Wie man produktive Meetings hat

6 Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit in Besprechungen nicht verschwenden

Ob Sie für ein kleines Startup, ein großes Unternehmen oder irgendetwas dazwischen arbeiten, gute Kommunikation und regelmäßiger Informationsaustausch sind entscheidend für den Erfolg. Meetings sind genauso alt wie das Geschäft selbst und sollen ein wertvoller Weg sein, um sicherzustellen, dass alle hart auf denselben Nordstern hinarbeiten.

Und doch hassen die meisten von uns sie. Wie Sie wahrscheinlich nur allzu gut wissen, sind Besprechungen oft kontraproduktiv und nehmen viel mehr Zeit in Anspruch, als sie wert sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als den Raum zu verlassen und sich zu fragen, was Sie gerade eine Stunde lang tun, besonders an einem vollgepackten Tag.

Aber müssen sie so sein? Nee. Um das Beste aus einem von Ihnen geplanten oder besuchten Meeting herauszuholen, müssen Sie nur bewusst die lästigsten Zeitverschwendung vermeiden. Hilfe benötigen? Wir haben eine Liste von Tricks zusammengestellt, die Sie für kürzere und produktivere Besprechungen verwenden können, bei denen es wahrscheinlicher ist, dass sie die Zeit aller hervorragend nutzen.

1. Verbannen Sie technische Probleme

Sekunden, die für technische Störungen aufgewendet werden, können sich schnell in Minuten verwandeln oder, schlimmer noch, eine halbe Besprechung in Anspruch nehmen. Dies ist besonders häufig bei der Kommunikation mit Personen der Fall, die nicht physisch anwesend sind. Da das Letzte, was jemand möchte, ist, herumzusitzen, während Sie versuchen, Ihren Laptop an einen Projektor anzuschließen, oder 10 Minuten „Kannst du mich jetzt hören?“ Zu hören. Lassen Sie sich von jemandem, der sich aus der Ferne anmeldet, mit den richtigen Tools ausstatten, damit alles reibungslos funktioniert.

Neben der Bildschirmfreigabe- und Projektionstechnologie für alle vor Ort ist eine zuverlässige Software unerlässlich, die Sie mit Remote-Teammitgliedern verbindet. Die kostenlose Version von Skype Meetings ist eine großartige Lösung, da sich jeder von jedem Gerät aus schnell mit einer benutzerdefinierten (und leicht zu merkenden) URL verbinden kann – ohne Zeit für die Anmeldung eines Kontos oder das Ausgraben von Einwahlnummern aufwenden zu müssen.

2. Planen Sie kürzere Meetings

Das traditionelle einstündige Meeting kann sich für immer hinziehen, ohne dass der Druck besteht, die Dinge zusammenzufassen und weiterzumachen. Die Planung eines kürzeren Meetings kann also Wunder für die Effizienz bewirken – es bleibt einfach keine Zeit zu verlieren!

Fordern Sie sich beim Einrichten eines Meetings heraus, ehrlich zu sein, wie lange es dauern wird – und vielleicht etwas weniger Zeit einzuplanen, als Sie für nötig halten. Denken Sie daran, dass die Besprechungslängen nicht immer in Schritten von 30 Minuten angegeben werden müssen und dass sich das Rasieren von nur fünf oder 10 Minuten, die Sie nicht von jedem einzelnen benötigen, schnell summieren kann.

Profi-Tipp: Stellen Sie auf Ihrem Computer einen Timer ein, den jeder während des Meetings sehen kann. Wenn Sie die Zeit vergehen lassen, bleiben Sie auf dem Laufenden.

3. Legen Sie eine spezifische Agenda fest und halten Sie sich daran

Das Erstellen einer Agenda mag wie eine veraltete Praxis erscheinen, aber es ist tatsächlich eine der nützlichsten Möglichkeiten, um ein Meeting schnell voranzutreiben. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie nur eine Einladung senden, um „Produktangebote“ ohne anderen Kontext zu diskutieren, kann jeder mit unterschiedlichen Vorstellungen darüber, was behandelt werden soll, zu dem Meeting kommen, und Sie verschwenden Zeit damit, auf dieselbe Seite zu gelangen.

Senden Sie stattdessen ein oder zwei Tage im Voraus eine Tagesordnung und seien Sie so genau wie möglich. Probieren Sie das folgende einfache Format für jedes Thema aus, das Sie diskutieren möchten:

  • Spezifisches Thema [Zeitaufwand]
    • Was muss vor dem Treffen vorbereitet werden?
    • Welche Updates werden während des Meetings gegeben?
    • Welche Fragen müssen während des Meetings beantwortet werden?

Es ist besonders wichtig, für jedes Thema eine bestimmte Zeit festzulegen. Auf diese Weise bleiben Sie ehrlich darüber, was realistisch in das Meeting passt, und haben die Möglichkeit, die Mitarbeiter voranzubringen, wenn es Zeit für den nächsten Tagesordnungspunkt ist.

4. Zeigen, nicht erzählen

Ein Bild sagt 1.000 Wörter – und das gilt auch für Besprechungen! Bilder, Grafiken und Diagramme können Ihnen oft dabei helfen, klar zu kommunizieren, anstatt mit jedem Punkt zu sprechen – ganz zu schweigen davon, dass Sie allen Zeit sparen.

Denken Sie also bei der Vorbereitung an visuelle Elemente, die die Kommunikation Ihrer Gedanken erleichtern könnten. Warum sollten Sie Zeit damit verbringen, ein Produktupdate zu erklären, wenn Sie es live demonstrieren können? Warum sollten Sie versuchen, Wörter zu finden, um eine komplexe Idee zu teilen, wenn ein Diagramm dies in Sekundenschnelle tun könnte?

Wenn Sie mit all Ihren Kollegen in einem Raum sind, haben Sie keine Angst davor, auf das Whiteboard zu springen oder Ihren Computer herumzudrehen, um zu zeigen, woran Sie gerade arbeiten. Wenn Sie sich mit Remote-Leuten treffen, kann dies schwieriger sein, aber Produkte wie kostenlose Skype-Meetings bieten häufig zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie visuelle Gedanken und Erkenntnisse auf dem Bildschirm austauschen können. Mit dem einfachen PowerPoint-Uploader von Skype Meetings (mit interaktiven Tools wie einem virtuellen Laserpointer) oder der Funktion zur Bildschirmfreigabe können Sie beispielsweise Bilder durchsehen, die Sie im Voraus sorgfältig vorbereitet haben, und mit dem virtuellen Whiteboarding-Tool können Ihre Kollegen Ideen in Echtzeit skizzieren.

5. Wissen, wie man alle wiegen lässt

Ja, bei einem Meeting sollte es nur um Zusammenarbeit gehen, aber wenn jeder versucht, sein Stück zu sprechen, kann das Gespräch schnell länger werden, als jeder beabsichtigt hat. Versuchen Sie also, nach kreativen Möglichkeiten zu suchen, wie sich jeder wiegen kann, ohne unbedingt Zeit für Besprechungen in Anspruch zu nehmen.

Zum Beispiel sind Umfragen oder ein schnelles Zeigen der Hände nützliche Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass zu viele Meinungen oder Diskussionen eingehen, die schnell dazu führen, dass alle über einander reden, wenn sie versuchen, einen schnellen Konsens zu erzielen – eine frustrierende Zeitverschwendung. Wenn Sie ein virtuelles Meeting abhalten, können Sie eine integrierte IM-Funktion wie das kostenlose Produktangebot von Skype Meetings verwenden, damit Personen Fragen einreichen, die am Ende beantwortet werden sollen, oder nicht dringende Gedanken äußern können am nach dem Treffen.

6. Schneiden Sie Meetings aus, zu denen Sie eigentlich nicht gehen müssen

Obwohl es den Anschein hat, als müssten Sie an jedem Meeting teilnehmen, zu dem Sie eingeladen sind, ist es in Ordnung, eines zu deaktivieren, von dem Sie wissen, dass es Ihre Zeit nicht gut nutzt. Wenn Sie nicht präsentieren oder es nicht eng mit etwas korreliert, an dem Sie arbeiten, ist es möglicherweise am besten, die wichtigsten Punkte anschließend nachzuholen.

Denken Sie daran, dass ein guter Mitarbeiter und ein starker Teamkollege Prioritäten setzen und produktiv sein können. Ihre Entscheidungen und Ergebnisse wirken sich auf alle aus. Erinnern Sie sich also daran, dass sich die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit nutzen, auch auf Ihr Team auswirkt.

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie sich gnädig abmelden sollen? Sprechen Sie direkt mit dem Veranstalter, um ihn oder sie darüber zu informieren, dass Sie, obwohl Sie es zu schätzen wissen, in einer Schleife zu sein, mit allem, woran Sie gerade arbeiten, in einem großartigen Groove sind und es vorziehen, später nachzuschlagen. Wenn der Organisator Ihr Chef ist, fügen Sie unbedingt eine Notiz über Ihre Fortschritte und Ihren konkreten Plan für die weitere Entwicklung hinzu: „Ich freue mich über die heutige Diskussion, ziehe aber immer noch Zahlen für Project Blue. Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn ich meinen Kopf gesenkt halten und später Notizen nachholen würde? “

Meetings können wirklich die beste Zeit in Ihrem Tag sein, solange sie sorgfältig geplant und meisterhaft durchgeführt werden. Diese Tricks sollen Ihnen helfen, dorthin zu gelangen!

Foto von Menschen, die sich mit freundlicher Genehmigung von Hinterhaus Productions / Getty treffen.