht einfach in Ihrem Posteingang zu suchen, falls Ihr Empfänger anruft, um zu diskutieren, anstatt per E-Mail zurückzuschreiben.

4. Markieren Sie Aktionselemente

Wenn Sie auf mehr als einen Punkt stoßen oder mehr als eine Frage in Ihrer E-Mail stellen, stellen Sie sicher, dass sich diese Elemente vom Rest der Erzählung abheben, indem Sie sie fett formatieren, hervorheben oder in einer Liste mit Aufzählungszeichen anordnen. Der Kontrast lenkt den Blick des Empfängers natürlich auf das Fleisch der Nachricht (das Stück, das Sie sich nicht leisten können!) Und ist der perfekte Leitfaden für Skimmer, die per E-Mail beschleunigen.

5. Führen Sie mit der Anzahl der Bedürfnisse

Wie frustrierend ist es, wenn Sie in der E-Mail eine Reihe von Optionen angegeben haben, aus denen der Empfänger auswählen kann, um dann eine Antwort mit der Aufschrift „Hört sich gut an!“ Zu erhalten? Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele von Anfang an klar sind. Notieren Sie bei E-Mails mit mehr als einer Frage die Anzahl der Anfragen in der ersten Zeile der Nachricht, damit der Empfänger genau weiß, wie viele er suchen und adressieren muss. Wenn Sie Fragen in die Nachricht streuen, riskieren Sie, dass der Empfänger relevante Informationen übersieht.

6. Wissen, wann Sie den Hörer abheben müssen

Wenn Sie der Meinung sind, dass für das Thema mehrere E-Mails erforderlich sind (oder erforderlich sind), ohne dass ein Ende absehbar ist, überspringen oder stoppen Sie die E-Mail-Diskussion insgesamt. Einige Geschäfte werden am besten telefonisch oder persönlich abgewickelt, insbesondere wenn die Logistik oder die Beziehungen komplex sind. In der Tat ist Ihre Bereitschaft, hinter dem E-Mail-Schleier hervorzukommen, nicht nur in diesen Fällen am effizientesten, sondern zeigt auch Durchsetzungsvermögen und Eigeninitiative.

Wenn Sie wünschen und hoffen, werden Ihre Nachrichten nicht geöffnet, aber wenn Sie diese Tipps anwenden. Und wenn Sie Ihre E-Mails hervorheben und bei Folgemaßnahmen aufhören können, Ihre Räder zu drehen, denken Sie einfach – Sie haben möglicherweise tatsächlich mehr Zeit zur Verfügung.

Foto mit freundlicher Genehmigung von Comedy_Nose.